4.4. Структура организационного проекта

Организационный проект, особенно для новых и сложных предприятий, разрабатывается обычно в две стадии:

• эскизный проект, рассматривающий альтернативные варианты реорганизации;

• рабочий проект, разрабатываемый в три этапа:

• формирование общей структурной схемы. На этом этапе определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено организационное проектирование. На этом этапе определяются следующие характеристики организационной структуры: перечень проектируемых подсистем, число уровней в системе управления, степень централизации полномочий и ответственности на разных уровнях, формы взаимоотношений с окружающей средой, требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению системы;

• разработка состава основных подразделений и связей между ними. На этом этапе определяются организационные решения для всех структурных уровней, включая распределение задач между ними и

построение внутриорганизационных связей;

• регламентация организационной структуры. Она включает: определение состава и численности подразделений, распределение задач и работ между конкретными исполнителями с установлением ответственности за их исполнение, разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных работ, принятие решений о технологии обработки информации, расчеты затрат на управление и показателей эффективности проектируемой структуры.

Задание на разработку организационного проекта реорганизации компании должно включать:

• характеристику предприятия, подготавливаемую заказчиком на основе специального вопросника;

• динамику показателей производственно-хозяйственной деятельности;

• трудовой контингент: структура аппарата управления, квалификационный состав, текучесть кадров;

• причины возникновения необходимости совершенствования системы управления (расширение фирмы, снижение эффективности, отставание от конкурентов, недовольство работников, акционеров,

снижение репутации и др.);

• цели заказчика;

• сроки разработки.

Состав задания на разработку организационного проекта при решении задачи проектирования новой фирмы подробно рассмотрен в работе [8].

Примерная последовательность разработки организационного проекта компании показана на рис.

4.12.

Одним из результатов организационного проектирования является так называемая ресурсная оценка

реорганизованной компании, макет которой (для компании инвестиционно-строительного типа) показан на рис. 4.13.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ПРОЕКТ РЕСТРУКТУРИЗАЦИИ

Рассмотрим возможную структуру организационного проекта реструктуризации, отвечающую вышеизложенным требованиям к проектам рассматриваемого типа.

1. Принятая методология, исходные нормативы.

2. Анализ состояния компании, в том числе:

   1. Организационно-управленческие факторы.

   2. Финансово-экономические факторы.

3. Концепция реструктуризации.

4. Проект изменения организационной структуры.

5. Проект изменения мощности/численности производственных/ управленческих единиц.

6. Проект изменения функций управления.

7. Проект(ы) развития реорганизуемых элементов компании.

8. Расчет затрат на реализацию проекта.

9. Календарный график реализации проекта.

Рис. 4.15. Схема работы по созданию организационного проекта развития компании

Рис. 4.13. Пример состава и распределения функций управления и бюджета в структуре компаний (результат организационного проектирования]

10. Расчет эффективности проекта. 11.Оценка рисков (заказчика проекта).

12. Формы авторского надзора разработчика.

Совокупность перечисленных документов вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной структуры управления. Макет графика реструктуризации показан на рис. 4.14 по [9].

Основные этапы формирования новой организационной структуры

Основные этапы формирования организационной структуры включают:

1. Фиксацию существующего штатного расписания, которая предполагает:

   1. Получение утвержденного штатного расписания.

   2. Кодировку рабочих мест.

   3. Разработку базы данных «Библиотека работ компании».

   4. Наполнение базы данных с помощью анкетирования персонала.

   5. Анализ «Библиотеки работ компании» на предмет выявления дублирования, пробелов и факторов, реализация которых важна для развития организации.

2. Анализ недостатков организационной структуры предприятия, который включает:

   1. Проведение совещания с руководством предприятия на предмет определения основных недостатков и предварительного распределения функциональных обязанностей между структурными

подразделениями.

2. Выявление причин возникновения указанных недостатков и оценку их возможного влияния на эффективность работы предприятия.

3. Структуризацию выявленных недостатков. Определение возможных путей решения проблем.

1. Разработку нового штатного расписания компании, которая предполагает:

   1. Встречи с руководством и административными работниками по формированию концепции новой структуры компании. Рекомендуемые типы структур описаны в главах 2—3.

   2. Выработку проекта штатного расписания.

   3. Кодификацию рабочих мест в новой организационной структуре, что имеет принципиальный характер: к коду будут привязаны система заработной платы, управленческий учет, материальный учет,

документооборот, система планов и отчетности. По коду будут ранжированы блоки и отделы,

производиться разнообразные выборки.

4. Условное заполнение фамилиями новых рабочих мест. Наполнение обязанностями новых рабочих мест (из «Библиотеки работ»).

5. Приведение названий рабочих мест в соответствие с положением в иерархической структуре и тарифно-квалификационным справочником. Подготовка приказа на утверждение руководству с новых

перечнем должностей.

6. Создание единой тарифной сетки компании. Присвоение каждому коду «должностной вилки».

7. Создание (адаптация) программы «Штатное расписание» с удобным интерфейсом и необходимой атрибутикой для анализа созданной структуры,

1. Разработку пакета положений о структурных подразделениях, которая охватывает:

   1. Разработку и утверждение типовой формы Положения о структурном подразделении.

   2. Коллективное совещание руководителей и администраторов по окончательному согласованию распределения функциональных обязанностей между структурными подразделениями.

   3. Формирование руководителями подразделений предварительного варианта положений.

   4. Утверждение генеральным директором компании пакета положений о структурных подразделениях.

2. Создание пакета положений и должностных инструкций на рабочие места, которые

предполагают:

1. Создание и утверждение типовых Положений о руководящем работнике и Должностной

инструкции сотрудника. Типовая должностная инструкция может включать следующие разделы:

• общие положения;

• диапазоны ответственности;

• полномочия;

• список документов, отнесенных в компетенции конкретного сотрудника («вход» в документооборот);

• «горизонтальные» взаимодействия сотрудников;

• квалификационные требования.

2. Разработку анкет (должностных инструкций с включенным описанием рабочих мест) и создание плана-графика анкетирования персонала организации, утвержденного приказом.

3. Проведение коллективного совещания (совещаний) по разъяснению некоторых терминов.

4. Анкетирование персонала организации. Формирование предварительного варианта должностных инструкций.

5. Согласование должностных инструкций с непосредственными руководителями сотрудников. Определение взаимосвязи должностных инструкций со следующими документами (соответствующие

форматы необходимо ввести):

• требования к кандидату на рабочее место;

• личностная спецификация;

• требования к ведению документации на рабочем месте.

1. Формирование окончательного варианта пакета положений о руководящих работниках и должностных инструкций на сотрудников.

2. Преобразование базы данных «Библиотека работ» за счет включения должностных инструкций в единую компьютерную систему «Организационная структура предприятия».

1. Разграничение функций управления. Разработку и утверждение следующих документов, включающих:

• устав;

• положение об общем собрании акционеров;

• положение о совете директоров;

• положение о правлении;

• положение о статусе президента;

• положение о статусе генерального директора;

• положение о ревизионной комиссии.

7. Разработку и утверждение локальных нормативных актов компании:

• положение о структуре управления компанией в системе регулярного менеджмента;

• правила внутреннего делового распорядка;

• положение о персонале;

• кодекс деловой этики;

• порядок урегулирования споров;

• положение об организационной структуре управления и штатном расписании;

• прочие административные стандарты процедур.

8. Аттестацию и наем персонала, которые предполагают:

   1. Разработку и утверждение у руководства Положения об аттестации сотрудников и аттестационной комиссии.

   2. Разработку анкеты по оценке уровня профессиональных и личностных качеств работников компании.

   3. Аттестацию существующих работников (на базе требований к кандидату на рабочее место).

   4. Наем дополнительных сотрудников (на базе требований к кандидату на рабочее место).

9. Постановку документооборота.

10. Постановку управленческого учета.

11. Ведение персонального материального учета.

12. Разработку и внедрение прогрессивной системы оплаты труда. 13.Воспитание корпоративного духа в организации.

14.Привязку финансового планирования и управления компанией к конкретным рабочим местам.