Створення таблиць

В Access використаються три способи створення таблиць: шляхом уведення даних, за допомогою Конструктора таблиць і за допомогою Майстра створення таблиць. Створення таблиць шляхом уведення даних використають тоді, коли структура таблиці дуже проста (наприклад довідник, тоді Access сама догадується про те, як установити властивості полів). Майстер таблиць використають, якщо потрібно створити якусь типову таблицю, користуючись шаблонами, які він запропонує. Режим Конструктора застосовують для перегляду структури таблиці або для зміни даної структури.

Визначення полів

При створенні таблиць у режимі Конструктора доводиться задавати імена таблиць і полів у таблицях. При цьому необхідно дотримуватися ряду правил:

• Імена полів у таблиці не повинні повторюватися, тобто повинні бути унікальними.

• Імена полів можуть містити не більше 64 символів, включаючи пробіли.

• Бажано уникати вживання імен полів, що збігаються з іменами убудованих функцій або властивостей Microsoft Access (наприклад, Name - ім'я).

• Ім'я поля не повинне починатися із пробілу або керуючого символу (коди ASCII 00-31).

• Імена полів можуть містити будь-які символи, включаючи букви, цифри, пробіли, спеціальні символи, за винятком крапки (.), знак оклику (!), апострофа (') і квадратних дужок ([), (]).

Цього ж правила дійсні й для імен таблиць, а також інших об'єктів Microsoft Access.

Після уведення імені поля необхідно задати тип даних, які будуть перебувати в цьому полі. В Microsoft Access є наступні типи даних:

• Текстовий – символьних або числових дані, не потребуючих обчислень. Поле даного типу може містити до 255 символів. Розмір текстового поля задається за допомогою властивості Розмір поля.

• Поле MEMO – призначено для уведення текстової інформації, по обсязі перевищуючих 255 символів. Таке поле може містити до 65 535 символів. Поле типу MEMO не може бути ключовим або проіндексованим.

• Числовий – числовий тип застосовується для зберігання числових даних, використовуваних у математичних розрахунках. Підтипи числових даних (властивість Розмір поля): Довге ціле – 4 байти і являє собою число в межах від -2 147 483 648 до +2 147 483 647, Байт – 1 байт, Ціле – 2 байти, Одинарне із плаваючою крапкою – 4 байти, Подвійне із плаваючою крапкою – 8 байтів, Десяткове – 12 байтів, Код реплікації – 16 байтів.

• Дата/Час – тип для подання дати й часу. Дозволяє вводити дати з 100 по 9999 рік. Розмір поля - 8 байтів.

• Грошовий – тип даних, призначений для зберігання даних, точність подання яких коливається від 1 до 4 десяткових знаків. Ціла частина даного типу може містити до 15 десяткових знаків.

• Лічильник – поле містить 4-байтный унікальний номер, обумовлений Microsoft Access автоматично для кожного нового запису або випадковим образом, або шляхом збільшення попереднього значення на 1.

• Логічний – логічне поле, що може містити тільки два значення, интерпретируемых як Так/Ні, Істина/Неправда, Включене/Виключене. Поля логічного типу не можуть бути ключовими, але їх можна індексувати (ccess використає величину -1 для подання значення Істина й величину 0 — для значення Неправда);

• Поле об'єкта OLE -містить посилання на OLE-об'єкт (аркуш Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, малюнок і т.п.);

• Гіперпосилання – дає можливість зберігати в поле посилання, за допомогою якої можна посилатися на довільний фрагмент даних усередині файлу або Web-сторінки на тім же комп'ютері, в інтранет або в Інтернет. Поле типу Гіперпосилання не може бути ключовим або індексованим.

У поле типу можна також вибрати значення Майстер підстановок, що запускає Майстра підстановок, що створює поле підстановок. Поле підстановок дозволяє вибирати значення поля зі списку, що містить набір постійних значень або значень із іншої таблиці.