7. Розміри полів в Access .

В залежності від типу даних розмір поля в Acces має різне значення: Текстовий (Значение по умолчанию) має число символів, яке не перевищує мінімальне із двох значень: 255 або значення властивості Размер поля (FieldSize), Поле МЕМО. включає до 65535 символов, Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно, Поле объекта OLE. Объект До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).

8. Додавання та видалення полів в Access.

Время от времени вам понадобится добавлять в базу данных новые поля, в которые будет вводиться дополнительная информация. И наоборот: в определенных ситуациях отдельные поля вам будут больше не нужны, поэтому от них лучше избавиться. Чтобы добавить в таблицу базы данных новое поле, выполните приведенную ниже инст­рукцию.

1. Щелкните на одном из уже существующих в базе данных полей. 2. Перейдите во вкладу Режим таблицы. 3. Щелкните на кнопке Вставка (Insert) раздела Поля и столбцы. Microsoft Access вставит в текущую таблицу базы данных новое поле (столбец). Для удаления поля из таблицы базы данных выполните ряд действий. 1. Щелкните на удаляемом поле. Microsoft Access выделит весь столбец поля. 2. Перейдите во вкладку Режим таблицы. 3. Щелкните на кнопке Удалить (Delete) раздела Поля и столбцы. На экране появится запрос на удаление всех данных поля.

9. Встановлення поля первинного ключа в Access.

Чтобы установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, выполните следующие действия: – в режиме конструктора выделите поле, которое будет играть роль первичного ключа; – кликните по кнопке Ключевое поле панели инструментов Конструктора таблиц или выберите команду главного меню Правка – Ключевое поле (слева возле имени выделенного поля появится символ ключа); – после указания ключевого поля таблицу необходимо сохранить, для чего необходимо кликнуть по кнопке Сохранить панели инструментов конструктор таблиц и в открывшемся окне ввести имя таблицы и кликнуть по кнопке Ок. Если первичный ключ не определен, то при выходе из режима конструктора появится соответствующее предупреждение, и программа Access предложит Вам создать ключевое поле до закрытия таблицы.

10. Редагування проекту таблиці в Access.

Редактирование структуры таблицы выполняется в режиме конструктора,  редактирование записей – в режиме таблицы.

11. Заповнення таблиці даними в Access.

Заполнение таблицы данными можно сделать несколькими способами непосредственно через режимы таблицы; режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования; Через режим конструктора; режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы. Через запросы и через команды sql.

12. Редагування записів в Access.

Редактирование записей таблицы можно сделать несколькими способами непосредственно через режимы таблицы; режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования; Через режим конструктора; режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы. Через запросы и через команды sql. Запросы могут исполнятся с определенных форм или непосредственно.

13. Звязування таблиць в ACCESS. Установка зв'язку між двома таблицями полягає в тому, що значення стовпчика(або стовпчиків) першої таблиці(джерела) поміщається в іншу таблицю. Таблиці встановлюють між собою зв'язок по ключовому полю таблиці-джерела.

14. Проектування запитів в ACCESS. Запити застосовуються користувачем для вибірки з бази даних інформації, яка його цікавить, тобто відповідає певним критеріям. Наприклад, може йтися про пошук всіх клієнтів, що живуть в Україні, або про вибір відомостей про торгові операції, здійснені за останній квартал. Якщо необхідно скласти запит на підставі декількох таблиць, то між цими таблицями попередньо необхідно встановити відношення, зв’язуючи поля одне з одним. Результат роботи запиту Access являє собою таблицю яка називається Dynaset (динамічний, тимчасовий набір даних). Під час кожного виконання запиту заново здійснюється вибірка даних. За способом побудови запити діляться на: QBE-запити (QueryByExample - запит за зразком), користувач дає їм визначення, специфікуючи окремі параметри у вікні проектування з використанням підказок (зразків), та SQL-запити (StructuredQueryLanguage - структурована мова запитів). Формулюючи їх, користувач застосовує інструкції і функції, створюючи деякий описання. QBE-запит Access легко транслює у відповідний SQL-запит. Під час зворотної операції можливі деякі нюанси та неточності. Запити можна поділити на певні категорії: запити на вибір інформації та виконання статистичних підрахунків, запити, що вносять зміни, параметричні та перехресні запити.

15. Види запитів в ACCESS. 1.Запити на вибірку - Існує чимало різних видів запитів, але найпростіші з них і, до того ж, використовувані найбільше часто - це запити на вибірку. З них і прийнято починати знайомство зі створенням запитів. Мета запиту на вибірку полягає в створенні результуючої таблиці, у якій відображаються тільки потрібні за умовою запиту дані з базових таблиць., 2.Бланк запиту за зразком, 3.Запити з параметром – У багатьох випадках користувачу треба надати можливість вибору того, що він хоче знайти в таблицях бази даних. Для цього існує спеціальний вид запиту - запит із параметром., 4.Підсумкові запити - Запити дозволяють не тільки відбирати потрібну інформацію з таблиць і обробляти її шляхом створення нових полів, що обчислюються, але і робити так називані підсумкові обчислення., 5.Обчислення в запитах - Поле, вміст якого є результатом розрахунку по вмісту інших полів, називається полем, що обчислюється ., 6.Запити на зміну - спеціально для розробників баз даних існує особлива група запитів, що називаються запитами на зміну. Вони дозволяють автоматично створювати нові таблиці або змінювати вже наявні.

16.QBE запити. QBE - запит за зразком – засіб для пошуку необхідної інформації в базі даних. Такий вид запиту формується не спеціальною мовою, а шляхом заповнення бланка запиту у вікні Конструктора запитів.

17.SQL-запити – це запит, який складається з послідовності SQL-інструкцій. Ці інструкції задають команди, які потрібно виконати із вхідним набором даних для створення вихідного набору. Наприклад, програма MS Access усі запити будує на основі SQL – запитів - щоб подивитися їх, потрібно в активному вікні проектування запиту виконати команду Вид/SQL.

18. Робота з формами в ACCESS. Форми – це об'єкти, за допомогою яких у базу вводять нові дані, переглядають наявні, а також здійснюють редагування даних, розміщених у таблиці. Форма подібна до бланка чи карточки (рис. 4). Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису. Отже, форми є засобом організації інтерфейсу між користувачем і системою. Форми можна створювати на базі таблиць і запитів. У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм (в інших програмах, наприклад, MS Works навпаки).

19. Способи створення форм в ACCESS. Форму можно создавать с помощью мастера форм или конструктора форм, а также используя режим макета или модальное диалоговое окно. Самым простым способом является мастер форм, который не требует определенных навыков в работе с Access. Остальные способы то же не являются тяжелыми для работы, так как в элементах управления есть все нужные для создания формы элементы.

20. Режими відображення форм. Существует несколько режимов отображения форм: режим формы, режим таблицы, режим сводной таблицы, режим сводной диаграммы, режим макета, режим конструктора.

21. Додавання елементів керування. Элемент управления — это компонент на форме, использующийся для отображения сведений или ввода пользовательских данных. Для добавления элементов управления в форму достаточно в окне элементов управления выбрать нужный элемент, и затем вторым нажатием на форме поместить этот элемент в форму.

22. Кнопки керування. Кнопки управления позволяют менять какие-либо свойства, внешний вид(фон, вставка объектов, других элементов, изменение шрифта, добавление рамки, дополнительных полей и т.д.), функции, назначение формы

23. Вставлення гіперпосилань в форму. В форму можно вставлять гиперссылки в виде кнопок, которые позволяют переходить к другим элементам базы данных, таким как таблицы, макросы, запросы, другие формы, отчеты и и др.

24. Створення звітів в ACCESS. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Отчеты создаются так же с помощью конструктора или мастера запросов.

25. Способи розташування звітів в Access. Звіт можна створити на базі однієї або декількох таблиць або запитів. Велика частина відомостей в звіті поступає з базової таблиці, запиту або інструкції SQL, що є джерелом даних для звіту. Останні відомості звіту зберігаються в його структурі. Для створення зв'язку між звітом і його вихідними даними застосовуються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, написи для заголовків. Поля можна поміщати в будь-який розділ звіту, але, як правило, їх розміщують в області даних. Спосіб відображення відомостей в кожному розділі визначається розташуванням елементів управління, такі як написи і поля.

26. Редагування звіту в ACCESS. Редагування звіту можна проводити багатьма способами. Ось декілька з них: Режим розмічування — це найзручніше подання для змінення звіту. У режимі розмічування звіт фактично є активним, тому дані відображаються так, як вони виглядатимуть після друку. В цьому поданні можна також вносити зміни до структури звіту. Оскільки під час змінення звіту можна переглядати дані, зручно настроювати ширину стовпців, додавати рівні групування та виконувати майже всі завдання для покращення оформлення звіту й полегшення його читання. Подання конструктора. Можна переглянути смуги колонтитулів для звіту або сторінки та групи, а також: 1) Додавання різноманітних елементів керування до звіту, наприклад підписів, ліній і прямокутників. 2) Редагування джерел елементів керування «Текстові поля» у власне текстових полях, без використання вікна властивостей. 3) Змінення певних властивостей, недоступних у режимі розмічування.4) Змінення звіту в режимі розмічування. В цьому режимі можна виконати такі операції: 1)Змінення ширини стовпця або поля; 2) Змінення висоти рядка або поля; 3) Додавання поля; 4) Макети елементів керування; 5) Видалення поля або стовпця; 6) Змінення параметрів сторінки; 7) Змінення форматування поля; 8) Зв’язування текстового поля з іншим полем; 9) Змінення джерела записів звіту; 10) Перенесення тексту в полі; 11) Додавання ліній сітки; 12) Додавання або змінення емблеми чи іншого зображення; 13) Додавання або змінення заголовка звіту; 14) Додавання номерів сторінок, поточної дати або часу; Макети елементів керування: Макети елементів керування — це напрямні, які вирівнюють елементи керування горизонтально й вертикально, щоб надати звіту охайного вигляду. Макет елементів керування можна порівняти з таблицею, де кожна клітинка таблиці містить елемент керування. Змінення параметрів сторінки: За допомогою елементів групи Макет сторінки на вкладці Параметри сторінки можна змінити розмір, орієнтацію, поля сторінки тощо.