12. Використання системи управління базами даних

МісrоsoftАссеss 2007 — один із найпо­тужніших додатків пакета Місrosoft Ассеss 2007, тому його використання по­требує досить високого рівня підготовки, знання теоретичних основ баз даних. На відміну від звичайних документів Microsoft база даних Ассеss складається з ба­гатьох об'єктів. Асcеss надає зручні спосо­би створення баз даних різноманітного профілю — від обліку винного погреба до процесу інвентаризації.

12.1 Створення бази даних. Дослідження предметної області.

Запуск програми Ассеss виконують так само, як запуск будь. якої іншої програми пакета Місrоsoft Office. Після завантаження Ассеss на екрані з'являється вікно програми з розташованим на ділянці завдань поданням Приступая к работе, де на ділянці Открыть ко­ристувач повинен вибрати один із та­ких варіантів роботи:

• створювати нову базу даних — посилання Создать файл...;

• відкривати існуючу базу да­них — посилання Дополнительно...

Вибравши посилання Создать файл..., одержимо такі варіанти створення нової бази даних:

• Новая база данньїх... — створення нової бази «з чистого ар­куша»;

• Из имеющегося файла... — дає змогу створити базу даних на основі вже існуючої;

• На моєм компьютєре... — забезпечує створення бази даних на основі шаблонів, що є на цьому комп'ютері.

Найчастіше користувачеві доводиться створювати базу даних «з чистого аркуша». Отже, якщо вибрати посилання Новая база дан­ньїх... на панелі Создание файла, то з'явиться вікно Файл новой бази данньїх, де потрібно вибрати папку розміщення бази, ввести ім'я нової бази і натиснути кнопку Создать.

Після створення файла програмою Ассеss розкривається пусте вікно бази даних і в ньому можна проводити всі операції — ство­рювати і редагувати об'єкти БД.

Відкриття БД виконують за допомогою посилання Дополнительно подання Приступая к работе. У діалоговому вікні Открытие файла бази данных потрібно вказати ім'я і адресу існуючо­го файла бази даних і натиснути кнопку Открыть. У вікні про­грами розкривається вікно бази даних, яке забезпечує доступ до об'єктів БД і можливість створювати нові об'єкти.

Головне вікно бази даних складається з вкладок з написами Таблици, Запроси, Форми, Отчети, Страници, Макроси, Модули і кнопок:

• Открить — дає можливість відкрити вибрану таблицю, фор­му, запит або Просмотреть отчет, або Запустить макрос;

• Конструктор — призначена для переходу в режим доопра­цювання будь-якого раніше створеного об'єкта;

• Создать — дає змогу приступити до створення нового об'єкта будь-якого вибраного типу;

• Удалить — вилучає виділений об'єкт;

• Крупние значки/Мелкие значки — відображує об'єкти БД вибраного типу у вигляді великих або малих значків у вікні бази даних;

• Список — малі позначки розташовані у вікні БД по верти­калі в алфавітному порядку за іменами об'єктів;

• Таблица — виводить список з об'єктивними відомостями.

Загальна характеристика СКБД

Система керування базами даних Microsoft Access 2007 доступна для широкого кола непрофе­сійних користувачів персональних комп'ютерів.

Інакше кажучи, Ассеss — це набір інструментальних засобів для створення й експлуатації реляційних БД.

Об'єктами бази даних є таблиці, форми, запити, звіти, мак­роси, модулі, сторінки.

Таблиці призначені для зберігання інформації бази даних, а також дають змогу виконувати введення, перегляд, коригування іформаційних даних. їх вважають головним об'єктом бази даних.

форми застосовують для введення, перегляду та коригування даних. Це необов'язковий елемент, але він додає зручності і спро­щує ці операції.

Запити — це похідна таблиця, в якій збираються дані з ін­ших таблиць і проводяться над ними різні операції. У запиті мо­жуть з'явитись обчислювальні поля, тобто поля, значення яких є функціями значень інших полів. Запити дають можливість про­водити групові операції, тобто операції над групою записів, об'єднаних певною загальною ознакою. За допомогою запитів мож­на також складати вибірки з таблиць за певною умовою.

Звіти призначені для формування вихідного документа та виведення його на друк.

Макрос — це набір спеціальних макрокоманд, який забезпечує об'єднання розрізнених операцій оброблення даних у програму. Макроси автоматизують виконання певної послідовності команд.

Модуль — це програма мовою УВА, яку використовують для реалізації нестандартних процедур при створенні програми.

Сторінки доступу до даних — веб-сторінка, призначена для додавання, редагування, перегляду або маніпулювання поточни­ми даними в базі даних Ассеss.

Таблиці та форми використовують для обслуговування «начинки» бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію БД — пе­ретворення та подання інформації, необхідної користувачеві.

З кожним об'єктом ми працюємо в окремому вікні, при цьому

передбачено два режими роботи:

• режим конструктора, в якому створюються об'єкти або змі­нюється структура об'єктів;

• оперативний режим, у якому об'єкт використовують для об-роолення і відображення даних.

Ассеss має потужний, зручний і гнучкий засіб візуального проектування об'єктів за допомогою Мастера, що дає змогу при мінімумі попередньої підготовки швидко створити форми, запити-вибірок і звітів.

Хоча це спочатку може здатися заплутаним, одна з найкорисніших ознак Ассеss полягає в тому, що під час роботи з об'єктами Різних типів, а також при переході з одного режиму в інший вид і панелі інструментів змінюється відповідно до тих завдань.