5.5 Рационализация деят-ти гос. И муниц. Служащих.

Управлять собственной деятельностью достаточно сложно, это даже сложнее, чем управлять рациональным использованием др. ресурсов. Значит часть времени руководителя тратиться нерационально. Это ведет, прежде всего, к перегрузке и неэффективности работы руководителя, неправильному распределению сил.

Самоменеджмент – последовательное и целенаправленное использование руководителем (специалистом и т.д.) испытанных методов и практических приемов работы в повседневной деятельности для повышения эффективности выполняемых процедур и операций, достижения намеченных целей.

Основная цель - максимальное использование работником собственных возможностей и сознательное управление своим рабочим временем.

Базируясь на системном подходе, можно построить модель человека, выделив основные подсистемы, которые могут объяснить его поведение (раскрыть главные функции). С учетом этого, данная (упрощенная) модель человека будет включать 5 составляющих:

1. физическая подсистема;

2. нравственная подсистема;

3. психологическая подсистема;

4. рациональная подсистема;

5. творческая подсистема.

Управление собой - это умение управлять каждой из пяти перечисленных подсистем и их интегралом – личностью.

Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций может охватывать 6 фаз:

• постановка цели – анализ и формирование личных целей;

• планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

• принятие решений - по конкретным делам;

• организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

• контроль – самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости – корректировка целей);

• информация и коммуникации – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Задачи самоменеджмента учитывают и такой фактор деятельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят о человеке утра - «жаворонке» и о человеке вечера - «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Необходимо изучить свои особенности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

Через самоменеджмент руководитель решает следующие задачи:

• Рационального использования имеющегося времени.

• Формирования умения мыслить целеустановочными категориями и работать в соответствии с целями.

• Обрести уверенность в себе и избавиться от стрессов.

• Научиться ежедневно, добиваться успехов и находить резервы времени.

Целью самоменеджмента является комплексное и систематичное использование технических приемов и методов реализации функций руководителя; изучение новых и критическое использование, осмысливание применяемых методов; готовность к изменению прежнего стиля работы.

Методы рационализации труда государственных и муниципальных служащих:

• Метод расстановки приоритетов. Установить приоритетность - это значит принять решение о том, какая из задач имеет наиболее высокую значимость, разместить все задачи в порядке значимости и включать их в план своей работы в соответствии с установленной очередностью. Этот метод позволяет концентрировать внимание на одной задаче, обоснованно исключаются дела, которые м.б. выполнены другими. Снижаются стрессовые перегрузки и конфликты.

• Метод “Альфы” включает в себя пять стадий:

  1. Составление заданий дня.

  2. Оценка длительности акций.

  3. Резервирование времени «про запас» (60:40).

  4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению (делегирование).

  5. Последующий контроль – перенос несделанного.

• Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

• Применение принципа Парето (соотношение 80:20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени.

• Анализ по принципу Эйзенхауэра.

Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

1. Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела.

3. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.

4. Менее срочные/менее важные задачи.

Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.