Утверждено

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения и

№ статей

по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

01. РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ

Законодательные, нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения) Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные акты, присланные для сведения

ДМН

ст. 1б

Относящиеся к деятельности – пост.

Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации, присланные для сведения

ДМН ст. 19 а

Относящиеся к деятельности – пост.

Приказы Департамента здравоохранения Томской области, присланные для сведения

ДМН ст. 19 а

Относящиеся к деятельности – пост.

Устав учреждения

Пост.

ст.50 а

Приказы главного врача по основной деятельности

Пост.

ст. 19 а

Приказы главного врача по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 19 в

Положения о структурных подразделениях

Постоянно

Ст.56а

Лицензии на осуществление медицинской и фармацевтической деятельности и документы к ним

Пост. ст. 97

Документы по аттестации, аккредитации (свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения)

5 лет ЭПК

ст. 104

После прекращения аккредитации. Протоколы, решения – пост.

Документы по сертификации (сертификаты, представления, протоколы, положения)

10 лет ЭПК

ст. 110

Паспорт медицинский организации

Пост.

ст. 68

Протоколы совещаний у главного врача и документы к ним

Пост.

ст. 18 е

Оперативных совещаний –

5 лет ЭПК

Акты приема-передачи дел при смене руководителя

Пост.

ст. 79

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год

ст.773

После замены новыми

График дежурств

1 год

ст.893

Коллективный договор

Постоянно

ст.576

Докладные записки

5 лет ЭПК

ст.87, 88

Переписка с Департаментом здравоохранения Томской области по основной деятельности

5 лет ЭПК

ст. 33

Переписка с администрацией района по основной деятельности

5 лет ЭПК

ст. 33

Переписка с организациями, учреждениями по основной деятельности

5 лет ЭПК

ст. 35

Переписка с вышестоящими организациями по жалобам и заявлениям граждан (по личным вопросам)

5 лет ЭПК

ст. 182

Переписка со страховыми компаниями по основной деятельности

5 лет ЭПК

ст.35

Переписка с органами внутренних дел, прокуратурой, судами по правовым вопросам

3 года

ст. 194

Переписка с организациями, учреждениями по вопросам административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 84

Обращения граждан, заявления, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции и документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

Пост.

ст.183 а

Обращения граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.) и документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:

5 лет ЭПК

ст. 183 б

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) комплексных, тематических (по основным (профильным) направлениям деятельности) проверок организации

Пост.

ст.173а

Для внутренних проверок ЛПУ –

5 лет ЭПК

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок структурных подразделений организации

5 л. ЭПК

ст.173 б

Журнал регистрации приказов руководителя по основной деятельности

Пост.

ст. 258 а

Хранится в организации. Подлежит приему в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата

Журнал регистрации приказов руководителя по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 258 в

Журнал регистрации проверок

5 лет

ст.176

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет

ст. 258 е

Журнал регистрации входящей корреспонденции

5 лет

ст. 258 г

Журнал исходящей корреспонденции

5 лет

ст. 258 г

Журнал регистрации телеграмм, телефонограмм, факсов

3 года

ст. 258 ж

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 200 а

02. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА

Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации (копии)

ДМН

ст. 19 а

Приказы, решения коллегии Департамента здравоохранения Томской области (копии)

ДМН

ст. 19 а

Приказы главного врача по основной деятельности (копии)

ДМН

ст. 19 а

Подлинники – в разделе 01

Инструкции, письма, правила, регламенты

3 года

ст. 27

После замены новыми

Протоколы заседаний совета медсестер и фельдшеров

Пост.

ст. 18 б

Протоколы заседаний медицинского совета лечебно-профилактических учреждений района

Пост.

ст. 18 б

Годовой план работы районной больницы

Пост.

ст.285 а

Годовой отчёт по медицинскому обслуживанию населения

Пост.

ст.464 б

Методические рекомендации по переливанию крови

3 года

ст. 27 б

После замены новыми

Методические рекомендации по всем основным направлениям деятельности ЛПУ

3 года

Ст.27

После замены новыми

Документы клинико-экспертной комиссии (планы, справки, информации и т.п.)

Пост.

ст. 18 в

Документы по проведению смотра конкурса «Лучший по профессии» (приказ, положение, информация и т.п.)

Пост.

ст. 92а

Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности, присланные для сведения

ДМН

ст. 262 б

Документы (доклады, отчеты обзоры) о ходе выполнения целевых программ

Пост.

ст.265

Отчеты о выполнении перспективных (долговременных) целевых и текущих программ, планов (сводные годовые; годовые и с большей периодичностью )

Пост.

ст.464 а

Отчеты о выполнении перспективных (долговременных) целевых и текущих программ, планов (полугодовые; квартальные)

5 лет

ст.464 в, г

При отсутствии годовых, полугодовых - пост.

Отчеты о выполнении перспективных (долговременных) целевых и текущих программ, планов ( месячные)

1 год

ст.464 д

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост

Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности ЛПУ, документы (информации, докладные записки и др.) к ним (сводные годовые и с большей периодичностью; годовые и с большей периодичностью)

Пост.

ст.467 а, б

Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности ЛПУ, документы (информации, докладные записки и др.) к ним (полугодовые, квартальные)

5 лет

ст.467 в, г

При отсутствии годовых, полугодовых - пост.

Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности ЛПУ, документы (информации, докладные записки и др.) к ним (месячные )

1 год

ст.467 д

При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост

Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности ЛПУ, документы (информации, докладные записки и др.) к ним (единовременные)

Пост.

ст. 467е

Документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности больницы

Пост.

ст.468

Переписка с вышестоящими и сторонними организациями об организации, состоянии и улучшении терапевтической, хирургической, акушерско - гинекологической и др. лечебно - профилактической помощи населению

5 лет ЭПК

ст.33, 35

03. ОТДЕЛ КАДРОВ

Положения об отделах, отделениях и лабораториях больницы (копии)

ДМН.

ст. 55 а

Подлинники в разделе 01.

Положение о защите персональных данных

Пост.

ст.655 а

Приказы главного врача по личному составу (прием, перемещение, совмещение, замещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков работников с вредными и опасными условиями труда, отпуск по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы), дежурства по профилю основной деятельности, длительные командировки)

75 лет ЭПК

ст. 19 б

Приказы главного врача по личному составу (дисциплинарные взыскания, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, краткосрочные командировки)

5 лет

ст. 19 б

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность

Пост.

ст. 670

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

5 лет

ст.676

При отсутствии приказов-

75 лет ЭПК

Протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним

15 лет ЭПК

ст. 696

На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 лет ЭПК

Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, объяснительные и др.) не вошедшие в состав личных дел

5 лет

ст. 665

Штатное расписание, изменения и дополнения к нему (копия)

ДМН

ст.71а

Подлинник- в разделе - 04

Штатно-списочный состав работников ЛПУ

75 лет

ст. 74

Тарификационные ведомости (копии)

ДМН

ст. 593

Подлинник в разделе -05

Должностные инструкции работников

Пост.

ст. 77 а

Индивидуальные работников –

75 лет

Коллективный договор (копия)

ДМН.

ст. 576

Подлинник - в разделе 01.

Трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК

ст. 657

Личные дела руководителей ЛПУ, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

Пост.

ст.656 а

Личные дела сотрудников

75 лет ЭПК ст. 656 б

Личные карточки работников, в том числе временных работников (ф. № Т-2)

75 лет ЭПК

ст. 658

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)

До востре-

бования

ст. 664

Невостребованные - 75 лет

Перечень профессий с вредными условиями труда

ДЗН

ст. 612 б

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

75 лет

ст. 901

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

ст. 648

Статистические отчёты по кадрам

Пост.

ст.467 б

Документы о подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников (справки, списки, отчеты и т.д.)

5 лет ЭПК

ст. 708

Документы о предоставлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (представления, ходатайства и др.)

75 лет ЭПК

Ст.735б

Документы по вопросам организации воинского учета и бронирования военнообязанных (приказы, план работы, ведомости учета и др.)

5 лет ст. 691,

ст. 692

Документы о командировании работников (служебные задания, отчеты, переписка)

5 лет ЭПК

ст. 669

Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

Графики учета рабочего времени работников

5 лет

ст. 586

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда –

75 лет

График предоставления отпусков

1 год

ст. 693

Книга учета личных дел

75 лет

ст. 695 б

Переписка по вопросам воинского учета

3 года

ст. 690

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 лет ЭПК

ст. 649

Журнал регистрации приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, административных отпусках и т.д.)

75 лет

ст. 258 б

Журнал регистрации приказов по личному составу (об очередных, учебных отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях и т.д.)

5 лет

ст. 258 б

Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет

ст. 695 б

Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

ст. 695 в

Журнал регистрации справок о стаже и месте работы

5 лет

ст. 695 д

04. ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

04-01

Инструкции, методические рекомендации по планированию

3 года

Ст.27б

После замены новыми

04-02

Сметы доходов и расходов

- годовые

Пост.

ст. 325 а

Административно-хозяйственных расходов –5 лет

04-03

Сметы доходов и расходов

- квартальные

5 лет

ст. 325б

04-04

Отчеты об исполнении сметы рас ходов:

- сводные годовые; годовые

Пост.

ст.356 а, б

04-05

Отчеты об исполнении сметы расходов квартальные

5 лет

ст. 356 в

При отсутствии годовых – пост.

04-06

Штатное расписание, изменения и дополнения к нему

Пост.

ст. 71 а

04-07

Годовой статистический отчет по труду

Постоянно ст.467б

04-08

Должностные инструкции специалистов (копии)

ДМН

ст.77 а

04-09

Номенклатура дел (копия)

ДМН

ст.200 а

05. БУХГАЛТЕРИЯ

05-01

Приказы, и др. нормативные документы вышестоящих организаций по финансовым вопросам (копии)

ДМН

ст. 1б, 19 б

05-02

Инструкции и методические письма вышестоящих организаций по финансовым вопросам, присланные для сведения

3 года

ст. 27 б

После замены новыми

05-03

Положения об оплате труда работников, премировании

Пост.

ст.411 а

05-04

Паспорта зданий и сооружений, хозяйственных объектов, схем коммуникаций, отопления, энергоснабжения

5 лет ЭПК

ст.802

После ликвидации здания

05-05

Паспорта медицинских приборов и оборудования

5 лет ЭПК

ст. 803

После списания оборудования

05-06

Годовой бухгалтерский отчет

Пост.

ст.351б

05-07

Квартальный бухгалтерский отчет

5 лет

ст.351в

При отсутствии годовых - постоянно

05-08

Документы (справки, сведения расчеты, расходные расписания бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности

5 лет ЭПК

ст. 326

05-09

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному страхованию (пенсионному, медицинскому и др.)

Постоянно

Ст.391

05-10

Переписка по обязательному медицинскому страхованию

5 лет

ст. 910

05-11

Документы о платных услугах, предоставляемых больницей (положение, прейскурант, расчеты цен)

Пост.

ст.297 а, 299 а

05-12

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

ст. 402

При условии завершения ревизии

05-13

Главная книга

5 лет

ст. 361

При условии завершения проверки

05-14

Табели учета рабочего времени

5 лет ст. 586

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет

05-15

Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений

Пост.

ст. 427

О товарно-материальных

ценностях (движимом имуществе) –

5 лет. При условии проведения проверки (ревизии)

05-16

Листки нетрудоспособности

5 лет

ст. 896

05-17

Книга регистрации листов нетрудоспособности

5 лет

ст. 897

05-18

Лицевые счета сотрудников

75 лет ЭПК

ст. 413

05-19

Расчетно-платежные ведомости по заработной плате сотрудников

5 лет

ст. 412

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет. При условии проведения проверки (ревизии)

05-20

Реестр сведений о доходах физических лиц

75 лет

ст. 397

05-21

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 лет ЭПК

ст.666

05-22

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица

75 лет ЭПК

Ст.905

05-23

Тарификационные списки

75 лет

ст.593

05-24

Исполнительные листы

ДМН

ст. 416

Не менее 5 лет

05-25

Оборотные ведомости по учету материальных ценностей

5 лет

ст. 361

При условии завершения ревизии

05-26

Договоры со страховыми медицинскими организациями,

5 лет

ст. 909

05-27

Протоколы разногласий по договорам

5 лет ЭПК

ст. 437

После истечения действия договора

05-28

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица

5 лет

ст. 457

После увольнения материально ответственного лица

05-29

Договоры подряда с юридическими лицами

5 лет ЭПК

ст. 440

После истечения срока действия договора

05-30

Кредитные, хозяйственные, операционные договоры, соглашения

5 лет ЭПК

ст. 436

После истечения срока действия договора, соглашения

05-31

Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики, календарные планы, доверенности, информационные карты, копии контрактов и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд учреждения

5 лет ЭПК

ст. 273 а

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – пост.

05-32

Книги, журналы, карточки учета регистрации договоров купли- продажи движимого и недвижимого имущества, в т.ч. акций

Пост.

ст. 459 в

05-33

Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами

5 лет

Ст.459г

После окончания срока действия договора контракта, соглашения

05-34

Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств

5 лет

ст. 459 д

После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии)

05-35

Книги, журналы, карточки учета - договоров, актов о приеме - передаче имущества

Пост.

ст. 459 е

05-36

Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями

5 лет

ст. 459 ж

При условии проведения проверки (ревизии)

05-37

Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых

документов (счетов, платежных поручений)

5 лет

ст. 459 з

При условии проведения проверки (ревизии)

05-38

Книги, журналы, карточки учета погашенных векселей на уплату налогов

5 лет

Ст. 459 и

После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии)

05-39

Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 лет

ст. 459 к

С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии)

05-40

Книги, журналы, карточки учета хозяйственного имущества

(материальных ценностей)

5 лет

ст. 459 л

При условии проведения проверки (ревизии)

05-41

Книги, журналы, карточки учета вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 лет

ст. 459 м

При условии проведения проверки (ревизии)

05-42

Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц

5 лет

ст. 459 н

03-43

Книги, журналы, карточки учета исполнительных листов

5 лет

ст. 459 о

05-44

Книги, журналы, карточки учета сумм доходов и подоходного налога работников

5 лет

ст. 459 п

05-45

Книги, журналы, карточки учета депонированной заработной платы

5 лет

ст. 459 р

При условии проведения проверки (ревизии)

05-46

Книги, журналы, карточки учета - доверенностей

5 лет

ст. 459 т

При условии проведения проверки (ревизии)

05-47

Книги, журналы, карточки учета покупок; учета продаж

4 года

ст. 459 у

05-48

Должностные инструкции специалистов (копии)

ДМН

ст.77 а

05-49

Номенклатура дел (копия)

ДМН

ст.200 а

05-50

06. ОТДЕЛ МЕДИЦИНСКОЙ СТАТИСТИКИ

06-01

Годовые статистические отчеты (сведения) по всем основным направлениям деятельности:

10 лет

ст.223б*

Сдаются в вышестоящую организацию, откуда могут поступать в Госархив, Решение ЦПК Росархива

06-02

Полугодовые статистические отчеты

5 лет

06-03

Квартальные статистические отчеты

5 лет

06-04

Листки ежедневного учета больных и коечного фонда стационаров (ф.№007/у-02)

1 год ст.35**

06-05

Сводные ведомости учета больных и коечного фонда стационаров (ф.№ 016/у-02)

1 год ст.310*

06-06

Сводные ведомости учета заболеваний (ф. 071/у) и учета показателей стационара (дополнение к ф. 071/у)

1 год

ст. 310*, .311*

06-07

Должностные инструкции специалистов (копии)

ДМН

ст.77 а

06-08

Номенклатура дел (копия)

ДМН

ст.200 а

06-09