6. Системы классификации и кодирования информации (ескк тэси) и унифицированные системы документации (усд)

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия ЭВМ. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы.

Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования.Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта(материально-ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ».). Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации. В системе кодирования можно выделить 2 группы методов:-классификационное кодирование (последовательное и параллельное)-регистрационное кодирование (порядковое и серийно-порядковое).

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения классификаторов различных уровней:1.Общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны. 2. Отраслевые, единые для конкретной отрасли.3.Региональные, единые для данной территории. 4.Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы (разрабатываются на местах).

Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документам и по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ.

Структура классификатора, как правило, должна иметь три блока:1.блок идентификации, включающий коды объектов классификации и классификационных группировок,2.блок наименований объектов и классификационных группировок на естественном языке,3.блок дополнительных признаков объектов, включающий наименования и коды дополнительных признаков объектов классификации.

В классификаторах ТЭСИ используются иерархический и фасетный методы классификации. Приступая к составлению классификаторов, прежде всего, определяют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать. Разработка классификаторов состоит из четырех этапов:

1.Установление перечня и количества объектов, подлежащих копированию. 2.Систематизация объектов по определенным классификационным признакам (выбор системы классификации).3.Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).4.Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений.

Классификаторы имеют двоякое применение. Первое – для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.Второе применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда, или условно-постоянной информации.

С классификаторами технико-экономической и социальной информации непосредственно связаны унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации, согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержании информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей. Унифицированная система документации способствует:

1. сокращению затрат ручного труда в информационных Процессах (в результате от человека требуется минимум усилии для заполнения или прочтения документов);

2. широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки.

3) упорядочению информационных потоков;

4. сокращению количества документов.

В настоящее время в Российской Федерации действуем 8 УСД: -унифицированная система организационно-распорядительной документации; -унифицированная система банковской документации; -унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; -унифицированная система отчетно-статистической документации;

=унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;-унифицированная система документации по труду;

-унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; -унифицированная система внешнеторговой документации.