Контроль и координация в системе менеджмента

Управление основывается на четкой системе контроля, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер.

Слово «контроль» воспринимается, как правило, негативно и для многих означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятель­ности и т.п. Вследствие подобного устойчивого восприятия контроль относится к числу функций управления, сущность которых понима­ется чаще всего неправильно.

Основная задача управления заключается в обеспечении организа­ции достижения своих целей. Именно на стадии контроля проверяет­ся, насколько проведение различных мероприятий позволило решить поставленные задачи.

Для руководителя контроль означает возмож­ность удерживать работников в определенных рамках и обеспечивает подчинение, поскольку ограничения исключают возможность дей­ствий, наносящих вред организации. Они заставляют каждого вести себя в соответствии с ее целями.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траекто­рии развития посредством сравнения показателей деятельности с ус­тановленными стандартами и принятия необходимых мер при откло­нениях.

Контроль представляет собой совокупность функций, смысл осуществления которых заключается в сборе информации о действительном состоянии дел в организации и разработке рекомендаций по составлению программы усовершенствований в целях дальнейшего развития.

Созданная в организации система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, первоначальными планами и достигнуты­ми реальными показателями. Контроль тесно связан с планированием, поскольку планирование без контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозмо­жен.

Содержание контроля выражает его сущность и соотносится прежде всего с внутренними целями организации и такой основной функцией управления как планирование. Содержательная характеристика контроля включает в себя:

• Установление цели предприятия;

• Текущий отбор и обработку информации под углом зрения создания необходимых условий для принятия решений;

• Осуществление текущего контроля за соблюдением целей и выполнением планов;

• Сопоставление планов с фактическими показателями их выполнения;

• Проведение анализа имевших место отклонений

• Решение вопросов налогового планирования и уплаты налогов

Для эффективного осуществления контроля требуются следующие элементы:

■ определение цели и концепции контроля (цель и предмет конт­роля, контролирующий орган, принятая система контроля);

■ установление норм контроля: этических, правовых, производ­ственных и т.п.;

■ выбор методов (независимый контроль, самоконтроль, привле­чение специалистов или смежников и т.д.);

■ определение объема и области (финансовый, контроль качества продукции, производительности труда и т.п.).

Основными направлениями контроля являются:

Контроль затрат - коррекционные действия на фазе организации выпуска продукции.

Контроль производственного процесса – действия, служащие для регуляции и оценки процесса выпуска продукта и определения необходимой трансформации планов в соответствии с возникающими ситуациями.

Контроль выпуска продукта - действия, предпринимаемые менеджментом для регуляции выпуска продукции, или услуг организации.

Финансовый контроль формально устанавливает финансовые задачи перед организацией, так же финансовые параметры на определенный период времени, в рамках которых будет действовать организация, условия работы на это время и стандарты производительности, по которым будет оцениваться финансовая производительность.

Контроль поведения - действия менеджмента, направленные на поиск, оценку и коррекцию человеческой производительности внутри организации. Контроль поведения включает в себя: технологии по оценке производительности; планирование деятельности и производства для установления стандартов производительности; измерения и оценки производительности и, при необходимости, принятия коррекционных мер.

Существенным в определении направлений контроля является обратная связь.

Обратная связь - информация о работе или организационной производительности, полученная непосредственно с рабочих мест, которая используется для коррекции деятельности. Система с эффективной обратной связью обеспечивает поддер­жание выходных характеристик на заданном уровне, несмотря на воз­действие внешних и внутренних отклоняющих факторов.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы дос­тичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренни­ми факторами, и поэтому область применения контроля должна охва­тывать их полностью.

Внутренние факторы — это ситуационные факторы внутри организации: цели, структура, задачи, технология и люди.

К числу внешних факторов относится все, что воздействует на организацию из окружающий среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое дру­гое

Возникающие отклонения предполагают следующие действия:

• срочное вмешательство в работу предприятия (принятие реше­ний);

• пересмотр планов;

• пересмотр системы целей организации.

Таким образом, объектом контроля служат как результаты деятель­ности (отклонения между плановыми и фактическими показателями по различным причинам), так и сами методики осуществления пла­нирования и контроля, призванные максимально реалистично отра­жать деятельность организации в прошлом и будущем.

Управленческий контроль осуществляется на двух организацион­ных уровнях:

1) оперативный (контроль за производственно-хозяйственной де­ятельностью, технологическим процессом, контроль качества продук­ции, осуществляемый на уровне операций);

2) стратегический контроль, определяющий эффективность рабо­ты организации, использования ресурсов.

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

• диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;

• стимулирующую (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание);

• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);

• защитную (способствует сохранности ресурсов).