1.4 Создание таблиц бд «Колледж» и связей между ними

Откроем программу Ms ACCESS, выберем место на диске, где будет храниться наша БД, назовем ее Колледж+ваша фамилия.mdb и приступим к созданию таблиц.

Сначала будем создавать таблицы, при построении которых не используется Мастер подстановки (табл.1.1). Это таблицы Преподаватели и Предмет.

В главном окне БД выбираем Создание таблицы в режиме конструктора (рис.1.2) и делаем такие поля для таблицы Преподаватели (рис.1.3):

Рис.1.3

Рис 1.2

Поле №_преподавателя делаем ключевым – выделяем его и нажимаем кнопку Ключевое поле на панели инструментов (ПИ). Значения для этого поля вводятся автоматически при заполнении таблицы и не повторяются, даже если какая-то запись будет удалена.

Тип поля Кураторство устанавливаем Логический, значение – «Да» или «Нет». При вводе данных достаточно поставить галочку в этом поле.

Для того, чтобы избежать «необъяснимых» ошибок при создании запросов и отчетов, в имени полей нельзя использовать пробел, его лучше заменить знаком подчеркивания «_».

Таблицу Преподаватели можно сразу и заполнить данными, чтобы продемонстрировать потом работу Мастера подстановки. Переходим из режима конструктора в режим таблицы и вносим данные (рис.1.4):

Рис. 1.4.

Аналогично создаем таблицу Предмет (рис.1.5 и 1.6). Названия предметов берем из таблицы 1.2.

Рис. 1.5 Рис. 1.6

Теперь создадим таблицу Группа. Тоже в главном окне БД выбираем Создание таблицы в режиме конструктора и делаем такие поля (Рис.1.7):

Рис. 1.7.

Что такое Мастер подстановки? Это очень полезная возможность, которая используется для того, чтобы брать уже готовые данные из таблицы-источника и одним щелчком мыши вводить их в данную таблицу. Это позволяет, во-первых, значительно ускорить заполнение таблиц данными, а во-вторых, избежать ошибок и опечаток.

Порядок действий:

1. В списке типов полей выбираем Мастер подстановки (рис.1.7)

2. В появившемся окне переключатель устанавливаем в позицию Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. (рис.1.8)

Рис. 1.8.

3. В окне (рис.1.9) выбираем таблицу, из которой будем брать данные. Сейчас это таблица – Преподаватели.

Рис 1.9.

В следующем окне выбираем поля для подстановки. Для того, чтобы нам в дальнейшем было удобно заполнять базу данными, выберем ключевой столбец и столбец с фамилией учителя.

Программа ACCESS будет сохранять в таблице Группа номер преподавателя, а на экран при работе с этой таблицей выведет фамилию.

Рис 1.10

5. На рис. 1.10 видно, как будет выглядеть наш столбец подстановки:

6. Нажимаем кнопку Готово, переходим в режим таблицы и смотрим, как это работает (рис.1.11 и 1.12):

Рис. 1.11. Рис. 1.12

Т еперь сформируем и остальные таблицы. Данные в них можно внести и после того, как создадим все таблицы.

Таблица Студенты. Для облегчения дальнейшего ввода данных в нее, в полях Дата_рождения и Телефон применим шаблоны – формат поля и маску ввода (Рис. 1.13 и 1.14):

Рис. 1.13 Рис. 1.14

Вот готовая таблица Студенты (рис.1.15):

Рис. 1.15

Теперь займемся таблицей Преподает. Эта таблица не содержит ключевого поля и все значения в ней определяются Мастером подстановки для полей №_преподавателя, №_предмета и Группа (табл.1.1). Вот заполненная таблица Преподает с сортировкой данных по группам (рис.1.16) и по преподавателям (рис.1.17):

Рис. 1.16 Рис. 1.17

Теперь приступим к самой большой таблице – Получает. Эта таблица должна содержать такое количество записей:

225=количество студентов * количество предметов в группе * количество периодов обучения.

Период обучения – 1 семестр, 2 семестр, год. Таким образом, в нашей БД будут находиться только семестровые и годовые оценки студентов по всем предметам.

Поля №_студента и №_предмета формируются с помощью Мастера подстановки так же, как и в предыдущих таблицах. А вот для полей Период и Оценки, мы создадим фиксированные наборы данных:

1. В столбце Тип данных Конструктора таблицы выбираем Мастер подстановки.

2. В открывшемся окне (рис. 1.18) переключатель устанавливаем возле «Будет введен фиксированный набор значений»

Рис. 1.18 Рис. 1.19

3. В следующем окне (рис.1.19) заполняем нужные нам данные. И получим «внутренний» для этой таблицы столбец подстановки.

Аналогично можно поступить и с полем Оценки. Обратите внимание, что оценки вводим по 5 бальной системе (можно вводить и по 12-бальной системе).

Когда начнем вводить информацию в таблицу, то в поле Период возникнет раскрывающийся список с периодами обучения (рис.1.20):

Рис. 1.20

При заполнении этой таблицы нужно сверяться с данными в таблице 1.2, чтобы выставлять студентам оценки по тем предметам, которые читаются у них в группе, иначе мы не сможем создать потом корректные запросы.

А вот пример заполненной таблицы для первого студента (рис.1.21):

Рис. 1.21

Еще 15 раз по столько – и золотой ключик у вас в кармане!

На самом первом этапе работы над БД «Колледж» нужно просто создать эти таблицы. Заполнять данные лучше после того, как установлены и настроены все связи в таблицах.