5. Управление организационными коммуникациями

Препятствия на пути коммуникаций делятся на две группы: те, которые существуют на индивидуальном уровне (индивидуальные барьеры), и те, которые «вырастают» на организационном уровне (организационные барьеры).

Для продолжения коммуникативных барьеров менеджмент должен создавать такую организационную структуру, которая будет стимулировать позитивные, эффективные коммуникации. Это требует как индивидуальных навыков, так и организационных действий.

Индивидуальные барьеры. К ним относятся: барьеры между людьми, каналы и средства передачи информации, семантика, несоответствие информационных сигналов.

Барьеры в общении между людьми могут быть связаны с различиями в эмоциях и типах восприятия. Например, если человек склонен разделять людей на группы (классы), его мнение будет трудно изменить. Если человек жестко определяет свою позицию еще до начала дискуссии, возможности достижения успеха в коммуникации резко уменьшаются. Более того, люди с различным прошлым или уровнем знаний, как правило, по-разному интерпретируют одну и ту же информацию.

Наиболее важным индивидуальным коммуникативным способом преодоления барьера между людьми является активное восприятие (умение слушать). Слушать активно – значит задавать вопросы, проявлять интерес и время от времени перефразировать то, что сказал собеседник, дабы убедиться, что Вы правильно его поняли. Слушать активно – значит, обеспечивать обратную связь с отправителем сообщения.

Каналы и средства передачи информации. Проблема заключается в неправильном выборе канала или средства коммуникации. Например, когда сообщение имеет эмоциональную окраску, целесообразно передавать его лично, при встрече, а не в письме. Письменные сообщения лучше подходят для рутинных сообщений, но они не обеспечивают достаточно быстрой обратной связи. Кроме того, письменные сообщения нецелесообразно использовать для передачи множественных информационных сигналов.

Для передачи собственных сообщений необходим выбор адекватного канала. Сложное сообщение требует использования емкого коммуникативного канала (телефон, личная беседа). Рутинные послания и данные могут передаваться в виде записок, писем, по электронной почте.

Семантика – это смысл слов и контекст в котором они используются. Коммуникативные трудности часто связаны с семантическими различиями. Например, термин «эффективность» для директора завода может означать достижение высоких объемов производства, а для менеджера по персоналу – удовлетворение работников. Следовательно, успешные коммуникации предполагают тщательный подбор слов, которые признаны точно отражать мысли.

Для преодоления данного барьера необходимо знание взглядов собеседника. Отправитель и получатель должны стараться понять точку зрения другой стороны. При получении информации менеджеры должны проявлять особое внимание, что позволит им распознать наличие у собеседника каких-либо предубеждений, уточнить то, что было понять неправильно, скорректировать собственное сообщение.

Несоответствие информационных сигналов. Получатель может неправильно понять отправителя, если тот говорит одно, а невербальными сообщениями указывает совсем другое. Если выражение лица человека не соответствует его словам, в коммуникациях будут присутствовать «шум» и неопределенность. Интонации, жесты, действия – все это не должно противоречить произносимому вслух.

Для преодоления данного барьера менеджер должен периодически покидать свой офис и самостоятельно проверять состояние коммуникативных каналов в организации (управление, основанное на выходах в народ). Когда руководитель видит все своими глазами, встречается с людьми, он получает гораздо более полное представление об организации и возможность напрямую донести до сотрудников важные идеи и ценности.

Организационные барьеры. К ним относятся: различия в статусе и уровне власти, потребности и цели отделов, несоответствие коммуникативной сети рабочим задачам, дефицит формальных каналов.

Различия в статусе и уровне власти. Наделенные властью менеджеры нередко воспринимают рядовых сотрудников как неспособных к серьезным мыслям и поступкам индивидов.

Для преодоления этого барьера в организации необходимо создавать атмосферу доверия и открытости, которая побуждает сотрудников к честному общению друг с другом.

Потребности и цели отделов. У каждого отдела свои цели и задачи. Для производственного отдела главное – показатели производительности, его сотрудники достаточно далеки от интересов работников службы маркетинга.

Для преодоления данного барьера менеджеры обязаны развивать и использовать формальные каналы коммуникации во всех направлениях.

Несоответствие коммуникативной сети рабочим задачам. Если при выполнении нестандартных задач применяется централизованная структура коммуникаций, то обмен информацией между работниками будет явно недостаточным. Организация, отдел или команда максимально эффективны только тогда, когда объем коммуникаций между работниками соответствует поставленной задаче.

Для преодоления данного барьера необходимо изменение структуры организации или группы. Структура организации должна соответствовать потребностям в коммуникациях. Если отдел или команда выполняют сложные нестандартные задачи, необходима децентрализация структур, что позволяет интенсифицировать дискуссии и вовлекать сотрудников в процесс управления.

Дефицит формальных каналов. В организации всегда должны быть адекватные текущей ситуации восходящие, нисходящие и горизонтальные. Коммуникации в различных формах: опросы работников, информационные письма, записки, политика открытых дверей. Отсутствие формальных каналов означает отсутствие в организации коммуникаций как таковых.

Для устранения этого барьера менеджеры должны стимулировать одновременное использование нескольких каналов коммуникации, формальных и неформальных: письменные директивы, дискуссии лицом к лицу, «выходы в народ» и другие. Отправка сообщений через несколько каналов одновременно повышает шансы на то, что они будут получены и правильно поняты.