II. Анализ деятельности организации на примере фгуп «почта россии», отделения 47
2.1 Характеристика фгуп Почта России
ФГУП «Почта России» — российская государственная компания, оператор российской государственной почтовой сети.
ФГУП «Почта России» находится в ведении Минсвязи России. Предприятие является юридическим лицом и имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банке, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование, товарный знак.
Предприятие отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. «Почта России» не несет ответственности по обязательствам государства и его органов, и, наоборот, государство и его органы не несут ответственности по обязательствам предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Предприятие от своего имени приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет ответственность, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Структура управления ФГУП «Почта России» представлена четырьмя вертикальными уровнями:
1. Аппарат управления предприятием (АУП).
2. Филиалы (УФПС, ГЦМПП, EMS, АСЦ), ОСП (ЦАИТС, Почтовик).
3. Почтамты, магистральные сортировочные центры (МСЦ).
4. Отделения почтовой связи.
Почта России – федеральный почтовый оператор, входит в перечень стратегических предприятий РФ. Включает в себя 42 тысячи отделений по всей стране и объединяет один из самых больших трудовых коллективов – около 350000 почтовых работников.
Ежегодно Почта России доставляет более 2,5 млрд. писем (из них 1 млрд. – от госорганов) и порядка 140 млн. посылок. Почта России обслуживает порядка 20 млн. подписчиков в России, которым доставляется 1 млрд. экземпляров печатных изданий в год. Ежегодный объем транзакций, которые проходят через Почту России составляет 3,5 триллиона рублей (пенсии, платежи и переводы).
Чистая прибыль Почты России в 2014 году составила 1,2 млрд. рублей, что более чем в 50 раз превышает показатель 2013 года.
Предприятие имеет право открывать филиалы на территории Российской Федерации и за ее пределами. Все открытые филиалы и представительства наделяются имуществом и действуют в соответствии с положениями о них.
В состав Иркутского филиала «Почты России» входят 16 почтамтов, из них 2 почтамта - 1 категории, 3 - 2 категории, 7 - 3 категории, 4 - 4 категории. Услуги почтовой связи предоставляют 737 отделений, из них 441 находится в сельской местности. Численность работающих на предприятии составляет около 6 тыс. чел., из них почти 2 000 - почтальоны. В Иркутской области насчитывается 264 почтовых маршрута общей протяженностью 49,5 тыс. км.
Ежедневно в отделения почтовой связи региона обращаются более 30 000 граждан. В год филиал пересылает 35,2 млн. входящих и 21,7 млн. исходящих писем и 115,1 тыс. входящих и 291 тыс. исходящих посылок, принимает 1942,5 тыс. и оплачивает 493 тыс. денежных переводов.
В настоящее время в области ведется работа по предоставлению государственных и муниципальных услуг на базе отделений почтовой связи ФГУП «Почта России», в правительство области направлен на согласование список из ста ОПС, на базе которых планируется начать работу по оказанию услуг.
По состоянию на 01.03.2014 в регионе реконструировано 73 отделения почтовой связи. Филиал проводит мероприятия по повышению эффективности обеспечения населения почтовыми услугами, в том числе использование передвижных отделений почтовой связи, обслуживание почтальонами близлежащих ОПС, открытие выделенных операционных окон с предоставлением полного спектра услуг почтовой связи.
Иркутский филиал «Почты России» заинтересован в высококвалифицированных кадрах и создает для этого все условия. Так, в Иркутском колледже экономики, сервиса и туризма основан курс, на котором операторы и начальники отделений почтовой связи могут получить двухгодичное начальное или трехгодичное среднее образование на базе очной и заочной формы обучения. Стажировка студентов проводится в стенах Иркутского почтамта.
Одним из Иркутских подразделений «Почты России» является филиал 47, расположенный по адресу: Иркутская область, Иркутск, улица Карла Либкнехта, 148.
Почтовое отделение №47 имеет режим работы с перерывом на обед и работает в будни и в выходные дни (по субботам).
Основной задачей почтового отделения 47 является оказание услуг почтовой связи и осуществление других видов деятельности с целью получения прибыли. К последним относятся:
-осуществление (розничной и оптовой) торговли продукцией производственно-технического назначения, товарами народного потребления (в том числе товарами почтой);
-осуществление торгово-посреднической и закупочной деятельности;
-открытие торговых точек на объектах почтовой связи.
Качество услуг почтовой связи должно соответствовать установленным стандартам, а также предоставляемой операторами почтовой связи информации об условиях оказания данных услуг.
Плата за услуги почтовой связи, за исключением универсальных услуг почтовой связи, определяется по тарифам, устанавливаемым на договорной основе.
Перечень услуг, которые предоставляет почтовое отделение 47 представлен на рисунке 2.1.
Услуги, оказываемые ФГУП «Почта России» ПО № 47 г. Иркутска
ПОЧТОВЫЕ УСЛУГИ
Письменная корреспонденция
Бандероли и посылки
Поиск отделений почтовой связи
Отправления 1 класса
Экспресс-почта EMS Почта России
Расчет стоимости почтового отправления
Отслеживание почтовых отправлений, сроки доставки;
Контроль качества и розыск почтовых отправлений
Предоставление правил оформления почтовых отправлений
Предоставление списка предметов, запрещенных к пересылке
Предоставление образцов сопроводительных документов
Интерактивное почтовое отправления
ФИНАНСОВЫЕ УСЛУГИ
Денежные переводы «КиберДеньги»
Срочные денежные переводы «Форсаж»
Обслуживание банковских карт
Денежные переводы Western Union (переводы в страны СНГ)
Погашение кредитов на почте
Кредит почтовым переводом
Выплата пенсий и пособий
Прием коммунальных платежей
Прием платежей за услуги связи, интернет и телевидение
Прием платежей на терминалах самообслуживания
Специальные акции
Страховые услуги и финансовое посредничество
УСЛУГИ ДЛЯ НАСЕЛЕНИЯ
КиберПочта@
КиберПресса@
Подписка на собрания сочинений
Распространение печати по подписке
Реализация лотерей
Услуги телефонной связи
Прием миграционных уведомлений
Специальные акции
Продажа билетов
Кодак Фотоуслуги Почтой
Поздравление от Деда Мороза
РЕШЕНИЕ ДЛЯ БИЗНЕСА
Денежные переводы КиберДеньги
Рекламные услуги
Информационные системы
Ответные внутренние почтовые отправления (ОВПО)
Гибридная почта
Рис. 2.1 Услуги, предоставляемые ФГУП «Почта России» 47 г. Иркутска
Из рисунка 2.1 видно, что почтовое отделение 47 предоставляет обширный круг услуг, каких как почтовые и финансовые услуги, услуги для населения, для бизнеса отделение предлагает особые виды услуг, такие как денежные переводы, рекламные услуги, работу с информационными системами, ответные внутренние почтовые отправления и гибридную почту.
Организационная структура управления почтового отделения 47 филиала ФГУП «Почта России» представлена на рисунке 2.2.
Начальник почтового отделения связи № 47 ФГУП «Почта России»
Финансово-экономический отдел
Отдел информатизации и эксплуатации почтовой связи
Заместитель начальника
Отдел кадров
Коммерческий отдел
Хозяйственный отдел
Отдел подписки, сортировки, обработки и доставки почты
Отдел перевозки почты
Рис. 2.2 Организационная структура управления почтовым отделением филиала ФГУП «Почта России»
Как видно из рисунка 2.2 организационная структура является линейно-функциональной.
В основе данной схемы управления лежит шахтный способ построения, при котором осуществляется специализация процесса управления по функциональным подсистемам (производство, маркетинг, финансы, разработки и исследования, персонал). Каждая подсистема формирует свою иерархию, которая пронизывает сверху донизу всю организацию. Оценка деятельности каждой службы производится посредством показателей, которые характеризуют выполнение ею своих задач.
Преимущества и недостатки линейно-функциональной структуры управления представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1 Преимущества и недостатки линейно-функциональной структуры управления
Преимущества |
Недостатки |
1.Стимулирует деловую и профессиональную специализацию 2. Уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях 3.Улучшает координацию в функциональных областях |
1.Отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями. 2. В большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной. 3.Замедленная реакция на внешние изменения 4. Проблемы с распределением ответственности за устранение проблем |
Линейно-функциональная структура управления строится на следующих принципах:
-подразумевает наличие общего руководителя и начальников подразделений, которые должны разделять свое воздействие на сотрудников в соответствии с поставленными перед ними задачами;
-менеджер высшего звена обязан осуществлять только линейное воздействие на всех сотрудников компании. Но функциональные начальники должны оказывать технологическое воздействие;
-подразумевает, что любой исполнитель сможет часть своей работы передать на нижестоящий уровень.
Таким образом, линейно–функциональная структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным.
Рассмотрим основные должностные обязанности отделов отделения 47, которые представлены на рисунке 2.2.
Начальник отделения почтовой связи: обеспечивает качественное предоставление услуг почтовой связи населению, предприятиям, учреждениям, организациям; организует рабочие места работников для оказания услуг почтовой связи, доводит до работников планы доходов и контролирует их выполнение; обеспечивает сохранность наличных почтовых отправлений, материальных ценностей, товаров и документации; отвечает за правильную тарификацию и своевременное и полное оприходование платы за услуги почтовой связи, получения подкреплений наличности, сдачи и отправки сверхлимитных остатков денег главной кассы почтамта (узла связи); обеспечивает своевременную доставку почты, пенсий и денежных пособий адресатам; несет ответственность за своевременное и качественное составление отчетов, достоверность статистических данных, правильное ведение кассовых операций; обеспечивает качественную и бесперебойную работу средств механизации почтовой связи и электронных комплексов, находящихся в отделении почтовой связи; обеспечивает наличие рекламы всех видов почтовых услуг, периодических изданий и других товаров и услуг; отвечает за обмен почты с почтовым транспортом; осуществляет анализ показателей качества работы отделения и выполнение плана доходов; контролирует качество обработки входящей и исходящей почты; ведет учет рабочего времени и выполнения работниками норм выработки.
Финансово-экономический отдел разрабатывает и реализует план движения денежных и других платежных средств, анализирует его исполнение, сводит (планирует) денежные поступления и платежи.
В функции отдела информатизации и эксплуатации почтовой связи входит: развитие и внедрение новых информационных технологий, системных программных средств и сопутствующего программного обеспечения; организация обмена информацией; обеспечение информационной безопасности; повышение профессионального уровня специалистов отрасли по вопросам практического применения новых информационных технологий и сопутствующего программного обеспечения.
Заместители начальника следит за производственным процессом, за выполнением плана, разрабатывают методы по повышению рентабельности работы предприятия.
Основные функции отдела кадров определить кадровые потребности предприятия, подбирая сотрудников совместно с руководителями подразделений; подготавливать штатное расписание предприятия; анализировать текучесть кадров, находя методы эффективной борьбы с проблемой текучести; комплекс операций с трудовыми книжками; оформлять личные дела сотрудников, выдавая копии и справки документов по требованию работников; организовывать аттестации сотрудников, составляя планы карьерного движения в коллективе; вести учет отпусков, составляя график и оформляя отпуска согласно нормам трудового законодательства; готовить планы повышения квалификации персонала.
Задачи и функции коммерческого отдела: определение долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия; обеспечение финансово-хозяйственной деятельности почтового отделения; обеспечение своевременной выплаты заработной платы работникам предприятия; обеспечение рационального использования всех видов транспорта; своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, материально-техническому снабжению и работе транспорта.
Хозяйственный отдел выполняет следующие виды функций: содержание зданий и помещений предприятия, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами; ведет работы по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных; составление смет расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории; обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях гибели или повреждения; оформление документов на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования.
Отдел подписки, сортировки, обработки и доставки почты - осуществляет прием подписки от физических и юридических лиц, производит заказы на периодические издания, обеспечивает необходимой документацией для приема подписки отделения почтовой связи, контроль; производит обработку и сортировку входящей простой и заказной письменной корреспонденции и периодических печатных изданий по доставочным участкам почтальонов, доставку почты адресатам, а также выдачу корреспонденции через абонементные почтовые ящики и «до востребования», осуществляет выемку писем из почтовых ящиков, производит доставку почты по пунктам ГСП.
Отдел перевозки почты осуществляет сопровождение и обмен почты по внутригородским маршрутам, а также экспедирование газет журналов.
Таким образом, почтовое отделение 47 является филиалом ФГУП «Почта России», предоставляет большой спектр услуг населению г. Иркутска.
Далее в работе проведен анализ качественного и количественного состава персонала почтового отделения 47.