5. Упорядочение данных в запросе

Вкладка Order By (Рис.5) управляет порядком расопложения записей в результирующей таблице. Для этого необходимо выделить курсором поля, определяющие порядок сортировки данных, и перенести их последовательно в список Ordering criteria.

Для каждого выбранного поля можно установить с помощью переключателя Order option критерий упорядочения по возрастанию (Ascending) или по убыванию (Descending).

Порядок сортировки записей результирующей таблицы определяется порядком следования полей в списке Ordering criteria. Для изменения порядка следования следует установить курсор на маркер перемещения слева от поля и переместить его в требуемое место.

При упорядочении по нескольким полям для каждого их полей критерий упорядочения устанавливается отдельно.

Р ис. 5. Пример выборки упорядоченных данных

6. Группировка полей запроса

Группировка позволяет получить вычисляемую информацию о подгруппах таблицы. Чтобы сгруппировать записи в запросе по каким либо полям таблицы, следует выбрать вкладку Group By и перенести в список Grouped fields поля, по которым осуществляется группировка даннаых.

Строки таблицы можно группировать по любой комбинации ее полей. Каждое из уникальных значенийполя, по которому выполняется группировка, порождает отдельную группу данных.

7. Включение в запрос выражений и функций полей и итоговых значений

При выполнении запроса можно вычислять итоговые значения по одному или нескольким полям исходной таблицы. Вычисление итоговых значений над группой записей выполняется с использованием следующих функций:

• COUNT() – количество строк в итоговой таблице;

• MAX – наибольшее значение в столбце;

• MIN – наименьшее значение в столбце;

• AVG() – среднее значение столбца численных данных;

• SUM() – сумма численных данных столбца.

Для включения в запрос функции или выражения необходимо:

• открыть вкладку Fields и нажать кнопку построителя выражения справа от поля Function and expression;

• в поле ввода Expression открывшегося окна диалога Expression Builder сформировать нужное выражение;

• после выхода из окна диалога Expression Builder нажать кнопку Add дял размещения выражения в списке Selected fields.

8. Вывод результатов запроса

В рассмотренных выше примерах результат выборки выводился в стандартную результирующую таблицу в режиме Browse. Для изменения направления вывода необходимо нажать кнопку Query Distination на панели инструменотов Query Designer и в окне диалога Query Distination (Рис.6) выбрать одну из следующих кнопок:

• Cursor – временное хранение результатов в виде, доступном только для чтения;

• Browse – сохранение и вывод результатов в стандартной таблице в режиме Browse;

• Table – указание таблицы для хранения результатов;

• Report – отображение результатов выборки в виде отчета;

• Lable - отображение результатов выборки в виде этикетки;

• Screen - отображение результатов выборки в активном окне;

• Graph – запуск Microsoft Graf для создания графиков и диаграмм.

Рис. 6. Окно выбора направления вывода результатов

З аметим, что при необходимости конструктор запросов позволяет изменить названия полей результирующей таблицы, чтобы сделать ее более читабельной. Для изменения наименования полей список выбранных полей Selected fields формируется с помощью поля Function and expression, в котором за именем поля добавляется ключевое слово As и указывается новое имя. Так, результат выборки, представленный на рис.7, повторяет запрос рис.4 с новыми наименованиями полей.

Рис. 7. Результаты выборки в таблицу с новыми наименованиями полей