Тема 5. Документ і документаційне забезпечення управління.

1. Аналіз нормативно-методичної бази документаційного забезпечення управління в Україні, Державній митній службі України. Документаційне забезпечення управління розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань. За різними даними, працівники сфери управління витрачають на роботу з документами в середньому 60 - 70 % робочого часу.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи.

В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління — це сукупність законів і підзаконних нормативно-правових актів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства - її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

Нормативно-методична база містить:

- законодавчі акти України у сфері інформації та документації;

- укази Президента України, постанови уряду України, котрі регламентують питання документаційного забезпечення;

- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) загальногалузевого і відомчого характеру;

- правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій та підприємств;

- державні стандарта на документацію;

- уніфіковані системи документації;

- нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

2. Організація роботи відділів документаційного забезпечення та організаційно-контрольної роботи митних органів, їх завдання та функції. У системі митної служби загальні правила документування управлінської діяльності, регламентація порядку роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву встановлено Інструкцією з діловодства в митній службі України, затвердженою наказом Держмитслужби від 28.12.2002 р. №747 ( зі змінами та доповненнями).

Здійснення діловодства в митних органах покладається:

- у центральному апараті Держмитслужби України

- на Управління справами;

- в органах митної служби;

- на загальні відділи, групи документаційного забезпечення.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюють керівники органів. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про орган митної служби та інструкції з діловодства в митній службі і затверджується наказом органу митної служби.

Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, котрі розробляються керівником діловодної служби.

Основні завдання діловодної служби:

- установлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки;

- автоматизація технологій роботи з документами;

- зменшення обсягів документообігу.

Основні завдання відділу документаційного забезпечення:

-Організація та здійснення діловодства в митному органі, у тому числі діловодства за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", діловодства за зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію.

-Моніторинг і контроль дотримання в митному органі строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, планів діяльності Державної митної служби України, рішень колегії Державної митної служби України, наказів та розпоряджень керівництва Державної митної служби України і керівництва митного органу, протоколів нарад керівництва Державної митної служби України, митного органу, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

-Організаційне забезпечення діяльності керівника митного органу.

-Планування діяльності митного органу, моніторинг та контроль виконання плану діяльності митного органу.

-Організаційне та методологічне забезпечення поточного планування діяльності митного органу.

-Організаційне забезпечення проведення особистого прийому громадян керівництвом митного органу.

-Установлення в митному органі єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво й контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах митного органу.

-Здійснення архівної справи в митному органі та організація взаємодії з територіальною державною архівною установою.

Відповідно до наказу ДМСУ № 1147 до основних завдань відділів організаційно-контрольної роботи відносяться: 1.організація здійснення контрольно-перевірочних функцій, у тому числі з контролю за діяльністю суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності, та впровадження аналізу ризиків; 2. планування та організація проведення перевірок фінансово-господарської діяльності суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності.

Саме відділи організаційно-контрольної роботи організують роботу митниці з формування та погодження з місцевими органами Державної податкової адміністрації України планів проведення спільних контрольних заходів з перевірки додержання підприємствами, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, вимог законодавства з питань митної справи, зокрема, своєчасності, достовірності, повноти нарахування та сплати податків і зборів з товарів, що переміщуються через державний кордон.

Відділ організаційно-контрольної роботи здійснює організаційне забезпечення, перевіряє та залучає до перевірок фінансово-господарської діяльності суб'єктів зовнішньоекономічної діяльності працівників інших підрозділів митниці, у тому числі відділів фінансового та бухгалтерського обліку. Здійснює контроль за усуненням недоліків, виявлених під час цих перевірок. Бере участь у проведенні заходів, спрямованих на усунення причин і умов, що призводять до порушень митного законодавства суб'єктами зовнішньоекономічної діяльності.

3. Інструкція з діловодства в митній службі: аналіз структури та змісту . У системі митної служби загальні правила документування управлінської діяльності, регламентація порядку роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву встановлено Інструкцією з діловодства в митній службі України, затвердженою наказом Держмитслужби від 28.12.2002 р. №747 ( зі змінами та доповненнями).

Ця інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності підрозділів центрального аппарату Держмитслужби України, регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ і організацій (далі - митні органи) та регламентує порядок роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву. Інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документаційної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України.

Структура інструкції:

1. Загальні положення

2. Документування управлінської діяльності митних органів - Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

3. Прийняття, розгляд і реєстрація документів - Усі документи, що надходять до митного органу, приймаються централізовано діловодною службою. Усі документи, що надійшли до митного органу, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником діловодної служби митного органу або іншою вповноваженою на це посадовою особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками. Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа, а саме проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу, а також запис в реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

4. Складання та оформлення службових документів - Для складання службових документів у митних органах повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Як правило, усі службові документи повинні оформлюватися на бланках митного органу. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів і цієї інструкції. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження; для вихідної кореспонденції - дата реєстрації. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання й зберігання документів. У разі потреби визначення доцільності створення документа, його обґрунтованості та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Резолюція - це зроблений керівником митного органу напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа. Відмітки про проходження та виконання документів. Оформлення копій документів. Оформлення завізованих проектів вихідних документів. Оформлення додатків до документів. Вимоги до документів, що виготовляються комп'ютерним і друкарським способами. Розмноження документів. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів (колегії Держмитслужби України).

Оформлення документів про відрядження.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів - Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються централізовано в день їх підписання керівництвом митного органу або протягом наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації в діловодній службі чи у відповідному структурному підрозділі митного органу.

7. Складання номенклатур і формування справ - Складання номеклатур справ; Формування справ; Оперативне зберігання документів.

8. Підготовка справ до зберігання та використання

9. Функції діловодної служби

10. Механізація й автоматизація діловодних процесів