Создание связей между таблицами

Таблицы базы данных обычно связаны между собой. Таблицы должны быть созданы и закрыты. Для создания связей между таблицами нужно на вкладке Работа с базами данных нажать кнопку Схема данных, а затем поочередно выделять связываемые таблицы и нажимать кнопку Добавить. После добавления последней таблицы нажать кнопку Закрыть.

Таблицы связываются попарно. Для организации связи нужно установить указатель мыши на поле связи основной таблицы и, нажав левую кнопку, перетащить мышь на поле связи дополнительной таблицы. В появившемся окне включить режимы Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных записей. Нажать кнопку Создать. Созданный тип связи отобразится в окне.

Таким образом необходимо создать все связи в базе данных, а затем закрыть окно схемы данных и сохранить созданные связи.

Сортировка

Автоматически данные сортируются по ключевому полю по возрастанию. Чтобы отсортировать таблицу по другому полю необходимо установить курсор в это поле, в меню Главная в гр. Сортировка и фильтр выбрать порядок сортировки.

Фильтрация

В меню Главная в группе Сортировка и фильтр существует 3 варианта фильтрации.

А) По выделенному – выбор данных по имеющемуся значению (выделить в таблице данные, нажать кнопку Выделение, выбрать вариант соответствия).

Б) Расширенный фильтр – для каждого поля можно указать искомое значение, т.е. фильтрация сразу по нескольким полям.

В) Фильтр – установить курсор в поле для фильтра, нажать кнопку Фильтр, выбрать значение или параметр фильтра.

Создание запросов

Для создания запроса нужно в окне базы данных на вкладке Создание в группе Запросы выполнить команду Конструктор запросов. Затем поочередно выделять таблицы, данные которых необходимы для создания запроса, и нажимать кнопку Добавить. После добавления последней таблицы нажать кнопку Закрыть.

На экране отобразится бланк запроса, состоящий из двух частей: в верхней части отображаются макеты таблиц со списками полей выбранных таблиц, а в нижней части будут задаваться условия для запроса.

Далее следует выбрать поля, данные которых должны быть отображены в запросе. Для этого выполнить двойные щелчки по именам полей в таблицах.

Созданный запрос нужно закрыть с сохранением, дать имя. Сохраненный запрос не утрачивает связи с таблицей: при внесении изменений в таблицу они будут выполнены и в запросе.

Запросы на выборку данных

Запрос на выборку позволяет выбирать из таблиц базы данных записи по заданным условиям.

В нижней части экрана в строке Условие отбора в соответствующей колонке следует записать условие для вывода записей. Условие может содержать конкретные числовые или текстовые значения, даты (конкретное значение даты заключают в #, например, #25.04.2011#) или формулироваться с использованием знаков < и > (например, >25). Можно использовать шаблоны со знаком * или ? (например, К* - значения начинаются с буквы К, *.05.* - даты за май, 02? – значения содержат три символа. Первые 02, а третий символ любой). С шаблоном нельзя использовать знаки сравнения! Если текстовое значение содержит кавычки, то все выражение необходимо заключить в апострофы (на клавише с буквой Э), например, ‘ООО ”Конкурент”’. Для объединения нескольких условий по одному полю используют AND, например, >10and<25 – значения от 10 до 25.

Если какое- либо поле не должно отображаться на экране, следует убрать флажок в строке Вывод на экран.

Для просмотра результатов выполнения запроса следует на вкладке Конструктор в группе Результаты нажать кнопку Выполнить или выбрать Режим таблицы.