Вопрос 19. Структуризация проектов.
Структуризация, суть которой сводится к разбивке проекта на иерархические подсистемы и компоненты, необходима для того, чтобы проектом можно было управлять.
Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать или произвести, и связывает элементы работы, которые предстоит выполнить, как между собой, так и с конечной целью проекта.
Схема структуры разбиения работ:
Основные этапы построения:
На основе информации о плане мероприятий проводится последовательная декомпозиция по заданным основаниям (признакам, критериям) работ проекта. Этот процесс продолжается до тех пор, пока все значимые, пакеты работ или не будут выделены и идентифицированы в такой степени и таким образом, чтобы они могли планироваться, для них можно было определять бюджет и составлять расписание, выполнять функции мониторинга и контроля.
каждому элементу декомпозиции присваивается уникальный идентификатор
Для каждой работы, пакета работ, части проекта определяются имеющие к ним отношение данные (поставщики, ответственные исполнители, продолжительность, объемы, бюджет и затраты, оборудование,материалы и тд
Назначение ответственных
По каждой работе, пакету работ, части проекта проводится критический анализ с участием их исполнителей (участников проекта, менеджеров и т.д.) для подтверждения правильности
Калькуляция затрат
Возможные ошибки структуризации проекта:
пропуск стадии структуризации проекта и переход непосредственно к поиску и решению текущих, оперативных проблем;
использование при структуризации только функций, фаз или организационных подразделений вместо конечных продуктов или необходимых ресурсов;
непонимание того, что СРР должна охватывать весь проект (обычно недостаточное внимание уделяется начальной и конечной фазам проекта, а также работе функциональных, обеспечивающих подразделений);
повторение элементов структуры;
излишняя или недостаточная детализация;
недостаточное информационное или программное обеспечение.
Процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта и определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана и матрицы распределения ответственности и обязанностей.
Вопрос 20. Контроль и регулирование проекта.
Основная цель контроля проекта — обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности планирования.Содержание контроля проекта состоит в определении фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми.
Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения проекта и непредвиденных обстоятельств в самой организации сроки окончания проекта, его фактическая стоимость, а иногда и технология выполнения работ отличаются от запланированных. На практике только 5% проектов реализуются в соответствии с первоначальными планами. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например из-за сдвига сроков начала проекта, пересмотра условий финансирования, изменения потребностей, неточного планирования зависимостей между работами,
непредвиденных технических затруднений, изменений внешних условий и т.п.
Принципы построения эффективной системы контроля наличие:
четких планов
ясной системы отчетности
эффект сис-мы анализа факт показателей
эффект сис-мы реагирования
Обычно при УП контролируются три основные количественные характеристики: время, объем работ и стоимость
Процессы контроля:
Основные:общий контроль изменений,ведение отчетности
Вспомогател:контроль затрат, контроль качества, контроль риска и т.п
Мониторинг — контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.
Методы контроля фактического выполнения подразделяются:
на метод простого контроля, который также называют методом «0—100»
метод детального контроля, который предусматривает оценку промежуточных состояний выполнения работы
Пять основных возможных вариантов действий чаще всего используются в случае отклонения проекта от плана.
1. Нахождение альтернативного решения. В первую очередь необходимо рассмотреть возможности, связанные с повышением эффективности работ за счет новых технологических или организационных решений. Новое решение, например, может заключаться в изменении последовательности выполнения ряда работ.
2. Пересмотр стоимости. Данный подход означает увеличение объемов работ и привлечение дополнительных ресурсов. Решение может заключаться в увеличении нагрузки на существующие ресурсы или привлечении дополнител. людей, оборудования, материалов. Такой подход обычно применяется в случае необходимости устранения временных задержек проекта.
3. Пересмотр сроков.Данный подход означает, что сроки выполнения работ будут отодвинуты.Руководство проекта может пойти на такое решение в случае жестких ограничений по стоимости.
4. Пересмотр содержания работ. Данный подход предполагает,что объем работ по проекту может быть уменьшен и соответственно лишь часть запланированных результатов проекта будет достигнута. Отметим, что речь не идет о пересмотре качественных характеристик результатов проекта.
5. Прекращение проекта. Это, пожалуй, наиболее сложное решение. Однако оно должно быть принято, если прогнозируемые затраты по проекту превышают ожидаемые выгоды. Решение о прекращении проекта, кроме чисто экономических аспектов, связано с преодолением проблем психологического характера, обусловленных интересами различных его участников.
Управление изменениями представляет собой процесс их прогнозирования и планирования, регистрации всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т.д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также для организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих такие изменения.
Причинами изменений в содержании работ могут быть:изменения конъюнктуры на рынке; действия и намерения конкурентов; технологические изменения, экономическая нестабильность;ошибки в планах и оценках; и тп
Все множество изменений можно разделить на осознанные (желательные-ускорить произ-во,чтобы быстрее запустить товар на рынок) и вынужденные
5 стадий для внесения изменений:
1.описание изменения,2-оценка,3-одоррение,4-реализация,5-подтверж исполнения
Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходимо применение соответствующих подходов:
• реализация эффективной взаимосвязи между участниками проекта;
• разграничение ролей и ответственности, связанных с каждым изменением;
• возможность отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели.