Документирование хозяйственных операций и документооборот

Каждый факт хозяйственной жизни, происходящий на пред­приятии, подлежит документальному подтверждению. Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций.

Порядок создания, принятия к исполнению, отражения в уче­те, хранения первичных документов в РФ регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры.

Организация бухгалтерского учета на предприятии немыс­лима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производ­ственного процессов. Движение документов с момента их воз­никновения (получения) до сдачи их в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом. Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые и используемые работниками внут­ри предприятия (внутренние).

При описании шагов создания документа должны быть четкие ответы на вопросы:

Этап создания документа:

1. Наименование первичного документа;

2. Кол-во экземпляров;

3. Хозяйственные подразделения, ответственные за выпуск;

4. Служба, ответственная за оформление (Это может быть МТС, производственные или финансовый отдел);

5. ответственная служба за исполнение (склад, рас. Группа бухгалтерии);

6. Сроки исполнения.

Этап проверки документа:

7. ответственное лицо за проверку;

8. Кто представляет.

9. Порядок представления. Это может быть отчет, реестр;

10. Срок представления

Этап обработки:

11 Кто исполняет – отдел капитального строительства, плановый отдел и т.д.

12. Срок исполнения – ежедневно, раз в месяц, декаду и т.д.;

Этап передачи документов в архив

13. Кто исполняет – бухгалтерия, отдел кадров и т.д.

14 Срок передачи в архив.

Пример графика документооборота

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обр. док

Передача в арх

Кол. экз

Отв. За вып.

Отв. за оформл.

Срок исполн.

Срок испол

Отв за пров.

Кто преддст

Порядок представ.

Срок пред

Кто обраб

Срок испол

Кто испол

Срок передачи

Накладная

2

цех

ОМТС

Склад

Пост до 12 ч.

Бухгалтерия

1 цех 2 склад

Отчет Реестр

По дек.

Буххгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По оконч. Отч. периода

При подготовке документов для записи их данных в соответ­ствующие регистры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подпи­сей, четкости и аккуратности оформления, правильности запи­сей цифровых данных, итогов арифметических действий, про­изведенных при оформлении документов. В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основ­ных бухгалтерских действия:

стоимостная оценка;

идентификация во времени;

классификация в номенклатуре плана счетов (корреспон­денция счетов), которую обозначают на документах.

В результате перечисленных действий формируются основ­ные информационные сообщения - счетные записи, описываю­щие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и пред­ставляющие вход бухгалтерской информационной системы эко­номического субъекта

Главным бухгалтером предприятия составляется график до­кументооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с ука­занием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таб­лиц, диаграмм.

Точное соблюдение графиков документооборота способству­ет своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Руководители предприятий несут персональную ответствен­ность за документальный фонд предприятия. Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Глав­ным архивным управлением правилами но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия - 75 лет. Изъятие доку­ментов может производиться только соответствующими орга­нами при наличии предписания с обязательным составлением протокола.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствую­щим образом подготовить: однородные первичные документы фор­мируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие усло­вия: документы постоянного и временного сроков хранения группи­руют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые пла­ны и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть вклю­чено по одному экземпляру каждого документа.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокурату­ры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоко­лом, копия которого вручается под расписку руководителю организа­ции или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводя­щих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должност­ное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием ос­нования и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руково­дитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют ак­том, который утверждается руководителем предприятия.