2. Види управлінського контролю.
Рис. 2 Види управлінського контролю
Попередній управлінський контроль здійснюється до початку виконання робіт і зосереджений на ресурсах, які надходять в організацію - на людських, матеріальних, фінансових ресурсах.
Попередній контроль призначений для того, щоб виявити і попередити відхилення ще до того як вони можуть виникнути.
Попередній контроль людських ресурсів охоплює встановлення допустимого рівня освіти, стажу роботи; аналіз ділових та професійних якостей, перевірку документів і рекомендацій, іноді визначається певний тип особистості, який відповідає корпоративній культурі організації.
Попередній контроль матеріальних ресурсів охоплює визначення допустимих рівнів якості ресурсів, проведення фізичних перевірок якості, що впливає на вибір постачальників ресурсів.
Попередній контроль фінансових ресурсів в організації здійснюється за допомогою бюджету (поточного фінансового палну). Бюджетом встановлюються граничні значення фінансових витрат протягом певного терміну часу. Бюджет гарантує наявність коштів на придбання всього, що заплановано.
Поточний управлінський контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт. Кожний керівник здійснює поточний контроль діяльності своїх безпосередніх підлеглих.
Заключний управлінський контроль здійснюється після того як завдання виконані або вичерпався час, відведений на їх виконання.
Заключний контроль передбачає наступне:
1) Оцінка реалістичності планів, складених в минулому.
2) Отримання інформації про проблеми, які виникали в минулому, щоб уникнути подібних проблем в майбутньому.
3) Мотивація працівників в залежності від отриманих результатів.
3. Поведінкові аспекти управлінського контролю
Управлінський контроль здійснюється не для того, щоб зафіксувати помилки, а для того, щоб запобігти виникненню цих помилок.
Можлива негативна поведінка керівників і рядових працівників, пов'язана з процесом контролю, а саме:
1) Поведінка, орієнтована на контроль означає, що працівник ретельно працює під пильним контролем, якщо ж контроль слабшає, продуктивність роботи працівника значно зменшується.
2) Поведінка при плануванні бюджету організації пов'язана з вимогами завищених капіталовкладень керівниками деяких підрозділів організації шляхом надання інформації, непридатної для планування.
Використовується такий підхід – попросимо більше грошей, нададуть навіть половину, це нас задовольнить.
3) Поведінка при складанні планів діяльності організації пов'язана з тим, що деякі керівники встановлюють занижені цілі діяльності підлеглого підрозділу з метою досягнення «блискучих» результатів діяльності і завдяки цьому отримувати підвищення по службі.
4. Характеристики ефективного контролю.
1. Зв’язок зі стратегією організації означає обов'язковий контроль не тільки поточної діяльності, а і контроль напрямку діяльності згідно обраної стратегії.
Наприклад. Реалізація стратегії зовнішнього росту за рахунок диверсифікації діяльності вимагає ретельного вимірювання ефективності діяльності придбаної компанії і впливу цього придбання на ефективність організації в цілому.
2. Використання усіх етапів управлінського контролю усіма керівниками організації, оскільки в протилежному випадку організація стає некерованою.
3. Простота контролю: контроль повинен відповідати потребам та можливостям людей, які взаємодіють з системою контролю і реалізують її. Надмірна складність контролю веде до безладу, що означає втрату контролю.
4. Баланс між суб’єктивними і об’єктивними даними. Система контролю повинна передбачати розгляд як кількісних так і якісних показників.
Надмірна довіра менеджерів до кількісних показників чи суб’єктивних оцінок призводить до дезорієнтації.
5. Точність і своєчасність надання результатів контролю вищому керівництву, щоб мати можливість своєчасно приймати рішення щодо коригуючих дій.
6. Гнучкість контролю означає, що система управлінського контролю повинна допускати зміни нормативних показників діяльності організації при зміні стратегій та стратегічних цілей, що дозволяє внутрішньому середовищу організації адаптуватися до змін зовнішнього середовища.
7. Економічність контролю: витрати на систему контролю не повинні перевищувати вигоди від процесу контролю.
8. Ефективний контроль вимагає впровадження комп'ютерних інформаційних систем менеджменту для отримання, обробки, зберігання інформації, необхідної для ухвалення рішень щодо своєчасного коригування діяльності організації.