7. Документы, регламентирующие управление персоналом в организации

Основой трудовых отношений в настоящее время является трудовой договор (контракт) – это документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Каждая организация составляет свой конкретный вариант этого документа с учётом своей специфики. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

Данный документ должен заключаться в письменной форме, которая повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать следующие основные условия - место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес, наименование структурного подразделения); конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнить работник; дату начала работы и её окончания; оплату труда; обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

На основании трудового договора составляется приказ о приёме на работу, который оформляют на бланке организации для внутренних документов. Данный документ содержит следующую основную информацию: название предприятия или организации, дату зачисления на работу, данные об её характере (временно, сезонно, постоянно, по совместительству); сведения о наличии испытательного срока; подразделение, должность, тарифный разряд, оклад, виды и размеры надбавок; продолжительность рабочего дня при неполном времени и др.

Прекращение трудового договора независимо от основания оформляется приказом об увольнении, который заполняется работником отдела кадров на всех уволенных. На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт. Данный документ содержит следующие основные сведения: название предприятия или организации; фамилию, имя и отчество увольняемого; подразделение, где он работал; категорию персонала; тарифный разряд; дату увольнения, его причину и основание и др.

Отпуск оформляется запиской о предоставлении отпуска в одном экземпляре, которая подписывается руководителем организации и подразделения, которому предоставляется право принимать решение об отпуске. На основании её отдел кадров делает отметку в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт отпускных. Данный документ должен содержать сведения о наименовании предприятия; фамилии, имени, отчестве работника; подразделении, категории, профессии, должности, тарифном разряде; сроке отпуска, его характере (ежегодный, дополнительный, учебный) и др.

Личная карточка является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу, она заполняется работником кадровой службы на основании представленных документов и со слов.

Личная карточка состоит из пяти разделов:

1. Приводятся год рождения, образование, специальность и квалификация по диплому, вид обучения, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность (дата и причина увольнения), семейное положение (состав семьи), паспортные данные, телефон, место и дата заполнения.

2. Указываются сведения о воинском учёте (группа и категория учёта, звание, военно-учётная специальность, годность к службе, наименование райвоенкомата).

3. Отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад, основания перевода, подпись руководителя).

4. Приводится информация об отпусках работника (виды, период, даты, основания).

5. Могут указываться данные об учёбе в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству, знании иностранного языка, инвалидности и др.

Табель учёта использования рабочего времени отражает использование рабочего времени без учёта оплаты труда (регистрация явок на работу, неявок, опозданий).

Расчётно-платёжная ведомость служит для расчёта и выдачи заработной платы всем работникам организации. Заполняется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных лицевых счетов и оформляется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Лицевые счета применяются для отражения сведений по оплате труда работников за прошлые периоды. Их заполняет бухгалтер на основе первичных документов. При этом делаются записи обо всех видах начислений и удержаний. На основании данных лицевых счетов составляются расчётно-платёжные ведомости отдельно по каждому подразделению.

Штатное расписание содержит перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приёма, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ.

Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность, организационную структуру, а также взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).

Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая определяет права, должностные обязанности и ответственность сотрудников; режим труда и отдыха; формы оплаты и дополнительного поощрения; служебные связи с коллегами, работниками других подразделений и организаций, необходимая для выполнения должностных обязанностей информация.