12.2. Классификация первичных учетных документов

с 1.01.2013г.изменены требования к составлению первичных (Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ)

Унифицированные формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденные постановлениями Госкомстата России, применять не обязательно. То есть если для какого-либо факта хозяйственной деятельности постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:

– либо разработать форму документа самостоятельно;

– либо использовать унифицированную форму.

Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов.

Исключение установлено в отношении организаций государственного сектора. Для них формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся между собой по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам. Они классифицируются независимо от средств фик­сации по следующим признакам:

1. назначению;

2. степени обобщения (порядку составления);

3. способу охвата фактов хозяйственной жизни;

4. месту составления;

5. количеству учетных позиций;

6. характеру фактов хозяйственной жизни и др.

1. По назначению документы подразделяются на организацион­но-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформ­ления и комбинированные.

1.1.Организационно-распорядительные документы отражают воп­росы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверен­ность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из банка. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйствен­ной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Организационно-распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. До­кументы по организации учета и отчетности заполняют непос­редственно работники бухгалтерской службы (банковские чеки и т.п.). Документы по финансово-расчетным операциям состав­ляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Документы по снабжению и сбыту - преимущественно работ­ники коммерческих служб организации, а также работники уче­та (требования на отпуск материалов и др.).

Примеры документов: доверен­ность, платежное поручение или чек, требования на отпуск материалов и тд.

1.2.Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за осуществленный ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для мате­риально ответственных лиц считаются оправданием в расходо­вании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транс­портные накладные, приемные акты на поступление материаль­ных ценностей, кассовые ордера, платежная ведомость и т.п. На основании дан­ных документов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

1.3.Документы бухгалтерского оформления составляются на основании распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспон­денции между счетами. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются документы бухгалтерского оформления в том случае, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основании действующих инструкций о начисле­нии амортизации (износа) основных средств, отчислений на социальное страхование и прочие.

1.4.Комбинированные сочетают в себе разные виды документов. Например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы), оправдатель­ных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформле­ния (расходный кассовый ордер). В последнем доку­менте сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распоря­дителя), оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются ком­бинированные документы, что упрощает их учетную обработ­ку, сокращает количество документов и затраты на них.

2. По степени обобщения (порядку составления) документы под­разделяются на первичные и вторичные (сводные). Первичные до­кументы составляются в момент совершения факта хозяйственной жизни (приемные акты, счета-фактуры, товарно-транспортные и расходные накладные, кассовые ордера и др.). Вторичные (сводные) доку­менты обобщают данные первичных документов. Например, материальный отчет склада, составленный кладовщиком на осно­вании приходных и расходных документов, приложенных к отче­ту; авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проезд­ные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и т.д.)

3.По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы классифицируются на разовые и накопительные. Разовые документы служат для оформления одного факта хозяйствен­ной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требова­ния на выдачу материалов и др.). Накопительные документы при­меняются для оформления нескольких однородных и периоди­чески повторяющихся ФХЖ, например, в течение недели, дека­ды, месяца (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца ма­териалов со склада в цех, и др.).

4.По месту составления документы подразделяются на внут­ренние, оформленные и применяемые внутри одного предприя­тия, и внешние, поступающие от других юридических и физичес­ких лиц. Внутренние документы: путевые листы, кассовые при­ходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомо­сти по заработной плате и др.

Внешние документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы и т.д.

5.По количеству учетных позиций документы бывают одностроч­ные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многострочные, состоящие из нескольких позиций и наи­менований (счет, товарно-транспортная накладная).

6.По характеру фактов хозяйственной жизни документы подраз­деляются на кассовые, банковские, материальные, расчетные. Кро­ме того, документы различаются по авторскому составлению - на служебные и личные, по степени типизации - на стандартные и не­стандартные, по сроку исполнения - на срочные и несрочные, по под­линности составления - на подлинные и копии (дубликаты).

Документы, составленные для подготовки и упрощения учет­ных записей, называют документами учетного оформления. К ним относятся группировочные ведомости, расчеты, бухгалтер­ские справки, мемориальные ордера и др.

Первичные документы подписывают лица ответственные за совершенную операцию и составившие документ. Перечень лиц, имеющие право подписывать документы, утверждает руководитель по согласованию с гл. бухгалтером.