Лабораторна робота № 2
Тема: Створення міжтабличних зв'язків у базі даних.
Незважаючи на значний прогрес у розвитку сучасних електронно-обчислювальних систем, питання раціонального використання пам'яті комп'ютера було і залишається дуже актуальним. Досить часто причиною нераціонального використання пам'яті комп'ютера є дублювання даних у масивах інформації, яка міститься у базі даних. Зняти цю проблему можна шляхом реалізації процедури нормалізації даних. Нормалізація необхідна для того, щоб організувати дані таким чином, щоб їх редагування робилось тільки в одному місці бази даних, а далі система автоматично вносила потрібні зміни у інші місця збереження цих даних. Нормалізація передбачає необхідність виконання процедури зв'язування таблиць бази даних, встановлення між ними зв'язків.
Зв'язок між таблицями дозволяє:
• виключити можливість вилучення чи зміни даних у ключовому полі головної таблиці, якщо з цим полем зв'язані які-небудь поля інших таблиць;
• автоматично вилучати чи змінювати відповідні дані у полях зв'язаних таблиць при вилученні чи зміні даних у ключовому полі головної таблиці.
Таким чином, зміст створення реляційних зв'язків між таблицями полягає, з однієї сторони, у захисті даних, а з іншої — в автоматизації внесення змін відразу в декілька таблиць при змінах в одній таблиці.
Суть встановлення зв'язку між двома таблицями бази даних полягає у тому, що значення стовпця (чи стовпців) таблиці-джерела, вміщуються в іншу таблицю бази даних. Таблиці встановлюють між собою зв'язок за ключовим полем таблиці-джерела.
Створення зв'язків між таблицями у системі управління базами даних Microsoft Access 2000 можна реалізувати двома способами: вручну та з допомогою програми Мастер подстановок. Розглянемо ручний спосіб створення зв'язків між таблицями.
Роботу користувача зі створення зв'язків між таблицями бази даних можна подати у вигляді такої послідовності дій:
1 Запустіть програму Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы > Microsoft Access).
2. У вікні Microsoft Access увімкніть перемикач Открыть базу данных, виділіть піктограму потрібної бази даних і клацніть мишкою по кнопці ОК.
3. У вікні бази даних відкрийте панель Таблицы. На цій панелі будуть відображені піктограми таблиць, які містить база даних (у наведеному вікні це Консультації та Список).
4. Відкрийте вікно Схема даних, клацнувши мишею по кнопці Схема даних або виконавши команду Сервіс> Схема даних. Одночасно з відкриттям цього вікна відкривається діалогове вікно Добавление таблицы:
5. На вкладниці Таблицы виділіть піктограму першої таблиці і клацніть мишею по кнопці Добавить та кнопці Закрыть. При цьому у вікні Схема даних відкриються списки полів цих таблиць.
6. Виділіть поле у першій таблиці, по якому буде встановлюватися зв'язок з другою таблицею. Якщо потрібно виділити декілька полів, то для цього слід утримувати натиснутою клавішу SHIFT (виберемо поле Аудиторія)
7. Способом "перемістити та відпустити" перемістіть це поле на список полів другої таблиці. При відпусканні кнопки миші автоматично відкривається діалогове вікно Изменение связей.
8. У панелі вікна Изменение связей виберіть поле переміщене з першої таблиці (у нашому прикладі це поле Аудиторія), яке включається у зв'язок, і клацніть мишею по кнопці Создать. При цьому потрібно пересвідчитися чи не
встановлений прапорець Обеспечение целостности данных, оскільки це буде перешкоджати в роботі з базою даних.
9.Закрийте діалогове вікно Изменение связей і у вікні Схема данных перегляньте зв'язок між таблицями, який утворився.
(У нашому прикладі зв'язок встановлено між полями Аудиторія та Предмет). Лінію зв'язку можна виділити, клацнувши по ній лівою клавішею миші. Після цього зв'язок можна відредагувати чи розірвати зв'язок між таблицями. Для цього слід вивести контекстне меню, клацнувши правою клавішею миші по лінії зв'язку, і вибрати з нього потрібну команду.
10. Після встановлення зв'язку між таблицями слід закрити вікно Схема данных.
Якщо зв’язок між таблицями встановлений не за ключовими полями, то може трапитися, що Microsoft Access не зможе визначити тип відношення між таблицями і процедура нормалізації реалізована не буде. Тому рекомендується для встановлення зв’язків між таблицями використовувати ключові поля. Після встановлення такого зв'язку у зв'язаних таблицях з’являється додаткове поле, в якому напроти кожного запису виводяться елементи управління у вигляді квадратів з символом + всередині. Клацнувши мишею по даному елементу можна вивести відомості, які містяться в іншій таблиці.
Зв'язки між таблицями баз даних можна встановлювати з допомогою програми Мастер подстановок. Розглянемо роботу даної програми.
Нехай потрібно поле з однієї таблиці підставити у іншу таблицю бази даних. Виконаємо таку послідовність дій:
1. Відкриємо файл бази даних.
Для цього у вікні бази даних виконаємо команду Файл > Открыть, виділимо ім'я необхідного файла і клацнемо мишею по кнопці Открыть.
2. У вікні файла виділимо піктограму таблиці і відкриємо її структуру в режимі конструктора (наприклад Консультації) та додамо ще одне поле, яке буде підставлятися у цю таблицю (Предмет).
Для цього поля відкриємо Тип данных і виберемо Мастер подстановок. Після цього запускається програма Мастер подстановок в результаті чого з'являється діалогове вікно у якому потрібно встановити перемикач в положення "Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса" та клацнути мишею по кнопці Далее. В результаті виведеться наступне діалогове вікно у якому будуть показані усі таблиці бази даних за винятком тієї у яку зроблена підстановка поля (у нашому випадку це Консультация) У списку таблиць потрібно виділити ім'я таблиці з якої підставляється поле (це таблиця Список) та натиснути кнопку Далее.
Після цих дій програма виводить діалогове вікно у якому вибираються поля з значеннями, які буде містити стовпець підстановки, як показано на рисунку.
У цьому вікні ліворуч розташовані доступні поля таблиці (у нашому випадку це таблиця Список), з яких слід виділяти те поле, яке буде підставлятися у таблицю Консультація (поле Предмет) та клацнути мишею по кнопці з стрілкою, спрямованою вправо. При цьому це поле переноситься у область Выбранные поля. Після цього потрібно натиснути кнопку Далее. В результаті виводиться діалогове вікно, у якому слід задати потрібну ширину стовпця, який містить стовпець підстановки (це робиться з допомогою миші шляхом переміщення межі стовпця загальноприйнятим способом) та натиснути кнопку Далее. На останньому етапі в діалоговому вікні потрібно задати підпис для стовпця підстановки (залишимо Предмет) та натиснути кнопку Готово.
Після цього з'являється діалогове вікно, у якому необхідно підтвердити збереження таблиці, натиснувши кнопку Да. У результаті виконаних дій з'явиться діалогове вікно:
Як бачимо, у структурі таблиці Консультації у яку здійснювалася підстановка поля Предмет з таблиці Список, з'являється не Ім'я поля Предмет, а Ім'я ключового поля таблиці Список (Номер 1). Це і означає, що таблиця Список і таблиця Консультації зв'язані по цьому полю. Після виконання цих дій вікно структури таблиці Консультації потрібно закрити. Відкриємо таблицю Консультації для перегляду. Для цього у вікні файла бази даних виділимо дану таблицю і натиснемо кнопку Открыть, після чого відкривається вікно:
Як бачимо поле Предмет приєднане до таблиці Консультація. При цьому у даному полі не відображаються дані. Вивести їх можна "поклацуючи" записи у цьому полі, в результаті чого з'являються приховані елементи управління (кнопка з стрілкою) Клацнувши мишею по даній кнопці можна вивести значення, які містить стовпець підстановки.
Переконатися, що зв'язок встановлений можна виконавши команду Сервіс >Схема даних.