Тема 16. Инвентаризация

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [9].

В практике различают несколько видов инвентаризации.

Частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта. Это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства.

Периодическая инвентаризация осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.

Полная инвентаризация - это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.

Выборочная инвентаризация имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например, проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов и т.д.

 Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Статья 11 Инвентаризация активов и обязательств (402-ФЗ "О бух. учете).

1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.

2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

В учетной политике организации нужно определить количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

• при смене материально ответственных лиц;

• при хищении или порче ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Минфина России;

• при коллективной (бригадной) материальной ответственности при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Также организации нужно разработать формы документов по учету результатов инвентаризации при отсутствии типовых. Организация также должна разработать и другие внутренние документы по проведению инвентаризации. К ним следует отнести конкретные методики проведения инвентаризации отдельных объектов, порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами, порядок урегулирования претензий к инвентаризационной комиссии, порядок зачета недостач ценностей излишками по пересортице и т. д.

Как проводить инвентаризацию, разъясняет приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (см. алгоритм ниже).

Этапы проведения инвентаризации Правила, по которым должна проходить инвентаризация имущества, приведены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. А бланки необходимых первичных документов – в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Перечислим основные этапы инвентаризации. 1. Издать приказ руководителя о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22). 2. Передать инвентаризационной комиссии регистры бухгалтерского учета с данными о перечне и стоимости имущества организации. К регистрам нужно приложить первичные документы, подтверждающие операции по движению ценностей. 3. Завизировать приложенные к регистрам первичные документы у руководителя инвентаризационной комиссии. При этом на документах необходимо указать дату начала инвентаризации. 4. Составить по два экземпляра описей по формам № ИНВ-1 и № ИНВ-3. Один экземпляр останется в бухгалтерии, второй у материально ответственного работника. В описи по форме № ИНВ-1 занести полные наименования основных средств, их инвентарные номера и технические показатели. В графе «По данным бухгалтерского учета» указать количество и стоимость объектов. По арендованному, полученному на ответственное хранение и непроизводственному имуществу оформить отдельные описи. В описи по форме № ИНВ-3 занести данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции – в разрезе видов, групп, артикулов и сортов. 5. Взять с материально ответственных работников расписки. В них должно быть указано, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. 6. В присутствии членов инвентаризационной комиссии пересчитать (перемерить, перевесить) фактически имеющиеся на предприятии основные средства и товарно- материальные ценности. Об объектах, которые не учтены в бухгалтерских документах, сделать записи в описях с указанием их наименований, технических характеристик и материалов, из которых они изготовлены. 7. Поставить в инвентаризационных описях подписи всех членов комиссии и работников, ответственных за сохранность имущества. 8. Составить сличительные ведомости по формам № ИНВ-18 и № ИНВ-19 и занести в них суммы отклонений. Сделать это нужно, если в описях зафиксированы расхождения между фактическими остатками материальных ценностей с остатками по данным бухгалтерского учета. 9. Сделать записи в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций (форма № ИНВ-23).

  В организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав необходимо включить представителей администрации, работников бухгалтерии, а также других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Кроме того, в инвентаризации могут участвовать и аудиторы.

Перед началом проверки фактического наличия имущества комиссия должна получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств. Это необходимо для того, чтобы бухгалтерия могла определить реальные остатки имущества и сверить их с учетными данными.

А материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. И все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Согласно статье 12 Закона № 129-ФЗ, в ходе инвентаризации необходимо проверить и документально подтвердить наличие, состояние и оценку имущества и обязательств. Чтобы выполнить данное требование закона, необходимо провести инвентаризацию:

• основных средств;

• товарно-материальных ценностей;

• незавершенного производства;

• денежных средств, финансовых вложений и расчетов;

• резервов предстоящих расходов и платежей.

Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблю­дены все процедуры её проведения. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель предприятия или его заместитель, или главный бухгалтер.

По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем организации. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

 1) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки:

Д01,10,43,50 К 91.

2) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Недостачу имущества и его порчу в пределах норм естественной убыли относят на затраты производства или расходы на продажу. Такой порядок применяется только при выявлении фактических недостач. В этом случае делаются записи:

Д 94 К10,43,41 – выявлена недостача;

Д20,25,26,44 К94 – недостача отнесена на затраты производства или расходы на продажу.

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом делаются проводки:

Д94 К 10,43,41 – выявлена недостача;

Д73 К 94 – сумма недостачи отнесена на виновное лицо.

При недостаче и порче объектов основных средств делается запись:

В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании ущерба с виновных лиц отказано судом, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. При этом делается проводка:

Д 91 К 94 – сумма недостачи списано на финансовые результаты (виновное лицо не установлено,.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения.