Действия с несоответствиями и уведомлениями
Действия с несоответствиями и уведомлениями включают следующие этапы:
зарегистрированные несоответствия и замечания (уведомления) председатель комиссии (главный эксперт) официально представляет руководству проверяемой организации;
если несоответствия и уведомления комиссией доказаны, то уполномоченный представитель руководства проверяемой организации ставит свою подпись на бланках регистрации несоответствий и уведомлений;
организация проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и разрабатывает корректирующие мероприятия.
Корректирующие действия, предпринимаемые для устранения причин и последствий выявленных несоответствий, могут иметь различный успех, хотя это обычная, рутинная работа на любом предприятии.
Состав, последовательность и содержание операций, составляющих корректирующие действия, практически одинаковы для любого предприятия. Различия определяются особенностями продукции, масштабами выпуска, условиями поставки и уровнями допустимого риска.
Большую часть несоответствий составляют те, у которых масштабы и тяжесть последствий не носят критического характера. Их появление обычно связано с нестабильностью процессов выпуска продукции или процессов менеджмента, или же с неэффективностью ранее предпринятых корректирующих действий. В каждом случае, как правило, не требуется принятия особых решений со стороны руководства предприятия.
Несоответствия, которые носят катастрофический, аварийный характер, встречаются на большинстве предприятий крайне редко. Выявление причин их появления и остальные действия требуют принятия особых решений со стороны руководства предприятия, обычно связанных с проведением специальных исследований и серьезных доработок продукции и процессов её выпуска. Нередко исследования и корректирующие действия проводятся с привлечением других заинтересованных сторон (заказчик, поставщики, органы госнадзора и др.).
Сказанное выше дает возможность предложить типовой порядок корректирующих действий и связать их с процессами жизненного цикла продукции и процессами менеджмента. Это позволяет руководству предприятия определить лиц, ответственных за отдельные действия, и превратить корректирующие действия в постоянные, упорядоченные функции должностных лиц, обеспеченные организационно, методически и ресурсами.
Корректирующие действия должны быть адекватны последствиям выявленных несоответствий. Реализация корректирующих действий предусматривает несколько уровней в зависимости от масштабов и важности выявленных проблем:
уровень предприятия;
уровень процесса;
уровень структурного подразделения (службы);
уровень отдельного исполнителя.
Корректирующие действия включают, как правило, следующие основные операции:
выявление и регистрация несоответствия;
анализ, установление и регистрация причин несоответствия,
доведение информации об обнаруженных несоответствиях до лиц, ответственных за их анализ и установление причин их появления;
оценка необходимости и выбор корректирующих мероприятий, направленных на устранение причин появления несоответствия;
планирование корректирующих мероприятий, предусматривающее оценку их адекватности последствиям выявленного несоответствия и выделение ресурсов для их выполнения;
выполнение корректирующих мероприятий;
контроль выполнения корректирующих мероприятий;
анализ и оценка результативности корректирующих мероприятий;
составление итогового документа (акт, протокол, отчет).
При анализе несоответствий и установлении причин их появления следует учитывать, что причинами могут быть:
неправильно установленные требования к характеристикам персонала и его составу;
несоблюдение установленных требований к найму и подготовке персонала, что может привести к несоответствию характеристик персонала и его состава этим требованиям;
неправильно установленные требования к качеству и (или) количеству закупаемых материальных и нематериальных ресурсов (сырье, материалы, комплектующие или иная продукция, а также услуги);
несоблюдение установленных требований к качеству и (или) количеству закупаемых материальных и нематериальных ресурсов, что может привести к несоответствиям их качества и количества этим требованиям;
неправильно установленные требования к характеристикам орудий труда (помещения, оборудование, средства измерений и т. д.);
несоблюдение установленных требований к характеристикам орудий труда, что может привести к несоответствиям этих характеристик, в том числе метрологических, этим требованиям;
неправильно установленные требования к характеристикам (параметрам) процессов;
несоблюдение установленных требований к характеристикам (параметрам) процессов, что может привести к несоответствиям этих характеристик установленным требованиям.
План корректирующих мероприятий должен устанавливать:
уровень проведения мероприятий (предприятие, процесс, подразделение, рабочее место);
продукцию и (или) процесс, применительно к которым должны быть проведены мероприятия;
описание мероприятий;
ресурсы, необходимые для выполнения мероприятий;
исполнителей мероприятий;
должностных лиц, ответственных за выполнение мероприятий;
должностных лиц, ответственных за контроль реализации, анализ и оценку результативности запланированных мероприятий, а также составление итогового документа;
сроки выполнения мероприятий.
Регистрацию выполнения плана корректирующих мероприятий, как правило, осуществляют отметкой в плане или в журнале регистрации корректирующих мероприятий.
Должностное лицо, ответственное за контроль выполнения и оценку результативности плана корректирующих мероприятий, обеспечивает также составление и представление руководству предприятия итогового отчета о результатах выполнения всех корректирующих мероприятий.