1. Access як потужний додаток Windows

Бази даних призначені для збереження інформації. Типовим прикладом що зберігається на комп’ютері бази данних є: інформація про працівників установи, облік продукції, робочі плани, облік пробаж.Access – це набір інструментальних засобів для створення та експлуатації реляційних баз даних. Крім того, Access – не лише потужна , гнучка та проста у використанні СУБД, а й система для роздроблення додатків, що працюють з базами даних. База даних може мати такі об’єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси тощо.

2. Основні функції системи Access: Розбивати дані на логічно пов’язані частини; Вводити, змінювати і знаходити необхідні дані; Знаходити підмножини даних за заданими умовами; Створювати форми і звіти; Автоматизувати виконання стандартних завдань; Графічно встановити зв’язки між даними; Вставляти рисунки у форми і звіти; Створювати особисті готові до роботи з Базами даних програми, які вміщують меню, діалогові вікна і командні кнопки.

3. Елементи бази даних системи Access

База даних може мати такі об’єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси тощо. створення бази даних завжди повинне починатися з розробки структури її таблиці. Таблиці – це основні об’єкти бази даних, у яких зберігаються всі дані. У табличній структурі адрес даних називається перетином стовпців та рядків. Стовпці називаються полями, а рядки – записами. Поля – це основні елементи структури бази даних, мають свої властивості. Від властивостей полів залежить, які типи даних можна вносити у поле, а які – ні , а також те, що можна робити з даними, що містяться у полі.

4. Проектування таблиць в Access

Для проектування таблиць в Access з організаційної точки зору у роботі з будь-якими базами даних є 2 режима: за допомогою режиму конструктор; експлуатаційний режим (режим користувача) при створенні структури таблиці одне поле (або комбінацію полів) треба назвати ключовим. З ключовими полями комп’ютер працює особливо. Він перевіряє їх унікальність та швидше виконує сортування за такими полями.

5. Типи даних полів Access

Access працює з такими типами даних: Текстовий, який використовується для зберігання звичайних форм тексту обмеженого розміру; Поле мемо, спеціальний тип даних для збереження великих обсягів тексту, до 65535 слів; Числовий, для збереження числових даних, має свій розмір (ціле, довге ціле…) в залежності від розміру має свої властивості; Дата або час, для збереження дати чи поточного часу формат запису може бути…; Грошовий, для збереження грошових сум (відображається число з грошовими одиницями); Лічильник, спеціальний тип даних для унікальних натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання для порядкової номерації.; Поле об’єкта Ole, спеціальний тип даних для зберігання об’єктів Ole, наприклад мульти недійних.

6. Параметри полів Access

Імя поля – визначає як варто звертатись до даних цього поля при автоматичних операціях з базою. Тип поля – визначає тип даних, що можуть міститися в цьому полі (текстовий, числовий, грошовий…) Розмір поля – визначає граничну довжину даних, що можуть розміщуватися в цьому полі. Формат поля – визначає спосіб форматування поля в комірках. Маска введення – визначає форму, в якій вводяться дані в таблицю (засіб автоматичного введення даних). Підпис – визначає заголовок стовпця для даного поля. Значення за замовчуванням – значення, що вводиться в комірці поля автоматично. Умова на значення – обмеження, використовуване для перевірки правил введення даних (засіб автоматизації введення, що використовується для даних, що мають числовий, грошовий тип та тип дата чи час). Повідомлення про помилку – текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі введення у поле невірних даних. Обов’язкове поле – властивість, що визначає обов’язковість заповнення даного поля при заповненні бази. Ці властивості відносяться в основному до текстового типу, для інших типів полів вони можуть бути іншими.