3. Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме

В организации существуют многообразные коммуникации между уровнями управления (вертикальные коммуникации), между различными подразделениями (горизонтальные коммуникации), между руководителем и рабочей группой, руководителем и подчиненным, а также неформальные коммуникации.

При движении информации внутри организации смысл сообщений может искажаться в силу различных причин объективного или субъективного плана. К ним относятся:

• непреднамеренное искажение — может происходить в силу затруднений в межличностных контактах;

• сознательное искажение, когда отправитель со­общения модифицирует его смысл в своих интересах;

• фильтрация, когда для ускорения движения ин­формации сведения приходится суммировать;

• несовпадение статусов уровней организации, в силу чего возникает тенденция снабжать руководителя только положительной информацией;

• страх перед наказанием.

Помимо искажения сообщений возникают и другие трудности в развитии коммуникаций. Так, менеджер сталкивается в работе с большим объемом информации и не в состоянии реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную и оставлять ту, которая кажется ему наиболее важной. Другая трудность может быть связана с недостаточной продуманностью структуры организации. В организации с многочисленными уровнями управления каждый пос­ледующий уровень может корректировать и отфильтровывать сообщения, поэтому вероятность информа­ционных искажений растет.

Для того чтобы улучшить систему коммуникаций, в современной фирме используется следующее:

• управленческое регулирование. Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчиненных. Менеджер может практиковать короткие или периодические встречи с одним или не­сколькими подчиненными, обсуждать и прояснять новые планы, цели, контролировать ход работ с отчетами по результатам контроля;

• системы обратной связи. Один из вариантов та­кой системы — опрос работников. Опросы позволяют выяснить у подчиненных, четко ли доведены до них цели их деятельности, с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются, получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе;

• системы сбора предложений. Они разрабатываются для того, чтобы облегчить поступление информации на верх, снизить тенденцию фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации;

• издание ежемесячных бюллетеней, содержащих информацию для всех работников (обзор предложений по поводу управления, нового контракта, нового вида продукции; ответы руководства на вопросы сотрудников);

• использование электронной почты, проведение видеоконференций.

Законы и правила коммуникаций.

1. закон «Правда не в том, что говорит отправитель, а что понимает получатель». Если получатель неправильно трактует сообщение, то вину несет отправитель.

2. закон «Это белое?» - Люди легче понимают позицию того человека к которому испытывают эмоционально-положительное отношение и не принимают, а иногда и вовсе отвергают позицию того человека к которому, испытывают эмоционально-отрицательное отношение.

Правила коммуникации:

1. Невозможно не коммуникатировать.

2. Любое общение содержит 2 аспекта:

3. Уровень содержания;

4. Уровень отношений.

5. Успех коммуникации определяется тем, какие фазы проходит данный процесс.

6. Важнее то, как говорится, чем- то, что говорится.

7. Структура отношений определяется ролями и психологическими установками.

8. На уровне содержания и на уровне отношений используют разные языки и разные способы восприятия информации;

9. В информации выделяют текст и контекст. Текст - то, что передается, контекст - то, что подразумевается.

10. Эффективной коммуникация будет тогда, когда она начиналась как комплиментарная, а закончилась как симметричная.