3. Этапы создания эффективной системы учета и контроля движения дс-в в группе компаний.

Выбор схемы организации движения финансовых ресурсов – первый шаг по созданию эффективной системы контроля. Вторым шагом будет внедрение разработанной схемы. На этом этапе могут возникнуть проблемы, обусловленные необходимостью вовлечения в процесс многих субъектов:

1. методические проблемы, связанные с учетом специфики каждой компании. Для их решения необходимо сформировать оперативный платежный календарь, определить очередность платежей, разработать единый формат заявки на оплату для всех структур группы компаний;

2. проблемы организационного характера (по поводу регламента и координации). Для их решения необходимо привести все компании к единой процедуре заявки на оплату. Здесь можно столкнуться с противодействием исполнителей различных уровней. В его преодолении важен комплексный подход, который выражается в разработке системы финансово – экономического управления, которая должна включать следующие фазы:

   1. создание методической базы. На этом этапе необходимо проработать модель финансового документооборота, описать процедуры формирования, согласования и исполнения заявок на оплату и закрепить их в нормативной документации компании. Возможно, на этом этапе потребуется коррекция организационно – функциональной структуры компании. Итого этой работы должен стать документ «Положение о казначействе».

   2. организация процесса заключается в том, чтобы разработанные на первом этапе документы ввести в действие во всех компаниях.

   3. выбор инструмента (варианта системы организации, см. вопрос 2).

4. «Положение о системе казначейства»

«Положение о системе казначейства» должно отражать:

1. цель, принципы и структуру системы казначейства;

2. процедуры формирования и согласования заявок на осуществление платежей;

3. процедуры получения данных о фактическом движении финансовых ресурсов;

4. типовые процедуры принятия управленческих решений;

5. регламент казначейства.

В процессе работы над документом могут быть сформированы или доработаны следующие документы: Положение о финансовой структуре, функциональные обязанности служб, должностные инструкции.

Для автоматизации этого процесса можно применять разработанную автоматизированную систему «Казначейство» на платформе 1С 8.0.

Система «Казначейство» ориентирована на средние и крупные предприятия, в которых существует потребность в контроле за исполнением БДДС, минимизации кассовых разрывов и поддержание необходимого уровня платежеспособности предприятия.

С помощью инструментария системы «Казначейство» можно отслеживать не только внешние, но и внутренние финансовые потоки, использовать различные способы оплаты и оперативно получать информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Система позволяет создать заявку, проконтролировать ее на соответствие бюджету и оплатить. В этой системе реализован контроль за использованием ДС-в строго по целевому назначению.

Схема бизнес – процесса контроля заявок

Заявка создается исполнителем на местах, в региональных компаниях и после проверки на корректность заполнения передается в управляющую компанию, где и происходит утверждение заявки и распределение ее на оплату. В процессе распределения заявок принимается решение о том, кто будет плательщиком. Система позволяет назначить плательщиком компанию, отличную от заявителя. Это позволяет осуществлять гибкое управление финансовыми ресурсами.

Автоматизированная система «Казначейство», внедренная на предприятии, позволит осуществлять централизованное управление и добиться прозрачности финансовых потоков предприятия, минимизировать кассовые разрывы, осуществить поддержание необходимого состояния платежеспособности, контролировать исполнение БДДС в разрезе структурных подразделений и в целом по предприятию, а также повысить ответственность подразделений за планирование и исполнение бюджетов.

53