5.7.Процесс управления и его организация. Цикличный характер управления.

Процесс – ход какого – либо явления, последовательная смена событий для достижения какого – либо результата.

Процесс ГМУ - деятельность органов управления по достижению цели управления. Все начинается с изучения проблемы, сбора информации, определения цели( желаемого состояния системы), потом разрабатывается стратегия, выбираются методы и способы достижения цели. По ходу принятия и исполнения решения осуществляется контроль.

Процесс ГМУ - процесс воздействия субъекта на объект на основе реализации функций управления как совокупности однородных работ посредством использования методов управления, обеспечивающих достижение целей управления.

Процесс управления - непрерывно цикличный.При осуществлении этапов управления осуществляется цикл принятия управленческих решений.

Этапы управления:

1. планирование- анализ проблемы, выбор цели, прогнозирование, моделирование, программирование.

2. организация - создание структуры или ее изложение, подбор кадров, переквалификация, повышение квалификации, обеспечение материалами, оборудованием, информацией; мотивация, руководство работой.

3. контроль-назначение ответственных, разработка критериев, этапов контроля.

4. регулирование - если цель не достигнута, требуется корректировка в системе. По результатам контроля можно определить, где сбой; если на этапе планирования, то возвращаемся на начало цепочки.

При реализации каждого этапа принимается ряд решений. Процесс управления осуществляется на различных уровнях управления государством (федер., регион., местн.)Основные функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Управление - как наука - система упорядоченных знаний в виде концепций, теорий, принципов, способов и форм управления.

Управление - как искусство - способность эффективно применять данные науки управления в конкретной ситуации.

Управление - как функция - целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.

Управление - как процесс - совокупность управленческих действий, которые обеспечивают достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию на «выходе».

Управление - как аппарат - совокупность структур и людей, обеспечивающих использование и координацию всех ресурсов социальных систем для достижения их целей.

Управление (Албастова) – специф вид деятельности по определению целей О, разработке механизма их достижения и координации труда членов О для получения результатов соответствующих цели

Процесс управления - последовательность формирования и осуществления воздействий для достижения цели или целей.

В литературе процесс управления традиционно рассматривается как триада — решение, исполнение, контроль. Соответственно этому выделяются три стадии — принятие решения, организация исполнения, контроль и проверка исполнения.

Управление является атрибутом общественного бытия. В обществе всегда существуют управленческие отношения. Каждый субъект решает какие-то определенные задачи, которые служат решению более общей задачи: решив одну, субъект управления принимается з. следующую.

Несмотря на самые разнообразные изменения, отклонения, в управленческой деятельности наблюдается четкий ритм, проявляющийся в последовательном возвращении одной и той же стадии процесса, в его волнообразности и представляющий особый тип связи событий, организующий отдельные части процесса в единое целое.

Цель управления всегда состоит в изменении наличного состояния выбранного объекта, в доведении его до заранее намеченного уровня (или сохранении его в заданном состоянии).

Как и всякий процесс, управление состоит из следующих друг за другом операций. Для достижения целей субъект использует в основном однотипные, стандартные приемы работы, совершает в определенной последовательности ряд действий: анализ ситуации, постановка задач, организация Исполнения. Управление носит ярко выраженный цикличный характер: непрерывный процесс, который складывается из относительно замкнутых циклов. В процессе осуществления каждого из них достигается какая-то конкретная цель.

Кибернетика - наука об управлении сложными динамическими системами, способными воспринимать, хранить и перерабатывать информацию и использовать её для управления.различают 2 типа управления. При цикличном управлении управляющая система получает сведения о ходе процесса и может оказывать воздействие на его течение, т.е. осуществляется обратная связь и коррекция. При разомкнутом управлении обратная связь и коррекция отсутствуют.

Организационная среда руководителя объективно насыщена такими управленческими решениями, которые держат в поле зрения три основных процесса: производственный, торговый и инновационный.

Производс-ый процесс основ-тся на опред-ном технол-ом цикле, к-рый имеет свои стадии: от поставки сырья до изготния конечной продукции. Торговый процесс основ-тся на жизн. цикле товара (услуги) и фиксирся в тех или иных объемах продаж: от выхода на рынок до снятия товара. Инновац-ый процесс основ-тся на период-ком обновлении техники, техн-гии, орг-ции дела, обучении персонала и имеет свои стадии: от идеи до внедрения.Руководителю важно все эти процессы упорядочить в пространстве и времени, совместив выполнение работ по объемам, качеству, срокам, исполнителям. Инструментом такого упорядочения являются те управленческие решения, которые воплощаются в конкретной организационной среде и реализуются в виде конечного результата.

В обществе существует бесчисленное множество единичных циклов управления. Они отличаются своими пространственными рамками, продолжительностью во времени, задачами, которые ставятся в том или ином цикле, а также путями и средствами решения этих задач, значением в функционировании и развитии общества и т. д.

Каждый цикл состоит из ряда взаимосвязанных стадий (этапов, фаз). При этом одна является необход. предпосылкой другой.

Стадия цикла — это относительно обособленная часть процесса решения управленческих задач, соответствующий этап работы с информацией. На каждой стадии субъект управления стремится к достижению относительно самостоятельной цели и имеет дело с определенной информацией, в силу чего эти этапы отличаются друг от друга и процедурами работы.

Говоря о стадийности управленческого процесса, следует помнить, что речь идет об этапах решения конкретного вопроса применительно к деятельности определенного субъекта управления, так как в одно и то время в одном и том же органе различные дела могут находиться иных стадиях осуществления. Один и тот же управленческий акт одного субъекта может завершать цикл, а для другого — начинать т. д.

Объектом УЦ является деловое поведение работников.

В наиболее общем виде УЦ может быть представлен как органическое единство трех стадий:

1. оценка ситуации или сбор и обработка информации,

2. подготовка и принятие решений,

3. организация исполнения.

В этой триаде контроль не занимает самостоятельного места, поскольку это только одна из форм сбора информации, в процессе которой фактическая или предполагаемая (предварительный контроль), ситуация сравнивается с определенным эталоном. Иными формами сбора информации являются изучение законодательства и научной литературы, статистический и бухгалтерский учет, личные контакты с людьми и т. д. Следует также отметить, что контроль состоит в сборе информации о положении дел внутри системы, а для умелого управления необходима информация и о внешней среде.

Контроль — не стадия цикла, а функция управления.

Он может осуществляться на разных этапах управленческой деятельности. Предварительный контроль предшествует принятию решения;

Текущий контроль является необходимым компонентом организации исполнения; Последующий контроль завершает цикл.

Но это уже подготовка и начало нового цикла. Сбор информации (в том числе и путем контроля) завершает один цикл и начинает другой. Эта деятельность опосредует связь единичных циклов, обеспечивает непрерывность управления.

Очень важна проблема информационного обеспечения управленческого процесса. Большую роль в ее решении играют нормативные средства. Общие правила поведения должны четко определить порядок обора и закрепления информации, установить субъектов информационных связей, урегулировать их отношения и т. д. В информационном обеспечении функций ГУ велико значение правовых средств. Правовое обеспечение информационных процессов необходимо для четкого, быстроте и правильного функционирования аппарата управления, научной организации управленческого труда.

Информация — важнейший компонент управления. С одной стороны, она выступает как предмет управленческого труда, а с другой — как средство воздействия на подчиненных. Предметом труда является справочная информация, а на подчиненных же, как правило, воздействуют с помощью директивной информации. Между субъектом и объектом управления существует постоянное взаимодействие, обмен информацией, сигналами, содержащими сведения.

Первая стадия УЦ включает в себя такие основные моменты, как сбор, предварительная обработка и передача информация. Следует отметить, что последовательность операций может быть иной, например, передача информации может предшествовать ее обработке. Рассматриваемая фаза является подготовительной. Здесь информация не создается, а собирается и анализируется. Она, а следовательно, и цикл в целом, начинается со сбора объективных данных о внешней среде и самой самоуправляемой системе. Сбор информации состоит из таких операций, как предварительное решение вопроса о виде и объеме потребной информации, поиск ее, уяснение полученных данных.

Управленческий цикл начинается для достижения конкретно поставленной цели (во исполнение полученной директивы, для раскрытия конкретного преступления и т. д.) или во исполнение общих задач, закрепленных актами о компетенции органа. Во всех случаях субъект управления, должен предварительно решить вопрос, где и какие данные он должен собрать, определить хотя бы в самом общем плане направления и задачи поиска.

Собранная информация должна быть зафиксирована на определенных носителях, размножена, зарегистрирована, проанализирована. Все операции можно отнести к предварительной обработке данных. Важнейшей особенностью человечества является умение передавать информацию от поколения к поколению.

Выработка и принятие решения – второй этап УЦ. Этой важнейшей стадии в научной литературе уделено большое внимание. На этом этапе создается новая информация о должном, необходимом, обязательном. Анализ объективных процессов позволяет предвидеть будущие состояния системы (опережающее отражение) и путем перебора вариантов выбрать определенную цель. На рассматриваемой стадии субъект управления на основе информации о сущем создает информацию о должном, возможном.

В обобщенном виде весь процесс выработки и принятия решений включает в себя:

а)прогнозирование и выявление вопросов, разрешение которых требует принятия решении;

б)выбор оптимального варианта решения;

в)составление и согласование проекта;

г) принятие решения;

д) оформление решения.

На завершающей – третьей – стадии идеальное становится материальным, в процессе совместной целенаправленной деятельности люди изменяют окружающий мир. Следует также отметить, что в ходе организации исполнения проверяется качество решений.

Приняв решение, руководитель обязан организовать его исполнение. Управленческое решение должно быть доведено до сведения исполнителей путем ознакомления под расписку, оглашения, рассылки, опубликования. Исполнителям и заинтересованным лицам разъясняются цель и значение

планируемых мероприятий, при этом важно добиться состояния готовности к определенной деятельности в направлении, «заданном» решением.

Организация выполнения включает в себя и такие мероприятия, как подбор, расстановка, обучение кадров, финансирование, выделение необходимых материалов и оборудования.

5.8. Упр-кий труд и оценка его результ-ти. Проектирование раб-х мест.

Управл-кий труд (УТ) - вид трудовой деят-ти по выполнению ф-ций упр-ния в орг-ции. Назначением УТ явл-ся обеспеч-ие целенаправ-ной и скоордин-ной деят-ти трудового коллектива по реш-ию стоящих перед ним задач. Предметом УТ является инф-ция. Средством УТ является орг-ная и вычислительная техника. УТ имеет специфические особенности, проявляющиеся в том, что он участвует в создании матер-ных ценностей ч/з орг-цию труда лиц, занятых производст-ным трудом. Особенностью труда служащих явл-ся его умственный хар-р. Конечным рез-том УТ явл-ся упр-кие реш-я, к-рые многообразны, трудно поддаются оценке, и процесс принятия к-рых зависит от многих факторов и требует коллект-го труда. Существуют 3 уровня осуществления УТ: 1)Инфор-ный ур-нь – упр-ние посредством инф-ции; 2)Чело-кий ур-нь – упр-ние через людей; 3)Ур-нь действия – упр-ние действием. Конечная цель УТ и усл-ие функц-ния орг-ции - непосредственное действие - может осущ-ся непосредственно.

Упр-кая дея-сть - это, прежде всего, осмысленная деят-ть, цель к-рой поднять эфф-ть орг-ции произв-ва.

Оценка результат-ти труда - важная часть процесса упр-ния персоналом и людскими ресурсами, с помощью к-рой орг-ция опред-ет насколько эфф-но раб-к выполняет свою работу.

В самом общем виде результат труда работников аппарата управления характеризуется уровнем или степенью достижения целей управления при наименьших затратах.При этом важное практическое значение имеет правильное определение количественных или качественных показателей, отражающих конечные цели организации или подразделения. Показатели оценки выступают в виде критериев, учитывающих качество выполняемой работы, ее количество и т. п.В связи с разделением управленческого труда, результат труда руководителей, как правило, выражается через итоги производственно-хозяйственной и иной деятельности организаций или подразделений, а также через социально-экономические условия труда подчиненных ему работников. Результат труда специалистов определяется исходя из объема, полноты, качества, своевременности выполнения закрепленных за ними должностных обязанностей. Применительно к оценке результатов труда работников органов государственного управления понятие широкой эффективности определяется через степень достижения цели территориального образования или результаты в итоге руководящей деятельности органа управления. Понятие узкой эффективности определяется через полноту и качество выполнения функций органа управления и обязанностей его работников, обеспечение целей органа управления.

Основными показателями, учитывающими личный вклад  гражданского служащего в общие результаты работы являются:– своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей;– инициативность и творческое отношение к выполнению своих обязанностей и поручений руководителя;– организованность, умение планировать работу (расстановка приоритетов, порядок в документации, совершенствование организации работы);– выполняемый объем работы;– ответственность, самостоятельность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля);– соблюдение дисциплины труда.

Проэкт рабочего места – документ определяющий выбор рацион-го сочетания элементов, обязан-й и задач работников, позвол-х ему достичь наилучших результатов и получить удовлет-е от выпол-й работы.

Для того чтобы процедура оценки была эфф-ной, она должна включать следующие обязательные ступени: 1) установить стандарты результат-ти труда для каждого рабочего места и критерии ее оценки; 2) выработать пол-ку проведения оценок результ-ти труда (ОРТ), т.е. решить когда, кому и насколько часто следует проводить оценку; 3)обязать опред-ных лиц, либо самих раб-ков проводить ОРТ; 4)обсудить оценку с раб-ком; 5)принять реш-е и документировать оценку.

Проект рабочего места (РМ) – документ, определяющий выбор рационального сочетания элементов, обязанностей и задач работников, позволяющих ему достичь наилучших результатов и получить удовлетворение от выполняемой работы.

Проектирование РМ должно позволить нам получить ответы на следующие вопросы:

1.Какие операции функции целесообразно сгруппировать на данном РМ.

2.Сколько времени необходимо для выполнения данных операций и функций.

3.Как организовать РМ таким образом, чтобы увеличить производительность труда.

4.Какой режим наиболее целесообразен для данного РМ.

5.Какими личностными характеристиками должен обладать работник, занимающий данное РМ.

6.Как может быть использована информация, полученная в результате разработки проекта РМ для создания программы управления персонала организации.

При проектировании РМ может быть использовано 2 подхода:

1. нормативный, который строится на таких принципах научного менеджмента:

   1. любой процесс дожжен быть качественно исследован;

   2. рабочий процесс должен быть тщательно организован;

   3. работники должны быть обучены выполнению данного процесса;

   4. система денежного вознаграждения должна соответствовать сложности выполняемой задачи и качеству выполняемой задачи.

2. поведенческий подход, который основан на формировании проекта РМ, чтобы это способствовало повышению личного творческого вклада работника в свою деятельность. Построен на: Учете значимости должности в представлении работника. Оценке важности и нужности выполнения работ. Учете степени ответственности и регулярной оценке итогов деятельности работников.

Содержание проекта РМ включает:

1. название должности;

2. краткое описание должностных обязанностей;

3. описание действий работников во время выполнения своих должностных функций;

4. описание условий работы и рабочей среды;

5. описание социального окружения работника;

6. описание требований к профессиональным и личностным качествам работника.

Этапы разработки проекта РМ:

1. Определение роли РМ в структуре организации.

2. Определение целей и задач анализа РМ и определение использования информации о РМ.

3. Отбор типовых РМ для анализа.

4. Выбор методов анализа РМ и сбор необходимых данных.

5. Описание РМ.

6. Составление спецификации РМ.

7. Непосредственная разработка проекта РМ.

8. Оценка качества проекта и внедрение данного проекта в систему управления персоналом.