Практична робота № 9

Тема: Вставка додатків Microsoft Office, елементів керування у форми та звіти БД

Мета: Навчитись використовувати додатки Microsoft Office та елементи ActiveX у форми та звіти БД

ХІД РОБОТИ

1. Вставити у форму додаток MS Word декількома способами.

2. Вставити у форму додаток MS Exel декількома способами.

3. Створити публікацію даних БД в MS Word.

4. Створити публікацію даних БД в MS Exel.

5. Відправити данні Access по електронній пошті.

6. Включити елемент управління Календар у форму (при необхідності створити відповідне поле).

7. Продемонструвати викладачеві набуті навички при захисті на комп’ютері практичної роботи.

ТЕОРЕТИНА ЧАСТИНА

Програма Access — це не тільки система управління базами даних, але і компонент кращого в світі пакету програмного забезпечення — пакету Microsoft Office. Програми Access, Word і Excel взаємодіють один з одним, і дані, що містяться в одному з цих застосувань, можуть використовуватися в будь-якому іншому.

Для діставання доступу до Excel або Word з Access досить клацнути на кнопці із списком Зв'язки Officeрозташованою на панелі інструментів і такою, що містить наступні елементи:

• Злиття в Microsoft Office Word;

• Публікація в Microsoft Office Word;

• Аналіз в Microsoft Office Excel

Публікація даних в Word

Не дивлячись на наявність в її арсеналі ефективних засобів для створення звітів, Access не призначена для застосування як текстовий редактор. Коли потрібно виконати додаткове форматування даних, недоступне в Access, доводиться ухвалювати рішення про їх публікацію в Word. (Під словом публікація слід розуміти копіювання даних без зміни формату в документ Word.)

Під час публікації деякі властивості, що визначають формат Access, можуть бути втрачені, проте дані в Word, швидше за все, форматуватимуться наново. Ми опублікуємо звіт Каталогиірастенія у Word, виконавши наступні дії.

1. У Access клацніть на посиланні Звіти у вікні бази даних і виберіть звіт Каталогиірастенія.

2. Виберіть команду Публікація в Microsoft Office Word із списку кнопки Зв'язки з Office. Звіт, відкритий в Word, показаний на рисунку 1.

Рисунок 1 - Звіт Access скопійований в документ Word

Після публікації документа можна використовувати будь-які функції форматування Word. Цікаво, що документ публікується не у форматі Word, а у форматі «збагаченого» тексту. Тому при збереженні файлу зміните параметр Тип файлу на Документ Word (*.doc). Інакше програмою буде вибраний формат з розширенням .rtf.

Злиття даних Access з документами Word

Якщо ви пишете лист, який має бути відправлене декільком адресатам, а всі імена і адреси зберігаються в базі даних, то цей лист можна створити як звіт Access. Проте часто буває простіше об'єднати імена і адреси з документом Word, що містить тіло листа. Це дозволить скористатися всіма функціями даного текстового редактора по форматуванню тексту. Враховуючи, що всі імена і адреси зберігаються в базі даних Access, лист можна створити в Word у вигляді документа особливого типу — документа злиття. У тіло такого листа включаються спеціальні коди полів, відповідні іменам і адресам імен полів в базі даних Access. Потім дані Access об'єднуються з документом злиття, і Word додає дані, використовуючи як путівник по іменах коди полів.

Створимо простий лист, що містить дані про всі каталоги, які зберігаються в базі даних Access, із запитом про те, чи можна отримати каталог останнього випуску.

Лист був створений в результаті виконання однієї з операцій злиття даних. Процес можна продовжити, наприклад, задавши в п. 2 пов'язання даних з сущимзтуующим документом Microsoft Word. Швидше за все, документ вже містить всі необхідні коди полів, проте майстер дає можливість, перш ніж виконувати злиття даних, змінити вказані раніше параметри.

1. Клацніть на посиланні Таблиці і виберіть таблицю Каталоги.

2. Виберіть команду Злиття в Microsoft Office Word у списку кнопки Зв'язки з Office для запуску майстра Злиття з документами Microsoft Word.

3. На першій панелі майстра виберіть перемикач Створити новий документ і встановити зв'язок з ним оскільки лист ще потрібно створити. Клацніть на кнопці ОК. В результаті автоматично буде запущена програма Word і відкритий новий, порожній документ. Справа повинна знаходитися панель майстра Злиття.

4. Введіть текущую дату, вибравши команду Вставка>дата і час. У діалоговому вікні Дата і час виберіть третій формат зверху. Якщо встановити прапорець Оновлювати автоматично (при намірі його зберегти і застосовувати повторно) при кожному подальшому відкритті документа використовуватиметься поточна дата. Клацніть на кнопці ОК.

5. Натисніть клавішу <Enter> чотири рази.

6. Тепер необхідно ввести перший код поля, призначеного для зберігання імені каталога. Для цього клацніть на кнопці Вставити поля злиття. У діалоговому вікні, що з'явилося, виберіть поле Ім'я і клацніть спочатку на кнопці Вставити потім — на кнопці Закрити. Повторюючи вказані дії, додайте всі необхідні поля (Ім'я, Місто, Область, Поштовий Індекс і Країна).

7. Обов'язково введіть кому і пропуск між полями Місто і Область а також пропуск між полями Область і Поштовий Індекс. Замість того щоб кілька разів відкривати і закрити діалогове вікно Додавання поля злиттяможна відразу вибрати всі потрібні поля.

8. Двічі натисніть клавішу <Enter> і введіть напис Для відповідальних осіб:. Ще раз двічі натисніть клавішу <Enter> і введіть текст листа, як показано на рисунку 2 (панель завдань Word можна закрити).

9. Зміните, якщо буде потрібно, формат листа.

10. Коли лист придбає бажаний зовнішній вигляд, можна створити новий документ, що містить всі листи, або ж відправити листи безпосередньо на роздрук. У даному прикладі був створений саме документ, що дозволило позбавитися від необхідності роздруковувати листам. Клацніть на кнопці Злиття у новий документ, розташованою на панелі інструментів.

Рисунок 2 - Документ містить текст листа і коди полів

11. У діалоговому вікні, що відкрилося, можна обмежити кількість друкованих листів, злив деякі записи. Лист буде відправлений по адресах всіх видавців каталогів, тому залиште перемикач Все і клацніть на кнопці ОК. 12. На рисунку 3 показана перша сторінка нового документа — лист видавцям каталога Городник (з коректною адресою). Кожна сторінка каталога тепер є окремим листом. Документ можна зберегти, а листи роздрукувати — чи то прямо зараз, чи то декілька пізніше.