Вимоги до інвентаризаційних комісій та умови їх діяльності

Компетентність. Проведення інвентаризації слід доручати досвідченим працівникам, обізнаним з характеристикою господарських засобів, що перевіряються, технікою визначення їх фактичної наявності, номенклатурних, технологічних, якісних і сортових показників, порядок організації документування та звітності матеріально відповідальних осіб, порядок оформлення результатів інвентаризації

Гласність. Склад комісій сформується до початку інвентаризації. Список осіб, що входять до складу комісій слід оприлюднити в колективі

Кількість членів комісії. Для проведення інвентаризації достатньо три-п'ять членів комісії, оскільки за більшої кількості вони можуть заважати один одному, особливо при проведенні інвентаризації у невеликому приміщенні, а за меншої кількості (два члени комісії) існує високий рівень ризику їх змови з метою приховування певних активів (майна) підприємства

Оновлюваність складу. Для забезпечення більшої ефективності інвентаризацій склад комісій кожного разу або через певний час слід оновлювати призначаючи новий склад комісії, не обов'язково змінювати його повністю. Для виконання покладених на неї функцій потрібні певні навики і знання, тому бажано досвідчених працівників зберігати в складах комісій. Не виключено і повне оновлення складу комісії, якщо виявлені серйозні упущення або необ'єктивність в її роботі

Окремі особи в складі комісії. До складу комісії не повинні включатися особи, які здійснювали контроль за роботою матеріально відповідальних осіб та їх родичі. Можна і навіть потрібно включати представників служби внутрішнього контролю підприємства і незалежних аудиторських фірм (у ролі спостерігача). Участь у складі комісії незалежного аудитора дуже важлива як для власника, так і для зовнішніх користувачів, оскільки слугуватиме доказом того, що інвентаризація проводилася не формально і результати її достовірні

Рисунок 1.4 - Вимоги до інвентаризаційних комісій

Добровільна інвентаризація проводиться у випадках, коли на те виникає необхідність. Час і об'єкти інвентаризації визначає керівник підприємства своїм письмовим розпорядженням. Про доцільність проведення таких інвентаризацій було сказано вище.

Основними перевагами запропонованої класифікації є: уникнення необґрунтованих класифікаційних критеріїв поділу та видів інвентаризацій, що виключає штучне ускладнення її класифікації, практична цінність, оскільки забезпечується можливість правильного вибору виду інвентаризацій у відповідності до конкретної ситуації, наводяться основні характеристики видів інвентаризацій, що дає змогу приймати найбільш виважені рішення щодо доцільності застосування того чи іншого виду.

Важливим завданням при конкретизації змісту інвентаризації є встановлення переліку технічних прийомів, за допомогою яких здійснюється інвентаризаційний процес. Стосовно даного питання варто навести думку Бутинця Ф. Ф., який під інвентаризаційними прийомами вважає сукупність однорідних дій, що проводяться при виконанні окремих інвентаризаційних процедур для визначення фактичної наявності, стану об’єктів інвентаризації, визначення їх якісної характеристики та виявлення можливих відхилень в їх параметрах [11, 12].

В переважній більшості вчені Бардаш С. В., Войнолович О. П., Томашевська І. Л., Вітвицька Н. С., Кузьмінська О. Е. [7, 12] при визначенні інвентаризаційних прийомів обмежуються лише органолептичними прийомами здійснення перевірки в натурі. До них здебільшого відносять перерахунок, обмір та зважування. Крім цих органолептичних прийомів окремі автори до прийомів здійснення інвентаризації включають ще й такі як огляд та спостереження.

Крім цього, на нашу думку, при проведенні інвентаризації можуть частково використовуватись такі органолептичні прийоми, як опитування і контрольний запуск. Так, за допомогою опитування можна отримати пояснення матеріально відповідальних осіб стосовно виявлених під час інвентаризації лишків чи нестач майна, порушень порядку ведення складського господарства.

Також іноді виникає необхідність перевірки придатності до використання і визначення робочого стану окремих видів основних засобів, нематеріальних активів (програмного забезпечення, електронних носіїв інформації) тощо.

Разом з цим, вважаємо помилковим обмеження інвентаризації лише органолептичними прийомами, оскільки інвентаризація, що базується виключно на органолептичних прийомах перевірки не може виконати всього комплексу завдань, які перед нею поставлені [6].

На наш погляд, крім наведених вище органолептичних прийомів, інвентаризації притаманні ще й розрахунково-аналітичні та документальні методичні прийоми контролю, зокрема:

- економіко-математичні розрахунки, за допомогою яких можна визначити: розмір природних втрат запасів, збитків від розкрадання, нестачі, знищення матеріальних цінностей, кількість окремих видів запасів (наприклад, вагу насипних матеріалів), строк корисного використання необоротних активів, величину витрат майбутніх періодів, резерву майбутніх витрат і платежів та інші показники;

- оцінювання. Дозволяє визначити правильність оцінки активів, власного капіталу та зобов’язань підприємства. При цьому процес оцінки представляє собою присвоєння об’єктам бухгалтерського обліку певних вартісних величин відповідно до вимог національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку. Разом з тим варто розрізняти перевірку реальності оцінок, прийнятих в бухгалтерському обліку і визначення за допомогою експертної оцінки стану (зносу) необоротних активів чи якості матеріальних цінностей, що відноситься до органолептичних прийомів;

- дослідження документів, що полягає в формальній, юридичній, логічній їх перевірці. Так, при інвентаризації здійснюється перевірка правильності оформлення, наявності обов’язкових реквізитів цінних паперів, технічної документації основних засобів, документів, що підтверджують розмір власного капіталу підприємства, право на використання нематеріальних активів та право власності на фінансові інвестиції;

- зустрічна перевірка документів, що представляє собою отримання від контрагентів необхідних даних про той чи інший об’єкт контролю шляхом їх письмового запиту. Сюди можна віднести звірку розрахунків з дебіторами та кредиторами для підтвердження реальності сум заборгованості підприємства;

- нормативно-правова перевірка. За допомогою цього прийому відбувається, зокрема, перевірка відповідності визнання та оцінки активів, власного капіталу та зобов’язань, дотримання вимог нормативно-правових актів щодо умов та порядку збереження цінностей, правил утримання та експлуатації основних засобів, загального порядку проведення інвентаризації та інше.

Методика проведення інвентаризації багатогранна. Кожне підприємство має свої, суто індивідуальні, підходи до її проведення. Але найбільшого практичного застосування набули такі методи.

Метод безперервної (перманентної) інвентаризації, який полягає в тому, що інвентаризацію на підприємстві проводять безперервно протягом усього року. Для її проведення необхідно визначити номенклатуру товарно-матеріальних цінностей, з тим щоб протягом року всі цінності були проінвентаризовані. Це дає змогу не тільки здійснювати систематичний контроль за наявністю, зберіганням і використанням цінностей на складах, а й виявляти недоліки та помилки в їх аналітичному (кількісному) обліку.

Заслуговує на увагу так званий книжний метод інвентаризації, який передбачає застосування спеціальних книг, побудованих за принципом оборотних відомостей, де друкарським способом зазначено орієнтовну (сталу) номенклатуру цінностей. Комісія рахує ТМЦ та просляє кількість та ціни у цій книзі. Такий метод проведення інвентаризації особливо ефективний для спеціалізованих складів із постійною номенклатурою цінностей. Під час першої інвентаризації цінностей у цих відомостях відображають наявність цінностей звичайним способом, а при подальших на вкладках тільки зазначають їх вартість та кількість.

Не менш цікавою є інвентаризація з використанням партіонних та книжних карток. У разі використання такого методу члени комісії добирають цінності у порядку, зручному для перевірки, і, водночас, комісія заповнює на ці цінності інвентарні ярлики, де зазначають назву цінностей, їхні номенклатурні номери, коди та інші реквізити. Ярлики заповнюються в одному примірнику і після складання описів зберігаються разом із цінностями. Що важливо, так це те, що на зворотному боці форми передбачена таблиця, в якій відображається рух ТМЦ під час інвентаризації. Як бачимо, такий метод проведення інвентаризації дозволяє не припиняти роботу складів на момент проведення інвентаризації, що актуально для підприємств з безперервним виробничим циклом.

Для вдосконалення процедур проведення інвентаризації ТМЦ на складах і базах підприємств бажано використовувати вимірювальну техніку та мірну тару. З метою механізації процесу інвентаризації можна застосовувати автоматичні лічильники, що забезпечують не тільки підрахунок цінностей, але й реєстрацію даних на магнітних чи паперових носіях інформації. Високоефективним способом нанесення та обробки інформації є використання фотоелементної лічильної техніки, яка з високою швидкістю здійснює підрахунок графічних позначок про наявність ТМЦ безпосередньо з машинних носіїв інформації.