15.4. Стандартные отчеты

Как уже говорилось, удобными средствами работы с данными бухгалтерского учета являются стандартные отчеты.

Отчеты представляют информацию, содержащуюся в журнале проводок, в виде, удобном для анализа и работы. При формировании отчета отбираются данные только из нужных проводок, которые представляются в сгруппированном и обобщенном виде.

Вызов стандартных отчетов осуществляется из меню «Отчеты».

Стандартный отчет формируется для определенного периода времени. Каждый отчет может быть просмотрен на экране компьютера и распечатан в бумажном виде.

Каждый отчет может быть настроен: пользователь можно указать необходимость вывода субсчетов, количества (по счетам, для которых задан признак ведения количественного учета), валютных сумм (по счетам, для которых задан признак валютного учета) или, наоборот, отключить вывод лишних подробностей. Можно указать критерии отбора информации для формирования отчета, например, указать определенные счета, по которым должен формироваться отчет или, наоборот, указать счета, исключаемые из отчета.

Рассмотрим общие принципы работы со стандартными отчетами на примере оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость – это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров.

В шапке отчета по кнопке «Настройка» можно уточнить период, за который будет формироваться отчет и выбрать организацию, данные по которой будут в него включены. При пустом поле «Организация» отчет формируется по всем организациям. Так же в «Настройках» можно указать тип выводимых данных:

● «Развернутое сальдо» – если флажок установлен, начальное и конечное сальдо по определенным счетам будут выведены в развернутом виде. Список этих счетов и правила расчета развернутого сальдо по ним задается на закладке «Развернутое сальдо» .

● «Детализация по субсчетам и субконто» – когда флажок снят, в отчет выводятся только сальдо и обороты по счетам верхнего уровня. Если же флажок установлен, в отчет также будут выведены данные и по субсчетам, а для определенных счетов – данные по субконто. Список счетов, детализируемых по субконто и порядок субконто задается на закладке «Детализация».

● «Данные по валютам» – если флажок установлен, для валютных счетов будут выводиться валютные суммы.

● «Данные по забалансовым счетам» – если флажок установлен, в отчет будут выведены не только балансовые, но и забалансовые счета. Обороты и сальдо по забалансовым счетам не включаются в общий итог отчета.

По кнопке «Сформировать» выполняется построение отчета в соответствии с текущей настройкой.

Кнопка «Заголовок» позволяет получить более компактный вид отчета, скрывая его заголовок.

Кнопки сохранения и восстановления значений настроек

позволяют сохранять пользовательские настройки отчета, чтобы использовать их в дальнейшем.

Во всех стандартных отчетах, входящих в конфигурацию, заложен механизм детализации (расшифровки) данных. Когда курсор передвигается по табличной части отчета, он принимает вид

что говорит о возможности детализировать эти цифры другим отчетом, чтобы понять причину их появления в нем. Двойной щелчок «лупой» позволяет получить более детальную информацию о параметре отчета. Детализировать параметр можно разными способами, на экране возникает меню для выбора способа детализации.

После выбора варианта детализации и нажатия кнопки «ОК» на экране появится другой отчет, объясняющий появление интересующей нас цифры, который в свою очередь также может быть расшифрован дальше.

Шахматная ведомость – это отчет общего характера, который содержит табличное представление оборотов между счетами за выбранный период времени. Строки таблицы соответствуют дебетуемым счетам, столбцы – кредитуемым счетам. Размер шахматной ведомости может получиться столь большим, что она не поместится полностью на экране компьютера. При этом просматривать на экране компьютера ее придется только по отдельным фрагментам, перемещая их с помощью линеек прокрутки формы отчета.

Флажки на форме задают дополнительные настройки детализации отображаемых данных:

● По валютам . Если флажок установлен, будут выводиться данные по каждой валюте для валютных счетов

● По субсчетам . Если флажок установлен, будут выводиться данные по субсчетам

● Данные по забалансовым счетам . Если флажок установлен, будут выводиться данные не только по балансовым счетам, но и по забалансовым.

Строки отчета с остатками и оборотами по счетам могут быть расшифрованы «Отчетом по проводкам».

Главная книга показывает для каждого счета начальное и конечное сальдо, его обороты с другими счетами.

В форме настройки отчета (открываемой по кнопке «Настройка» ) на закладка «Общие» вводятся основные параметры :

● Даты начала и конца периода отчета.

● Организация . По данным бухгалтерского учета этой организации строится отчет.

● Период. Задает периодичность, с которой будут выводиться промежуточные итоги.

● Все периоды . Если флажок установлен, будут выводиться и те периоды, за которые не было оборота.

● Развернутое сальдо . Если флажок установлен, будут выводится развернутые сальдо на начало и конец каждого периода. Настройка расчета развернутого сальдо задается индивидуально для каждого счета на закладке «Развернутое сальдо».

На закладке «Развернутое сальдо» задаются правила расчета развернутого сальдо для остатков на начало и конец периодов. В табличной части указывается:

● Счет . Бухгалтерский счет, для которого необходимо выводить развернутое сальдо.

● Субсчета . Если флажок установлен, будет произведен расчет развернутого сальдо по субсчетам.

● По субконто . В данном поле задается список видов субконто, по которым необходимо произвести расчет развернутого сальдо.

По кнопке «По умолчанию» может быть произведена настройка расчета развернутого сальдо по умолчанию.

Строки отчета могут быть расшифрованы отчетом «Обороты счета» или «Отчетом по проводкам».