14. Организация и проведение пресс-конференций

Новостной повод пресс-конференции. Может задаваться как общей новостью, так и корпоративными интересами. Пресс-конференция – это мероприятие, существующее в информационном поле, оно не изолированно.

Необходим новостной повод – это событие, факт, поступок, действие лица или организации, обладающий корпоративной или социальной значимостью и совпадающий с информационными интересами и ожиданиями целевой аудитории. Это всегда соединение интересов обеих сторон . Эксклюзивность новостного повода - важный критерий.

Документы перед пресс-конференцией.

Эффективным способом распространения информации перед конференцией является пресс-кит (медиа-кит). В него входят:

•пресс-релиз (информационное сообщение для СМИ, которое может лечь в основу новости, стать информационным поводом для публикации)

•бэкграундер (как правило, служит дополнением к пресс-релизу и содержит информацию о новостном контексте («фоне»), историю вопроса, справку о деятельности организации и так далее. Бэкграундер содержит дополнительную информацию для журналиста, уже заинтересованно в ее получении. )

•факт-лист (факт-лист (фактическая справка) является не единым и законченным текстом, а перечнем фактов, которые могут пригодиться журналисту при написании статьи. Как правило, факт-листы содержат информацию, которую условно можно назвать «любопытные цифры» и «а знаете ли вы, что». Здесь уместны любые интересные, яркие особенности новости или работы организации. )

•презентационные материалы (брошюры)

•фото, видеоматериалы

•подборка публикаций по теме, интервью, байлайнеры (статьи, написанные от имени специалистов компании)

часто задаваемые вопросы

социологические материалы

Время проведения пресс-конференции следует выбирать исходя из информационной картины (наиболее привлекательны вторник, среда, четверг с 11.00 до 14.00).

Когда и как оповещать СМИ?

Обычно за неделю аккредитованным журналистам рассылаются приглашения, в которых должна фиксироваться не только тема пресс-конференции, но и основные вопросы и персоны, место, время, план. Дубль - за два дня.

Рассылку лучше делать вечером или ночью. За сутки проводится контрольный обзвон редакций. Можно также пригласить интересных людей не-журналистов.Мы должны заманивать содержанием и первостатусными фигурами (или героями события). Журналисты должны заинтересоваться либо конфликтом, либо персоной, либо скандалом.

Общее правило – пресс-конференция должна стоить того, что журналист потратил на нее свое время

Персонифицированные приглашения. Можно отсылать творческие письма (мы помним ваши публикации тогда-то и там-то). Есть, конечно, и типовые приглашения тоже.

До начала пресс-конференции должно быть готово помещение, дизайн обязателен. В интерьере желательна смесь делового и клубного стилей, указатели, никаких искусственных цветов, элементы фирменного стиля, проверка микрофонов.

Кроме плана у пресс-конференции есть сценарий и сюжет. Сценарий предполагает сюжетный ход, интригу, которую нужно разрабатывать на уровне отношений со СМИ. Конференция должна заканчиваться нейтрально-позитивными вопросами. Всегда желательно начинать вовремя. По бумажке читать можно, если речь идет о конкретных цифрах, показателях, но контакт должен быть прямым.

Мастерство пиар-менеджера заключается в том, чтобы на типовые обстоятельства положить нетиповые, неожиданные ходы.

Главное преимущество пресс-конференции, состоит в том, что это отчасти управляемое, модерируемое событие. Обычно пресс-конференция начинаются с представления участников, актуализации повода пресс-конференции, указанного в анонсе, собственно, заявлений участников. Затем журналистам предоставляется возможность задать свои вопросы. Пресс-служба может попросить дружественных журналистов задать 2-3 заранее подготовленных вопроса, ответы на которые помогут задать ход пресс-конференции.

Ведущий пресс-конференции (модератор) имеет возможность переадресовывать заданный журналистом вопрос в адрес того, кто на него сможет лучше ответить, а в крайних случаях отклонить его как некорректный, не соответствующий теме пресс-конференции или требующий получения дополнительной информации и отложенного ответа. Пресс-конференция может продолжаться 1-2 часа.