2.3 Учет кассовых операций и переводов в пути

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.

Основные задачи учета денежных средств на предприятиях:

• учет и выполнение операций с наличными денежными средствами, и расчеты с юридическими и физическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства и установленными правилами;

• контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплин;

• своевременное и правильное документальное оформление операций по движению денежных средств;

• строжайший повседневный контроль сохранности наличных денег, валюты и ценных бумаг в кассе;

• своевременное проведение инвентаризации денежных средств.

Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводится через учреждения банков, т.е. путем безналичных расчетов. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов. К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий в течение трех дней, включая день получения их в банке. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранение принятых ценностей согласно договора о полной материальной ответственности. На предприятии приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение с сейфом, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью. 

Порядок хранения, приема и выдачи денежных средств установлен Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 № 4 «Об утверждении Правил ведения кассовых операций и расчётов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» с изменениями и дополнениями, а также Постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 24.08.2007 №166 «Об утверждении Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь».

Организации независимо от формы собственности могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком, в котором открыт расчётный счёт. Под лимитом остатка кассы понимается максимально допустимая сумма наличных денег, которая может содержаться в кассе организации на конец рабочего дня. Лимит остатка наличных денег ежегодно устанавливают банки по согласованию с руководителем предприятия, для чего подается заявка утвержденной формы.

Согласно Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 № 166 «Об утверждении Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» юридическими лицами, предпринимателями, имеющим несколько текущих (расчетных) банковских счетов в разных банках, лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки, размер расходования наличных денег из выручки устанавливаются любым из обслуживающих банков по выбору юридического лица, предпринимателя.

Чековая книжка для получения наличных денег предназначена для выдачи из касс банков наличных денежных средств в белорусских рублях юридическим лицам независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, включая их обособленные подразделения, а также индивидуальным предпринимателям с их текущих (расчетных) и иных счетов на цели, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Чек выписывается в белорусских рублях.

Наименование чекодателя и наименование банка могут обозначаться штампами. Все реквизиты, требующие заполнения от руки, выполняются чернилами или шариковой ручкой одного цвета. Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.

Выдача чековой книжки осуществляется по письменному заявлению предприятия. Чеки хранится в незаполненном виде.

Поступающие в кассу с расчетного счета наличные деньги, оформляются приходными кассовыми ордерами. Приходный кассовый ордер передается непосредственно в кассу, где бухгалтер-кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Приходные кассовые ордера в соответствии с постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 5 апреля 2002 № 43 «О бланках первичных учётных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учётных документов и контрольных знаках» с учётом изменений, внесенных постановлением Министерства по налогам и сборам от 29 декабря 2008 являются бланками строгой отчётности и подлежат внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учётных документов и контрольных знаков.

Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. На предприятии расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров, составляется в бухгалтерии и передается бухгалтеру-кассиру для исполнения. При выдаче денег отдельному лицу бухгалтер-кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и забирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись «По доверенности». Оформленная доверенность остается у бухгалтера-кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости. Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью.

На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер. Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью «Оплачено» - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново.

После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге, которая предназначена для учета движения наличных денег. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями директора организации и бухгалтера-кассира. В конце рабочего дня бухгалтер-кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день.

Каждое предприятие имеет только одну кассовую книгу. Записи в кассовой книге делаются в двух экземплярах.

Кассовая книга является регистром аналитического учёта к счёту 50 «Касса». Исправления в кассовой книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями бухгалтера-кассира.

Отчет кассира принимает главный бухгалтер, который при его приемке проверяет правильность записей, наличие всех подтверждающих документов и ставит свою подпись в кассовой книге.

Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.

Для учета кассовых операций используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражают хозяйственные операции по поступлению наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления. Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражают операции по выбытию наличных денежных средств с дебета разных счетов в зависимости от вида расходов.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Счет 57 "Денежные средства в пути" предназначен для обобщения информации о движении денежных средств в белорусских рублях и иностранных валютах, внесенных в кассы банков, в том числе через инкассацию, или почтовых отделений для зачисления на расчетные или иные счета организации, но еще не зачисленных по назначению, а также о движении денежных средств в белорусских рублях для приобретения иностранной валюты и денежных средств в иностранных валютах для реализации.

Кассовые операции в ООО «ИИС ПЛЮС» осуществляются бухгалтером, который согласно приказу №02-к от 01.02.2010 года переведен на должность бухгалтер-кассир и который является материально-ответственным лицом. С ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, согласно которому бухгалтер-кассир несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и небрежного и недобросовестного отношений к своим должностным обязанностям

Для установления лимита ООО «ИИС ПЛЮС» предоставило в обслуживающий банк заявку на установление лимита остатка (предельного остатка) кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу на определенный год. Заявка подписана руководителем и главным бухгалтером. В ООО «ИИС ПЛЮС» установлен лимит остатка кассы с 6 апреля 2012 года по 5 июля 2013 года в размере 5500000 белорусских рублей. Сроки сдачи выручки: один раз в 3 дней, с 14.00 до 21.00

ООО «ИИС ПЛЮС» имеет право хранить в своей кассе наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, пособия на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются (депонируются) в банк.

В кассу ООО «ИИС ПЛЮС» в основном деньги поступают с расчётного счёта в банке через директора, который получает их по денежным чекам на определённые цели, указанные в чеке. Чек выписывается бухгалтером-кассиром ООО «ИИС ПЛЮС», подписывается директором, главным бухгалтером и скрепляется печатью. При получении наличных денег в банке, где у предприятия в качестве подтверждающего документа для составления приходного кассового ордера остается корешок чека.

Поступление денежных средств в кассу ООО «ИИС ПЛЮС» оформляется приходным кассовым ордером, который подписан бухгалтером-кассиром, поставлена печать и в бухгалтерском учете ООО «ИИС ПЛЮС» отражено записями.

Расход наличных денег из кассы ООО «ИИС ПЛЮС» чаще всего связан с выплатой заработной платы работникам предприятия согласно ведомости и расходного кассового ордера, выдачей денежных средств на хозяйственные нужды на основании авансовых отчетов.

Аналогом регистров журнала-ордера №1 и ведомости №1 является карточка по счету 50.1 «Касса в рублях», в которой отражается вся информация по оприходованным в кассу и выданных из кассы денежных средств.

Аналитический учет кассовых операций отражается в карточке счета и оборотно-сальдовой ведомости по сч. 50 (приложения В и Г). 

Синтетический учет кассовых операций отражается в анализе счета 50.1 «Касса в рублях» (приложение Д).

Таблица 2 - Учет операций по кассе за 4 квартал 2012 г.

Хозяйственные операции	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Получены денежные средства с расчетного счета	50.1	51	48 388 390
Выплачены денежные средства из кассы прочим кредиторам	76	50.1	48 388 390

Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия.

Таким образом, учет кассовых операций в ООО «ИИС ПЛЮС» организован должным образом, документальное оформление кассовых операций удовлетворяет требованиям законодательства по регулированию данной области хозяйственных операций, составляемая корреспонденция по счету 50 «Касса» соответствует требованиям Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета.