4. Характеристики эффективного контроля

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Стратегический характер контроля предполагает, что система контроля должна быть направлена только на стратегические аспекты деятельности организации и не «размениваться» на анализ мелких и незначительных мероприятий, приводящих не к повышению эффективности контроля, а ведущих к распылению сил и средств.

Если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению. Естественно, что конкретные области в разных организациях будут разными, но все организации нуждаются в эффективных системах контроля.

Результативность контроля. Контроль не должен рассматриваться как самоцель. Он должен проводиться не для того, чтобы собрать и проанализировать информацию, а для оказания реальной помощи руководителям организации всех уровней у3правления. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает поставленных целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

Соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируему виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

Своевременность контроля позволяет вовремя вносить изменения в деятельность организации и предупреждать негативные последствия. С требованием своевременности тесно связано установление периодичности контролирующих мероприятий: характер контролируемого мероприятия, временные рамки стандартов системы контроля, затраты и так далее. Помимо этого важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля – это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризиС.

Гибкость контроля - это важное требование, благодаря которому организация постоянно следит за соответствием своей деятельности, изменениям внешней среды. Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. С изменением внешней среды в систему контроля должны вноситься адекватные изменения.

Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, - то такая система не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Эффективность контроля. Контроль должен быть эффективным и приносить организации существенную пользу, иначе его проведение будет бессмысленным. Экономичность контроля достигается за счет его простоты. Чем проще и доступнее методы системы контроля, тем выше ее эффективность. В организациях отдающих приоритет тщательному контролю и не считающихся с расходами, затраты на осуществление контроля превосходят получаемый эффект от контролирующих мероприятий.