Электронный офис

Электронный офис это система автоматизации офис­ной деятельности в организациях и учреждениях. Электрон­ный офис является инструментальным средством локаль­ной вычислительной сети, организованной за счет комму­никационного объединения отдельных автоматизирован­ных рабочих мест специалистов.

Организация работы электронных офисов на базе структурных подразделений в целом и его технологиче­ских частей строится на едином принципе коллективной работы с объектами — электронными документами, яв­ляющимися полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документооборо­те. Такой подход усложняет работу распределенных сис­тем, но обеспечивает юридическую целостность инфор­мации в системе и надежность при коллективной обра­ботке информации.

Основными функциями электронного офиса в налого­вой и бюджетной системах является организация совмест­ного формирования электронного документа различными специалистами на своих автоматизированных рабочих мес­тах, что требует оптимизации маршрутов прохождения до­кументов и четкой организации электронного документо­оборота в структурных подразделениях бюджетной и на­ логовой систем.

Электронные офисные системы базируются на сервер­ных локальных вычислительных сетях, организующих ав­томатизированные рабочие места основных сотрудников финансовых органов.

Локальная вычислительная сеть (ЛВС) — это аппарат­ные, программные и информационные ресурсы, организован­ные в пределах ограниченной территории и объединенные ка­налами передачи данных.

Организация локальной вычислительной сети в налоговой или бюджетной системах позволяет:

•  объединить автономно распределенные процессы обработки данных;

•  сформировать информационные ресурсы в единую структуру;

•  объединить территориально разобщенных специалистов финансовой системы;

•  минимизировать финансовые затраты на обработку информации при организации работы налоговых к бюджетных органов;

•  оптимизировать функционирование программных комплексов «Налог», «Бюджет»;

•  предоставить работникам налоговых учреждений и бюджетной системы более мощный набор аппарат­ных и программных средств хранения, обработки и отображения информации;

•  обеспечить преемственность в аппаратных и про­граммных средствах для ПК различных поколений;

•  наращивать мощности ЛВС по мере увеличения на нее нагрузки и т.д.

Основными структурообразующими элементами ЛВС являются серверы финансовых или налоговых органов. Они располагаются в отдельном помещении — инфор­мационном центре с ограниченным допуском. В качестве активных средств используется сетевое оборудова­ние, которое позволяет строить высокопроизводитель­ные локальные вычислительные сети с высокой степе­нью надежности.

Объединение локальных вычислительных сетей в единую корпоративную систему производится через цен­тры коммутации.

Центры коммутации располагаются как в информа­ционном центре, так и в помещениях с наибольшим ко­личеством рабочих станций. Доступ к локальной вычис­лительной сети происходит только после идентификации пользователя по его имени и паролю. Пользователи раз­ делены на группы в соответствии со структурными под­разделениями учреждения. Администрирование доступа каждой группы к информационным ресурсам ЛВС осу­ществляет ответственный администратор.