7. Делегирование полномочий.

Делегирование полномочий – ключевой инструмент эффективного осуществления процесса децентрализации.

Делегирование в теории управления означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Руководитель оставляет за собой ответственность за руководство, т.е. управленческую ответственность, которая не может быть делегирована.

Делегирование необходимо, если:

- у руководителя больше работы, чем он в состоянии эффективно выполнить своими силами;

- есть необходимость высвободить время руководителя для решения более важных задач;

- руководитель желает, чтобы подчиненный профессионально развивался;

- подчиненный может выполнить эту работу на должном уровне.

Преимущества делегирования полномочий:

- благоприятно сказывается на формировании в коллективе атмосферы творчества, доверия;

- является мобилизирующим фактором для работника, которому делегированы полномочия;

- позволяет выявить способных руководителей;

- способствует повышению квалификации работников;

- сокращает время принятия решений, если поручения приближены к точке выполнения соответствующей работы.

Децентрализация управления компанией становится возможной благодаря соблюдению определенных принципов делегирования:

- передача полномочий должна осуществляться в соответствии с ожидаемым результатом; подчиненный должен обладать достаточными полномочиями для достижения требуемого результата;

- передача полномочий должна осуществляться по линиям управления, для того, чтобы каждый подчиненный знал, кто конкретно его уполномочил, перед кем он несет ответственность;

- каждый руководитель принимает решения в пределах своих полномочий. Все, что превышает его компетенцию, передается высшим звеньям управления;

- передавая полномочия, старшее должностное лицо продолжает нести ответственность за действия своего подчиненного.

Правила делегирования полномочий:

- при необходимости руководитель должен подсказать способ достижения цели, пояснить как работать;

- поручать задания необходимо, сообразуясь с личными качествами подчиненного;

- цели и задачи, которые ставятся подчиненным, должны быть ясными и понятными;

- оценку деятельности подчиненного в условиях делегирования полномочий следует осуществлять по общим результатам деятельности, а не за отдельные ошибки;

- важную роль в выполнении делегированных полномочий играет информация, которой руководитель и подчиненный должны обмениваться свободно.

8. Коммуникации как процесс с обратной связью

Коммуникации в организационном аспекте включают взаимодействие между людьми. Это – процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

- они тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным экспертов – около 75% времени;

- мастерство коммуникации необходимо, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;

- хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Коммуникацию можно определить как использование слов, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Она является широким понятием. Поэтому для большей четкости определения применяется ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязь между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью.

Многие теоретики и практики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя, он должен правильно оценивать процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи.

Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее. Коммуникативный поток, движущийся от одного уровня к другому, более низкому, является нисходящим. Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах для того, чтобы выделить проблемы, требующие внимания и предложить обратную связь по результатам работы.

Восходящая информация используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Когда общение происходит среди членов группы, среди руководителей одного уровня такой процесс называется горизонтальной коммуникацией.

Элементы коммуникации:

- источник – в организации им являются сотрудники со своими намерениями, идеями, информацией и целью коммуникации;

- кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены, как передача сигнала;

- передача сигнала. Цель источника выражена в форме сигнала. Это то, с чем источник собирается эффективно связываться с приемником, а форма, которую сигнал принимает, зависит в значительной мере от используемого канала;

- канал – передаточный механизм от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефон, групповые собрания;

- расшифровка – прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый приемник интерпретирует (расшифровывает) сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации;

- обратная связь. Источник надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа приемника, который позволяет источнику определить, был ли получен сигнал. Обратная связь позволяет руководителю определить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущем;

- помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения; неправильная интерпретация со стороны приемника или тех, кто посылал сигнал; различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми; приемник слышит только то, что хочет услышать.

Модели коммуникации:

- коммуникация как действие. В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, которые посылаются через каналы для получателя, который их интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи;

- коммуникация как взаимодействие. Отличается введением элемента обратной связи;

- коммуникации как процесс. Наиболее важное отличие состоит в том, что в процессе коммуникации человек одновременно и постоянно выступает как источник и получатель информации.

Основные типы коммуникации:

- внутриличностная коммуникация. Это то, как индивидуум говорит сам с собой;

- межличностная коммуникация, т.е. коммуникация с другим человеком. Самый распространенный тип коммуникации;

- коммуникации в малой группе. Возникает, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-то целью. Различие между малой и большой группами состоит в том, что в малой группе каждый имеет равный шанс участвовать в обсуждении;

- общественная коммуникация. В ней выступающий передает послание аудитории;

- внешне оперативная информация. Осуществляется между организацией и институтами внешней среды;

- личностная коммуникация. Определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми, когда они встречаются.