Тема 13. Учетные регистры

Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, после их проверки с точки зрения законности, целе­сообразности, правильности арифметических подсчетов и при­нятия к учету накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты фактов хозяйственной жиз­ни, имевших место за определенный промежуток времени, из учетных регистров в сгруппированном виде переносятся в бух­галтерскую отчетность.

Учетные регистры представляют собой носители данных оп­ределенной формы, построенные в соответствии с экономичес­кой группировкой информации об активах, капитале и обязатель­ствах экономического субъекта.

Статья 10. Регистры бухгалтерского учета (из ФЗ №402 "О бухгалтерском учете")

1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.

4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Внешний вид и материальная основа учетных регистров весь­ма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные лис­ты, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнит­ные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п. Как спра­ведливо утверждают исследователи: история развития бухгалтер­ского учета - это прежде всего эволюция учетных регистров.

Классификация регистров по основным признакам (по мате­риальной основе, по назначению, по способу группировки, по степени обобщения, по способу графления).

По внешнему виду	По объему содержания	По характеру записи
Книги	Синтетические	Хронологические
Карточки	Аналитические	Систематические
Вкладные листы	Комбинированные	Комбинированные
Электрон табл.

1. В зависимости от внешнего вида (материальной основы) учетные регистры под­разделяются на бумажной и безбумажной основе.

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычис­лительной техники.

Книга представляет собой пронумерованный и прошнурован­ный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграф­лены для регистрации ФХЖ в зависимости от специфики отра­жаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга. Глав­ная книга, книга депонированной заработной платы. Обязатель­ными реквизитами книги считаются: название предприятия; пе­риод времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регистре; название счета (счетов).

Карточки - предназначенные для длительного пользования бланки с отпечатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Такие носители бухгалтерской информации наглядны, их несложно сортировать, удобны в обращении. На карточках отражается информация о материа­лах, готовой продукции, издержках, оплате труда. Обязатель­ные реквизиты карточки: наименование предприятия; код син­тетического счета; код аналитического счета; корреспондирую­щий счет; единица измерения; количество (для материальных карточек); сумма в денежном выражении. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. На листах, например, произ­водят расчет амортизации по видам (категориям) основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр.

Машинограммы - бумажные регистры, изготовленные с при­менением средств вычислительной техники (таблично-текстовых машин или ЭВМ) и распечатанные на устройствах вывода ин­формации. Компьютеры, используемые для решения учетных задач (малой и средней мощности, персональные ЭВМ), позво­ляют разрабатывать и выводить на печать наборы счетных записей хронологической, систематической и синхронистичес­кой систематизации, любой степени обобщения (синтетические и аналитические) и не имеют ограничений по способу графле­ния регистров и изображения записей. Таблицы учетных регис­тров распечатываются на рулонной, фальцованной бумаге или стандартных листах, не требуя предварительного типографско­го графления. Логико-арифметические методы автоматизиро­ванного контроля и корректировки входящих данных позволяют обеспечить достоверность результатов расчетов, а современные пе­чатающие устройства (в том числе лазерного типа) способствуют достижению высокой наглядности и качества таблиц, что направ­лено на повышение культуры труда бухгалтерского аппарата.

К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таб­лицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дис­ках), или оптических (лазерных компакт-дисках) и магнито­оптических носителях данных. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров или телевизоров, а при необхо­димости и непосредственно с ЭВМ на экраны просмотровых залов.

2. По степени обобщения регистры в зависимости от вида уче­та, который на них ведется, подразделяются на синтетические (например. Главная книга, журналы) и аналитические (в основ­ном карточки).

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бух­галтерской отчетности, признаны коммерческой тайной пред­приятия.

Совокупность, логические связи, способы построения учет­ных регистров определяют форму бухгалтерского учета, при­меняемую экономическим субъектом.

3. По характеру записи бухгалтерские регистры делят на хро­нологические, систематические, комбинированные и синхрони­стические.

В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хроноло­гической регистрации операций). В систематических регистрах ФХЖ группируются по определенным объектам учета (кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость). В комбинированных регис­трах налицо признаки хронологической и систематической запи­си, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги, на которых ведутся систематичес­кие записи. Систематические (синхронистические регистры) - таблицы, предназна­ченные для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие многоколончатую форму.

Статья 29.( 402-ФЗ"О бух. учете) Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.