Самостійна робота до 7 теми

Організація особистого прийому громадян. Особистий прийом громадян проводиться в митних органах керівниками й іншими посадовими особами митних органів, які мають право приймати рішення з відповідних питань. Він проводиться регулярно в установлені дні й години в зручний для громадян час відповідно до графіків особистого прийому громадян. При вирішенні питання про час прийому враховуються внутрішній розпорядок роботи митних органів, а також інші місцеві умови й можливості. Графіки затверджуються керівниками цих органів. У разі структурних або кадрових змін в митному органі до графіків особистого прийому в тижневий термін вносяться відповідні зміни. Графік особистого прийому громадян із зазначенням прізвищ посадових осіб, які повинні приймати відвідувачів, часу й місця приймання доводиться до відома громадян через засоби масової інформації, вивішується в приміщеннях митних органів у місцях, зручних для вільного огляду. У Державній митній службі України особистий прийом поза часом, зазначеним у графіку, проводиться посадовою особою відділу листів і організації прийому громадян Управління справами з 9.00 до 12.30 та з 14.00 до 18.00, крім вихідних і святкових днів. Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються в Журналі реєстрації звернень громадян під час особистого прийому посадовими особами митного органу. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж самому порядку, що й письмове звернення. Про результат розгляду усного звернення громадянину повідомляється письмово або усно, за його бажанням. Для особистого прийому громадян в митних органах існують спеціальні кімнати - громадські приймальні, які обладнуються належним інвентарем і забезпечуються нормативно-правовими актами та інформаційними матеріалами.За бажанням відвідувачів може здійснюватися попередній запис на особистий прийом.

-Керівники митних органів особисто розглядають звернення та забезпечують проведення першочергового особистого прийому жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни.

Особистий прийом громадян розпочинається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, надати документ, що посвідчує його особу, або засвідчити наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи (відсутність такого документа є підставою для відмови в прийомі), а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з цього питання громадянин вже звертався до митного органу, то перед початком бесіди вивчаються наявні матеріали. -Керівництво Держмитслужби під час планових відряджень до регіонів можуть також проводити особистий прийом громадян.

Напередодні проведення особистого прийому керівник митного органу подає керівництву Держмитслужби список громадян, які записані на прийом, із зазначенням прізвища, імені, по батькові, місця проживання, змісту порушеного питання, а також, у разі наявності, матеріали розгляду його попередніх звернень та інформацію про прийняті митним органом за ними рішення.Результати розгляду звернень записуються в Журналі реєстрації звернень громадян під час особистого прийому посадовими особами митного органу, де здійснювався такий особистий прийом.

Письмові звернення, подані громадянами під час таких прийомів, передаються для реєстрації та подальшого опрацювання до відділу листів і організації прийому громадян Управління справами не пізніше ніж через добу після повернення з відрядження керівництва Держмитслужби.

 Організація роботи з документами з обмеженим доступом у митному органі. Посадові особи митних органів допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру з грифом обмеження доступу "Для службового користування" на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом, погодженого з службою діловодства та затвердженого керівником митного органу. Відповідальність за випадки втрат документів з обмеженим доступом покладається на режимно-секретні підрозділи та посадові особи митних органів, які відповідають за захист інформації.

Гриф обмеження доступу - реквізит матеріального носія інформації, що засвідчує ступінь обмеження доступу до цієї інформації (для службового користування, таємно, цілком таємно)

Митне оформлення товарів і транспортних засобів за вантажними митними деклараціями, які мають гриф обмеження доступу, повинно здійснюватися з дотриманням вимог режиму секретності й конфіденційності, у приміщеннях, що відповідають вимогам нормативно-правових актів у галузі захисту інформації.

На документах які містять відомості, що становлять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф обмеження доступу "Для службового користування" і номер примірника.

Приймання, реєстрація, розмноження, зберігання й здійснення контролю за виконанням і проходженням документів та інших матеріальних носіїв з грифом обмеження доступу "Для службового користування" інформації здійснюється централізовано: в Держмитслужбі України в Управлінні справами Організаційно – розпорядчого департаменту; в митних органах - службі діловодства.

У разі надходження документі з грифом обмеження доступу "Для службового користування", у неробочий час приймаються оперативним черговим митного органу, який, не розкриваючи цей конверт, передає до служби діловодства митного органу під підпис у перший робочий день. У разі відсутності або порушенні цілісності, пошкодження конверта, упакування, що спричинило неможливість прочитання тексту документа, посадова особа служби діловодства митного органу, яка згідно з посадовими обов’язками здійснює прийом та розкриття конвертів із документами з грифом обмеження доступу "Для службового користування" складає акт.

Реєстрація документів з грифом обмеження доступу в митних органах здійснюється у ПІК "Канцелярія". Усі документи ", що надходять до структурних підрозділів, підлягають обов’язковому обліку. Облік документів, що надійшли до підрозділів митного органу може здійснюватися за реєстраційно-контрольними картками або в журналі обліку документів з грифом обмеження доступу .

Документи з грифом ", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою. Доставка документів з грифом обмеження доступу "Для службового користування" "Нарочно" до інших організацій та осіб може здійснюватися працівниками структурних підрозділів митного органу з дозволу керівника митного органу з використанням службового транспорту в межах одного населеного пункту без відхилення від маршруту та з обов’язковою відміткою про документ у журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

До роботи з документами з грифом обмеження доступу "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів з грифом обмеження доступу "Для службового користування", складається акт прийому-передачі цих документів за довільною формою та затверджується керівником митного органу або структурного підрозділу. Документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування" повинні зберігатися у шафах (сейфах), які надійно замикаються та опечатуються. Документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування", видані для роботи з дозволу керівника митного органу або структурного підрозділу підлягають поверненню у той самий день посадовій особі, відповідальній за діловодство.

Забороняється виносити документи з грифом обмеження доступу "Для службового користування" за межі службових приміщень митного органу. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріальні носії інформації з грифом обмеження доступу "Для службового користування". Ці матеріальні носії повинні бути заздалегідь надіслані на адресу іншої установи.

Перевірка наявності документів здійснюється щорічно комісією, яка призначається наказом митного органу. До складу цієї комісії обов’язково включаються посадові особи митного органу, яким доручено реєстрацію, облік і зберігання цих документів, працівники структурних підрозділів, а також головний інспектор режимно-секретної роботи митного органу. Перевірка наявності документів з грифом обмеження доступу "Для службового користування" проводиться шляхом звірки фактичної наявності документів з обліковими даними. Одночасно з перевіркою наявності документів здійснюється перевірка печаток й штампів.

Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом обмеження доступу "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання. Після знищення матеріалів з грифом обмеження доступу "Для службового користування" в облікових документах (РКК, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено