4. Зберігання, утилізація документів, оформлення документів при передачі справ

Всі первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. Такий архів розміщують у спеціально обладнаному приміщенні і передають до нього документи раз на рік. Архів на підприємстві повинен бути організований таким чином, щоб була можливість швидкого пошуку необхідних документів.

До моменту передачі до архіву вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектують в хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують довідкою для архіву. Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюють протоколом (актом), копію якого вручають під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії і скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Зберіганню бланків строгої звітності приділяється особлива увага – такі бланки повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх зберігання.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання матеріалів.

Більшість документів повинна зберігатися три роки за умовами перевірки контролюючими органами.

Особливий порядок установлений для знищення документів. Це документи, термін зберігання яких закінчився за умови проведення перевірки з податкового законодавства. Знищення документів здійснює комісія, до складу якої входять працівники підприємства, Держархиву. Комісія повинна відібрати документи для подальшого зберігання або знищення. За результатами роботи складають описи справ постійного і тривалого зберігання і акт про виділення і знищення документів, що підлягають утилізації. При зміні бухгалтера на підприємстві повинен складатися акт прийому - передачі документів бухгалтерського обліку, фінансової і податкової звітності, який затверджується директором підприємства. В акті обов'язково вказують наступні моменти:

- перелік документів, що передаються;

- кількість справ, в які зібрані документи;

- роки складання документів;

- залишок грошових коштів у касі й на розрахунковому рахунку;

- підписи сторін, які передають та приймають документи.

У момент прийому-передачі може бути виявлена нестача документів, що також повинно бути відображене в акті. Слід вказати, яких саме документів не вистачає (їх найменування, кількість, рік складання). У цьому випадку керівник наказом по підприємству створює комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх нестачі, а також письмово повідомляє правоохоронні органи. Копію акту, складеного комісією, направляють разом із заявою про зникнення документів у податковий орган за місцем реєстрації протягом 10 днів з моменту складання акту.

Слід зазначити, що бухгалтер, який приймає документи, не зобов'язаний перевіряти правильність ведення бухгалтерського і податкового обліку колишнім бухгалтером, але при значній кількості документів і за наявності сумнівів у правильності їх заповнення бухгалтер має право вимагати від директора призначення документальної ревізії.