Тема 6. Складання та оформлювання службових документів у митних органах.

1. Мова і стиль службового документа. Мовні засоби в організації роботи над складанням тексту документа. Мова документів, які подаються для здійснення митного контролю та митного оформлення. У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.

Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу.

Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не “я прошу”, а “інститут просить”). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:

Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні (“належний”, “вищевказаний” та ін.).

Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад “з метою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”.

Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.

Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

Згідно ст. 77 МКУ Документи, необхiднi для здiйснення митного контролю та митного оформлення товарiв i транспортних засобiв, що перемiщуються через митний кордон України при здiйсненнi зовнiшньоекономiчних операцiй, подаються митному органу українською мовою, офiцiйною мовою митних союзiв, членом яких є Україна, або iншою iноземною мовою, яка є поширеною у свiтi. Якщо оригiнали таких документiв складенi iншою мовою, декларант має забезпечити їх переклад на українську мову за власний рахунок.

Митне оформлення здійснюється українською мовою, це положення стосується й заповнення документів, необхідних для митних цілей. До таких документів необхідно віднести договори, інвойси, товаротранспортні та інші документи. Зрозуміло, що в багатьох випадках зазначені документи складаються мовою тієї держави звідки надходять товари та транспортні засоби. Норми Митного кодексу надають право посадовій особі митного органу при проведенні митного контролю витребувати у декларанта перекладу документів з іноземної мови на українську. Переклади мають здійснювати спеціалісти, які мають відповідний статус та повноваження згідно чинного законодавства. Ідентичність перекладу засвідчується печаткою відповідальної особи або підприємства перекладача.

Україна, як суверенна держава, має право вступати до митних союзів. По міжнародній класифікації під митним союзом двох чи більш держав розуміється таке економічне об'єднання, при якому частина державного суверенітету в області митної справи передається державами-учасниками митному союзу. Міжнародна правосуб'єктність митних союзів різна. Однак існує загальновизнаний мінімум його правоздатності, необхідний для міжнародно-правового визнання, а саме: наділення союзу функціями формування єдиної митної політики, обов'язкової для держав-учасників. Крім того, для визнання міжнародної правосуб'єктності митного союзу, як правило, необхідно, щоб держави-учасники застосовували уніфіковані правила.

Документи на іноземних мовах можуть подаватись до митного органу України без перекладу на українську у тих випадках, коли інформація зазначена у цих документах є зрозумілою посадовій особі митниці без перекладу.

Необхідно також відзначити, що законодавство дозволяє заповнювати деякі графи декларації на іноземній мові, в яких міститься інформація про назву іноземного підприємства (фірми), торговий знак або комерційне найменування товару.

2. Документація з особового складу в митних органах: загальна характеристика. Особиста справа - сукупність документів, що містять необхіднівідомості про працівника і його трудовий стаж.

Спочатку до особової справи містяться документи, оформлені приприйомі на роботу. У процесі трудової діяльності працівника його особистесправа може доповняться іншими документами, що свідчать про змінуйого освіти, сімейного стану та ін

Кожна особова справа формується в окремій папці. Оформлення обкладинкивключає: № справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дату надходження нароботу.

За правильне оформлення особистих справ несуть відповідальність працівники,провідні кадрову документацію.

Для зручності ведення особової справи та довідкової роботи можнарекомендувати документи включати у справу в такій послідовності:

- внутрішній опис документів справи;

- доповнення до анкети;

- заяву про прийом на роботу;

- анкета з фотокарткою;

- трудовий договір;

- наказ про прийом на роботу (копія);

- документи про освіту ( копія);

- характеристики чи рекомендаційні листи.

У процесі трудової діяльності працівника в його справу можутьдодаватися документи, що підтверджують зміна анкетному-біографічнихданих (копії дипломів, свідоцтв, документів органів РАЦС, аттестатниелисти, копії актів ревізій і т.п.).

Оскільки зміни в службовому положенні фіксуються в додаток доанкеті, де робиться посилання на відповідний номер і дату наказу, копіїнаказів про переведення по службі до особової справи не включаються.

Не підлягають залученню довідки навчальних закладів про наданнянавчальної відпустки, довідки з місця проживання, про стан здоров'я.

На документи особової справи складається внутрішній опис.

Кожен документ особової справи заноситься в опис окремо. Описскладається і підписується працівником, який веде кадрову документацію, ззазначенням дати формування особової справи. Початковою датою особової справиє дата заяви про прийом на роботу, а кінцевою - дата звільнення.

Особиста справа ведеться в одному примірнику.

До документів із особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ із особового складу, доручення, розписка тощо.

До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні чи громадські організації (установи, заклади) наданіі їм права (на працю, відпочинок, матеріальне й соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тім, що не лише викладається прохання, а і дається його обґрунтування, пояснюються заподій, мотиви. У складній заяві може вказуватися, котрі саме документи до неї додаються. Їх перелік дається после основного тексту заяви перед підписом.

Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових й моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на митниці.

Характеристика пред’являється при атестації, оформленні на роботу за конкурсом тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці повинні вказуватися по-перше – прізвище, ім’я та ім’я по-батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа);

по-друге – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві чи в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.);

по третє – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди чи заохочування;

по-четверте – висновки, де зазначено призначення характеристики;

по-п’яте – посаду (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, заставі (при потребі – інших відповідальних осіб). Дата укладення документа (ліворуч).

Текст викладається від третьої особини. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика видається на руки чи надсилається до підприємства, установи (організації), котрі її запитали.

Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Автобіографія подається при прийомі на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися із слова “автобіографія”, яку розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися із абзацу. Зліва под текстом переносити дата написання, справа – підпис автора.

Тип мовлення автобіографії – розповідь від першої особини. При цьому не слід зловживати займенник я. Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань із приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

Всі відомості із автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію й громадську активність людини .

3. Довідково-інформаційні документи у складі організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання та укладання довідково-інформаційних та довідково-аналітичних документів у митних органах.

Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер, лист, як правило, присвячується одному питанню.

Існують дві групи службових листів:

— такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

- такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.

Довідка - службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.

Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юридичного факту. їх видають для подання у відповідні органи. Зовнішні довідки реєструються в журналах вихідної документації.

Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні.

Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації.

В органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.

Доповідна записка - службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:

- інформація керівництву про складні ситуації, важливі факти, що мали місце;

— повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;

- повідомлення про перенесення термінів, дострокове завершення чи припинення роботи.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.

Пояснювальна записка - службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку.

За призначенням службові записки поділяються так:

- супровідні (додаються до планів, звітів);

- ті, що містять пояснення причин, подій, вчинків, поведінки окремих працівників.

Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійснюється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інформаційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання, відповідь.

Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм походженням службовими документами, то їх можна називати службовими записками. Службові записки, адресовані керівництву органу митної служби, подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступника керівника органу, який курирує діяльність структурного підрозділу згідно з розподілом обов'язків.