13. Заходи для преси.

Прес-заходи

Прес-заходи – це івенти, організовані для ЗМІ або за участю ЗМІ.

Приводом для проведення прес-заходів може стати будь-який вагомий інформаційний привід.

Залежно від цілей компанії, масштабів і значущості інформаційного приводу вибирається той або інший вид прес-заходу: прес-конференція, прес-тур, прес-ланч, брифінг і т.д.

В організації заходів для ЗМІ важлива чітка координація і злагодженість усіх дій організатора:

визначення медіапулу

запрошення цільових ЗМІ

сценарний план заходу

тексти спікерів

роздаткові матеріали (прес-реліз, прес-кіт і т.д.)

технічне забезпечення заходу

спілкування з журналістами

зворотний зв'язок.

14. Особливості прес-конференції як способу оприлюднення важливої й поточної інформації. Брифінг як форма регулярного спілкування із представниками змі.

Важливим інструментом встановлення та підтримки зв’язків з громадськістю є прес-конференції.

Вони бувають внутрішньо фірмовими, галузевими, міжгалузевими, регіональними, загальнонаціональними та міжнародними. Можуть носити лише науковий, практичний або науково-практичний характер та проводитися у найрізноманітніших сферах – науково-технічній, економічній, природоохоронній, демографічній, медичній, освітній, політичній та ін..

Правильна підготовка та проведення прес-конференцій – це, як правило, об’ємна та клопітка робота. В організаціях та на підприємствах, які мають власні служби зі зв’язків з громадськістю, цим займаються спеціалісти названих підрозділів. Безпосередньо на момент роботи прес-конференції може бути створений спеціальний координаційний штаб по її проведенню, учасниками якого є працівники різних структурних підрозділів фірми.

Робота по підготовці та проведенню прес-конференції починається, як правило, за кілька місяців до її офіційного відкриття і закінчується декілька пізніше завершення заходу.

Перш за все необхідно вирішити наступні запитання:

• Вибір місця та часу проведення прес-конференції (з урахуванням знаменних дат в житті суспільства загалом, окремих категорій громадськості або компанії, а також з урахуванням початку або закінчення певних періодів у діяльності організації);

• Підготовка інформаційно-рекламних матеріалів про майбутню прес-конференцію, їх розповсюдження по спеціальних каналах або через загальнодоступні ЗМІ в залежності від цілей, характеру та тематики майбутнього заходу;

• Підготовка та завчасна розсилка спеціальних запрошень учасникам прес-конференції, які входять в число основних доповідачів (із вказуванням назви, місця та часу проведення заходу, його загальної та секційної тематики, умов розміщення, проживання, харчування та інших видів обслуговування);

• Відбір та підготовка додаткового персоналу (як основного, так і резервного) для супроводу та обслуговування учасників прес-конференції;

• Технічне забезпечення проведення прес-конференції (вибір та обладнання спеціальних приміщень, організація роботи засобів зв’язку, забезпечення оргтехнікою, транспортом, охороною тощо);

• Підготовка ідентифікаційних табличок та нагрудних карток (бейджів) для різних категорій учасників прес-конференції (основних доповідачів, спеціалістів служби по зв’язках з громадськістю, обслуговуючого персоналу тощо);

• Підготовка макету та наступного видання достатнім тиражем програми заходу (із зазначенням точного часу та місця проведення всіх основних заходів, схеми розміщення основних та допоміжних приміщень та об’єктів, які задіяні в обслуговуванні запрошених осіб, тематики доповідей основних доповідачів, контактних телефонів оргкомітету прес-конференції та інших необхідних свідчень);

-Підготовка спеціальних матеріалів для надання працівникам ЗМІ, які запрошені для висвітлення події (короткі дані про основних учасників конференції, бекграундери, прес-релізи, фотографії, короткі тези найбільш важливих виступів та доповідей тощо);

-Розробка культурно-розважальної програми для осіб, які запрошені до участі в конференції та представників ЗМІ, організація їх дозвілля та неформального спілкування;

-Підготовка ПР-заходів, які доповнюють роботу прес-конференції та суттєво підвищують її ефективність (перш за все – виставок, торгівельних показів, відвідування об’єктів, презентацій, ділових зустрічей).

-Брифінг. Коротка, стиснута у часі інструктивна зустріч журналістів із представниками офіційної структури (державної установи) називається зазвичай брифінгом. Тут повідомлення інформації має ОДНОСТОРОННІЙ характер: офіційний представник або зачитує довгоочікуваний документ, повідомляє про сам факт прийняття угоди, або викладає саму суть позиції, зайнятої в ході переговорів однієї зі сторін. Брифінг проводиться як за підсумками завершеної роботи (події), так і по ходу самого процесу вироблення управлінського рішення, позиції, оцінки. ГОЛОВНІ ЦІЛІ брифінгу пов'язані із задоволенням інформаційних потреб аудиторії, повідомленням відомостей, фактів від імені офіційної влади, вищого керівництва. При цьому чітко зіставляються різні підходи учасників подій до оцінки одного і того ж питання, заявляється офіційна точка зору, коротко мотивується вироблена позиція. ІНФОРМАЦІЙНИЙ ОГЛЯД ДОКУМЕНТІВ, прийнятих рішень не передбачає попутних висловлювань думки, оцінки, уточнення, посилання на прецедент і т.п. Безпристрасний перелік або скорочений переказ основних положень (тез, фактів), що відносяться до події, підкреслюють офіційність інформації, однозначність її тлумачення. Орієнтування, або конспективно-тезовий виклад теми брифінгу, може бути запропонований журналістам для уточнення ключових ідей, фактичних подробиць зустрічі (П.І.Б. дійових осіб, дата, статистика, терміни, офіційна назва документа та ін.) Приватні думки, цитати і т.п. відсутні. "Без коментарів!" - Це заява в найкращій формі моделює всю ситуацію брифінгу. Журналісти отримують з перших рук інформацію, вся гідність якої полягає в тому, що заявлена ​​офіційна точка зору. Відсутність коментарів пояснюється в даному випадку тільки однією обставиною - Необхідність нагально повідомити новину. А коментарі все одно з'являються - на другий день в колонках оглядачів. У КОМЕРЦІЙНИХ СТРУКТУРАХ брифінг журналістів проводять спеціально для роз'яснення тонкощів функціонування ринкового механізму заплутаної ситуації. Це робиться для того, щоб в журналістських публікаціях не було помилок. Та ж ситуація і при освітленні спеціальної ТЕХНІЧНОЇ або НАУКОВО-ТЕХНІЧНОЇ проблематики. ІНФОРМАЦІЙНА ДОПОВІДЬ з розгорнутою «фактурою» події, статистичними викладками, схемами та кресленнями найбільше підходить для «комерційних» брифінгів.