Глава 2. Анализ организационной структуры терминала п.Эссойла

2.1 Описание работы терминала

На терминале п. Эссойла так же, как и во всей компании «Стора Энсо Форест Вест», происходит переосмысление процессов и методов работы, внедрение новых способов работы.

Большое внимание уделяется охране труда, соблюдению техники безопасности, что чрезвычайно важно на терминале.

Раньше были проблемы с соблюдением техники безопасности, с парковкой автомобилей, уборкой территории, строительством объездных дорог. За последние два года данные трудности были устранены, что только способствовало бесперебойности и стабильности рабочих процессов терминала. Следующий анализ проведенных работ показывает изменения, произошедшие в организации, характеризует значимость выполнения обязательств каждым из сотрудников терминала.

На терминале «Стора Энсо» работают пять приемщиков, все девушки. Каждый раз, сдавая смену, приемщик говорит коллеге о каких-либо изменениях, произошедших на территории терминала, проверяет, все ли папки и файлы заполнены, сверяет принятые документы от поставщиков с внесенными данными в ВИР.

Должностные обязанности мастера погрузки:

1. Оперативная связь с декларантами г.Питкяранта.

- передача данных по отгружаемым сортиментам (высоты, ширины вагонов, кубатура)

- передача планов по отгружаемым сортиментам

2. Планирование отгружаемого сортимента.

3. Слежение за поступлением порожних платформ на терминал.

- следить за нехваткой платформ или отсутствием таковых

4. Взаимодействие с подрядной организацией ООО "Мантсинен".

- Планирование работы по погрузке того или иного сортимента

5. Проверка соблюдения технических условий погрузки.

6. Взаимодействие с представителями железной дороги.

- оперативная связь с представителями железной дороги

- сдача груженных платформ

- оформление необходимой для отправки вагонов документации

- контроль за правильностью взимания штрафов и получение накопительных ведомостей

- учет за хранением, качеством и количеством тормозных башмаков

- осмотр порожних платформ перед погрузкой

- осмотр стрелочных переводов и путей

Контроль за складом. (во время отсутствия зам. управляющего)

Контроль за работой сортировщика. (во время отсутствия зам. управляющего)

Внесение данных по отгрузке в WIR и другие программы (Excel, Word).

- составление отчетов и ведение других программ во время отсутствия приемщика по качеству

Должностные обязанности приемщика по качеству:

1. Составление отчетов по поступлениям в программе WIR (понедельник, четверг). Рассылка данных отчетов представителям поставщиков лесоматериалов, менеджеру по поступлениям (г. Петрозаводск) и бухгалтеру ООО "Стора Энсо Форест Вест" (г. Питкяранта).

2. Взаимодействие с декларантами ООО "Стора Энсо Форест Вест", а также обновление и контроль за ведением файлов "Количество сертификатов", "Отгрузка", "Реестр" (даты, количество платформ, объемы).

3. Внесение данных по отгрузке в WIR (спецификации, декларации (проверка и обновление дат), расходные накладные (внутренние перевозки), рапорты по приемке платформ, отчеты по качеству отгрузки платформ).

4. Ведение журнала приема/сдачи железнодорожных документов.

5. Оформление архивных документов по отгрузке (накладные и спецификации на отгружаемые платформы) и составление архива.

6. Ведение реестра документов по деятельности терминала в копиях и в электронном виде.

7. Оформление таблицы "Coefficient comparison 2008- Essoila" (сравнение отгружаемого и задекларированного сортимента с принятым покупателями).

8. Ведение ведомости погрузки подрядной организации ООО "Мантсинен".

9. Осуществление контроля за ведением приемщиками ведомостей учета рабочего времени подсобных рабочих, подрядных организаций.

10. Ведение табеля учета рабочего времени и составление графика работы сотрудников терминала.

11. Составление графика отпусков сотрудников терминала, контроль за его соблюдением.

12. Учет переработок приемщиков, приемщика по качеству, мастера погрузки.

13. Ведение маршрутного листа курьера.

14. Ведение личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты.

15. Составление авансовых отчетов.

16. Помощь мастеру погрузки в оформлении документов на отправляемые платформы. В случаях отсутствия мастера погрузки (больничный, отпуск) выполнение должностных обязанностей мастера погрузки.

17. Выполнение различных поручений управляющего терминалом и его заместителя: составление, печать, копирование, сканирование документов, оформление заявок на канцтовары и бытовые товары, контроль за исполнением распоряжений приемщиками и другое.

Теперь ежедневно, в 8.00 утра, приемщики (сдающий смену и принимающий) и мастер погрузки обходят территорию терминала, уточняя расположение штабелей древесины, высоту штабелей, количество поданных порожних платформ, качество погруженных платформ, соблюдение техники безопасности поставщиками и подрядными организациями «Мантсинен», ИП Сафоновым, ИП Боголюбовым и другими при погрузке лесоматериалов в платформы, при выгрузке лесоматериалов из автомобилей в штабеля, уборки территории терминала.

Приемщики внимательно следят за соблюдением техники безопасности поставщиками – водителями автомобилей, привозящих лесоматериалы на терминал. Перед тем, как пропустить машину на территорию, приемщики смотрят, есть ли на машине и прицепе обвязки, не выходит ли привезенный лесоматериал за габарит стоек. В случае, если есть замечания – автомобиль немедленно разворачивают.

Также обязательно проверяют наличие защитной каски и сигнального жилета у водителя.

Случается, что водитель не согласен с приемщиком, тогда все споры решаются по телефону между организацией – поставщиком леса и руководством.

На терминале п. Эссойла находятся три железнодорожных пути необщего пользования. Два пути находятся рядом (первый и второй), третий (седьмой) – за штабелями.

За одним из путей (за седьмым) проложили трубы для стока дождевых вод. Соответственно, вода не скапливается и не задерживается на дороге. Автомобили, привозящие лесоматериалы, универсальный экскаватор, фронтальный погрузчик без труда могут проехать к нужному штабелю или месту.

Также сделали дорогу за седьмым путем, по которой можно проехать фронтальному погрузчику для уборки территории. Раньше это делали подсобные рабочие без специальной техники, что значительно увеличивало время уборки.

Зимой также возникали трудности при очистке железнодорожных путей необщего пользования от снега. Поэтому этой зимой планируется установить съемный отвал на тепловоз ООО «МТМ», являющийся подрядчиком ООО «Стора Энсо Форест Вест». С использованием отвала на тепловозе качество уборки будет на порядок выше, чем уборка вручную рабочими, уборка фронтального погрузчика, который к тому же может задеть рельсы, шпалы, привести к поломке и неисправности.

В прошлом году была оборудована стоянка для автомобильного транспорта работников терминала.

Стоянка находится перед въездом на территорию терминала, раньше личные автомобили сотрудников заезжали на терминал. Это было неудобно, в первую очередь, для автомобилей поставщиков, привозящих лесоматериал. Машинам марок МАЗ, Камаз, Skania, Volvo и другим трудно было развернуться, они теряли много времени, из-за чего процессы перевозки замедлялись.

Несколько лет назад через терминал «Стора Энсо» проходила дорога к пилораме, находящейся за его территорией. К ней не было отдельной дороги. По ней ездили грузовые и легковые автомобили, также личные машины работников пилорамы, автомобили заказчиков и покупателей производимых материалов на пилораме, также ходили рабочие. Список номеров автомобилей, которых можно было пропускать, находился у охраны терминала «Стора Энсо», в нем было более 70 машин. Всех их пропускали, проводили инструктаж по соблюдению техники безопасности на территории терминала, следили за выполнением требований. Однако это было проблематично. Не все соблюдали установленные правила.

Далее произошли переговоры с руководством пилорамы по поводу строительства объездной дороги. Они увенчались успехом – объездная дорога построена, что значительно облегчает работу терминала. Нет посторонних автомобилей, ничто не мешает процессу работы.

В целом, на терминале «Стора Энсо» изменяются методы работы, внедряются новые способы работы, переосмысливаются процессы, оказывающие влияние на полноценную и бесперебойную работу терминала.