Тема 7. Процесс коммуникаций и их эффективность в управлении.

1.Коммуникации в менеджменте и их роль. Виды управленческой информации

Менеджмент — это та сфера человеческой деятельности, где общение играет определяющую роль. От того, насколько грамотно построено общение, зависят результативность переговоров, степень взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в организации. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением — процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведением их до понимания другими людьми. Менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80% своего рабочего времени.

Понимание процессов передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка навыков эффективного взаимодействия с людьми необходимы менеджеру любого уровня. Сегодня опытный руководитель тратит большую часть рабочего времени не на решение финансовых, технических или организационных проблем, а на решение психологических задач, возникающих в процессе общения с подчиненными, коллегами и начальством. Знания и умения в области общения необходимы не только менеджерам, но и любому из нас, ибо через общение человек организует и оптимизирует свою производственную, научную, коммерческую, учебную и любую иную деятельность. Общение позволяет решать не только вопросы организации, но и проблемы ее сотрудников.

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией.

Коммуникация (лат. communicatio) — делать общим, связываться, общаться.

Коммуникация — это первое условие существования всякой организации.

Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа не­возможна.

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку, как общение. В менеджменте коммуникация — это обмен информацией между людьми. На основе этого обмена руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Коммуникация может иметь место, лишь если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них име­ется общий социальный опыт, или они говорят на одном языке.

В связи с этим скажем об одном случае, который произошел с известнейшей фирмой «Дженерал Моторс». Эта фирма выпустила на латиноамериканский рынок новую модель автомобиля и назвала его «Чеви Нова». Модель на рынке успеха не имела. Пытаясь понять, в чем дело, фирма проводила маркетинговые исследования и, к своему ужасу, установила, что слово «нова» на испанском языке означает «она не едет».

Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации. Информация имеет определенного носителя. Носители социальной информации — речь, графика, знаковые системы, коды, символы, различные технические средства.

Способы передачи информации: устные сообщения (личные и по телефону), письменные (от писем до электронной почты) и даже язык жестов.

Если источником сообщения выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации.

Управленческую информацию выполняет следующие функции:

• исходную, она кладется в основу принятия решений;

• организационную, она используется при реализации решений;

• регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;

• •учетно-контролъная, она используется на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию также можно под­разделить на:

• внутреннюю;

• внешнюю.

Внутренняя информация — это информация непосредственно о данной организации и ее внутренних переменных (цели, задачи, структура, технология, люди).

Внешняя — об окружающей организацию среде.

По предназначению управленческая информация может быть:

• открытой;

• для служебного пользования;

• секретной;

• совершенно секретной;

• •совершенно секретной особой важности.

Средства передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В со­временный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации — радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи и хранения информации нельзя.

Управленческая информация выполняет в организации следующие задачи:

• обслуживает функции управления — от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;

• связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой;

• обеспечивает движение к заданной цели, позво­ляя выбрать определенную линию поведения.

Буквально все организации перерабатывают, ис­пользуют информацию.