Сортування даних у таблиці

Операція сортування даних використається завжди для зручності знаходження потрібної інформації. У таблиці набагато легше знайти потрібний рядок, якщо ці рядки впорядковані. За замовчуванням, коли таблиця відкривається в режимі Таблиці, вона впорядковується за значенням ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначено, записи виводяться в порядку їхнього уведення в таблицю. Якщо потрібно відсортувати запису за значенням іншого поля, досить установити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця й нажати одну із кнопок на панелі інструментів: Сортування по зростанню або Сортування по убуванню.

Щоб правильно застосовувати сортування, потрібно знати кілька простих правил.

• При сортуванні в зростаючому порядку запису, що містять порожні поля (з порожніми значеннями), указуються в списку першими.

• Числа, що перебувають у текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Якщо потрібно відсортувати їх у числовому порядку, всі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то спочатку потрібно вставити незначні нулі.

• При збереженні таблиці зберігається й порядок її сортування.

Процес сортування значно прискорюється, якщо попередньо по даному полю був побудований індекс.

Фільтрація даних

В Microsoft Access передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменті, звичайний фільтр, поле Фільтр для й розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменті, звичайний фільтр і поле Фільтр є дуже простими способами відбору записів, причому найпростішим є фільтр по виділеному фрагменті – він дозволяє знайти всі записи, що містять певне значення в обраному полі. Звичайний фільтр використається для відбору записів за значеннями декількох полів. Поле Фільтр для використається, якщо фокус уведення перебуває в поле таблиці й потрібно ввести конкретне шукане значення або вираження, результат якого буде застосовуватися як умова відбору. Для створення складних фільтрів варто використати вікно розширеного фільтра.

Набор записів, які були відібрані в процесі фільтрації, називається результуючим набором.