Модуль 2 Лекція 1
Тема 1. «Контроль як загальна функція менеджменту»
1. Етапи процесу управлінського контролю.
2. Види управлінського контролю.
3. Поведінкові аспекти управлінського контролю
4. Характеристики ефективного контролю.
5. Зв'язок між загальними функціями менеджменту
Контроль як загальна функція менеджменту – охоплює порівняння реальних результатів із запланованими і прийняття рішення про коригувальні дії, якщо заплановані результати не досягаються.
1. Етапи процесу управлінського контролю.
Рис. 1 Етапи процесу управлінського контролю
Процес управлінського контролю включає чотири етапи:
Етап 1. Встановлення нормативних показників управлінського контролю.
Нормативні показники – це певні цілі з планів діяльності організації, досягнення яких піддається вимірюванню.
Нормативні показники – це стандарти управлінського контролю.
Основні нормативні показники діяльності комерційної організації - це результативність і ефективність діяльності.
Результативність діяльності визначається ступенем досягнення поставлених цілей – наприклад, нормативний показник - обсяг продажів за 2011 р. виконано на 98%, за 2012 р – на 65%.
Ефективність діяльності (Еф) визначається відношенням прибутку до витрат на отримання цього прибутку: Еф=П/В, де П=Д-В.
На етапі 1 головне – це правильно обрати систему нормативних показників (стандартів), які найкраще можуть характеризувати досягнення основних цілей організації і які необхідно контролювати.
Етап 2. Вимірювання результатів.
Для вимірювання результатів необхідно обрати відповідну одиницю вимірювання, встановити швидкість, частоту та точність вимірювання.
Приклад. 1)Прибуток вимірюється в грн., дол, чи %, порівнюючи з стандартом.
2) Інвентаризація майна організації відбувається 1 – 2 рази на рік протягом тижня, охоплюючи всю організацію одночасно.
3) Виручка в комерційному банку рахується щодня з 22-00 до 23-00.
Вимірювання результатів вимагає додаткових витрат, до яких належать наступні:
1) Витрати на обладнання, яке використовується в процесі контролю – комп'ютеризовані касові апарати, сканери, комп'ютери, комп'ютерні мережі, засоби телекомунікаційного зв'язку та інше обладнання.
2) Витрати на програмне забезпечення інформаційної системи, яке б дозволяло обробляти інформацію, отриману в процесі контролю.
3) Витрати часу працівників на збір, зберігання, передачу, пошук та аналіз інформації, пов'язанної з результатами контролю.
4) Витрати часу менеджерів на обробку інформації за результатами управлінського контролю.
5) Витрати часу менеджерів і працівників організації на коригування діяльності організації, якщо деякі показники діяльності не відповідають стандартам.
Вимірювання результатів дозволяє встановити наскільки вдалося дотриматися встановлених стандартів – це найважчий і найдорожчий етап контролю.
Етап 3. Порівняння досягнутих результатів зі встановленими стандартами і оцінка інформації про результати контролю.
Керівники повинні особисто визначати рівень важливості для організації інформації, отриманої в результаті контролю, порівнювати фактичні результаті діяльності зі стандартами і давати оцінки причинам і можливим наслідкам такого порівняння.
Наприклад, нормативний показник – збільшення обсягів продажу продукції на 12% за 4-й квартал 2012 р., результати контролю показали, що обсяги продажу збільшилися на 6%.
Причини не лежать на поверхні, оскільки можливі причини – це неефективна робота відділу збуту, або поява нових конкурентів, або споживачів перестав задовольняти рівень якості продукції.
Етап 4. Коригуючі дії. На цьому етапі керівник може обрати одну з трьох ліній поведінки:
1-а лінія поведінки: не виконувати ніяких коригуючих дій, але при цьому процес управлінського контролю продовжується.
Ця лінія поведінки обирається у випадку, коли відхилення від нормативних показників вважаються прийнятними для організації. Організація продовжеє діяти за обраним стратегічним планом.
2-а лінія поведінки: припинити відхилення шляхом коригування діяльності організації і досягти повернення до діяльності за обраним стратегічним планом.
Коригування може бути досягнуто шляхом змін:
- у внутрішньому середовищі організації (цілі, структура, завдання, технологія, люди);
- вдосконаленням функцій управління (планування, організація, мотивація, контроль);
- удосконаленням технологічних процесів виробництва і продажу продукції чи надання послуг.
3-а лінія поведінки: зміни нормативних показників.
Нормативні показники стають нереальними в умовах різких змін в зовнішньому середовищі організації що приводить до зміни у стратегічних планах організації.
Змінюються стратегічні цілі, тому змінюються і нормативні показники в управлінському контролі.