Тема 54. Порядок ведения и учет кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций регламентируется положением, утвержденным Центральным Банком РФ № 373-П от 12.10.2011 г [46].

Каждая организация для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должна иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель организации несет ответственность за со­здание таких условий.

Для ведения кассовых операций предприятие устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, определенном руководителем, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня - лимита остатка наличных денег. Денежные суммы сверх установленного лимита остатка наличных денег организации обязаны хранить на банковских счетах в банках.

Выполняет кассовые операции кассир, который при приня­тии на работу должен быть под расписку ознакомлен с правила­ми ведения кассовых операций и с ним заключается договор о материальной ответственности. Кассир несет полную материаль­ную ответственность за сохранность всех принятых им ценнос­тей (денежных средств, денежных документов).

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Наличные деньги поступают в кассу с расчетного, валютного счетов в банке, в виде платежей за материальные ценности и услуги, при возврате авансов и неиспользованных сумм и т.п. Деньги с расчетного и валютного счетов получает кассир орга­низации по чеку. Чековую книжку организация получает в об­служивающем банке. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, а на оборотной  ее назначение (на оплату труда, хозяйственные расходы т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы  у организации в чековой книжке.

Документальное оформление кассовых операций. Кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

 Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности, для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы организация ведет кассовую книгу 0310004. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу.

Кассовые документы, кассовая книга 0310004, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе.

Бухгалтерский учет кассовых операций. Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 "Касса". В дебете счета записываются поступления денежных средств в кассу, а в кредите – выбытие денежных средств из кассы. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50/1 «Касса организации»; 50/2 «Операционная касса»; 50/3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 1 «Касса организации» учитываются наличные деньги организации. Если организация производит операции с наличной иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной валюты. На субсчете 2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи и транспортных организаций, этот субсчет открывается при необходимости для удаленных касс организации.

На субсчете 3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и другие денежные документы.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Д 50 К 91  излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации;

Д 94 К 50  выявлена недостача;

Д 73 К 94 –недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира);

Д 91 К 94  если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Иногда в финансово-хозяйственной деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

Д 57 К 50сделан денежный перевод;

Д 51 К 57 зачислены деньги на счет в банке.

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению (далее – БСО).