Удаление несвязанных записей из базы данных

При удалении из базы данных целых записей удаляются данные из всех полей, а также значение ключа, которое делает запись уникальной. Если запись не связана с другими записями (т. е. если значение ключа не хранится в других записях или таблицах базы данных), ее можно удалить путем выделения и нажатия клавиши DELETE. Если требуется удалить большое количество несвязанных записей, для чего неудобно использовать процедуру удаления вручную, можно использовать запрос на удаление. В следующих разделах описаны процедуры для выполнения этих двух задач.

Удаление несвязанных записей вручную

1. В режиме таблицы откройте таблицу или запрос с данными, которые требуется удалить.

2. Найдите запись (строку), которую требуется удалить, и нажмите кнопку Выделить все,  которая расположена у левого или правого края записи. Можно выделить отдельные строки либо перетащить указатель при нажатой кнопке мыши, чтобы выбрать набор из смежных строк, или, нажав клавишу CTRL, выбрать с помощью мыши несколько несмежных строк.

При этом в Access запись (вся строка) или блок выделенных записей выделяется границей.

3. Нажмите клавишу DELETE.

-или-

На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Удалить.

-или-

Щелкните правой кнопкой мыши кнопку Выделить все и выберите пункт Удалить запись.

Если не удается нажать кнопку Выделить все, поместите курсор в любое поле записи. Затем на вкладкеГлавная в группе Записи нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Удалить и выберите пунктУдалить запись.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   В программе Access может быть отображено сообщение об ошибке, в котором говорится о том, что запись удалить невозможно, т. к. она связана с другими данными. Если отображается такое сообщение, нажмите кнопку ОК и перейдите к следующему разделу  удаление связанных записей из БДх.

4. Когда в программе Access будет открыто диалоговое окно для подтверждения удаления, нажмите кнопкуДа.

Удаление несвязанных записей с помощью запроса на удаление

Если для удаления данных используется запрос на удаление, для несвязанных и связанных записей используется одна процедура. Сначала необходимо создать запрос на выборку, убедиться, что по этому запросу возвращаются только те записи, которые нужно удалить, а затем преобразовать его в запрос на удаление. В следующем разделе содержатся сведения и порядок действий, объясняющие, как удалить несвязанные записи.

Удаление связанных записей из базы данных

Процесс удаления связанных записей включает следующие стандартные шаги.

• Планирование удаления. Следует убедиться в наличии необходимых разрешений на удаление данных и в том, что другие пользователи закрыли объекты, использующие соответствующие таблицы, а затем создать резервную копию базы данных.

• Изменение связи между таблицами, из которых будут удалены записи. Необходимо включить параметрыЦелостность данных и Каскадное удаление связанных записей. Это позволит выполнить каскадное удаление записей из всех таблиц и удалить все связанные данные.

• Создание запроса на выборку и добавление условий для получения нужного набора записей.

• Преобразование запроса на выборку в запрос на удаление и использование этого запроса для удаления данных.

В следующем разделе приводится описание этого процесса.

Планирование и подготовка к удалению

Прежде чем удалять записи из базы данных, выполните следующие действия:

• Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения. Чтобы проверить статус базы данных, в проводнике Windows щелкните правой кнопкой мыши файл базы данных (с расширением ACCDB или MDB), а затем выберите команду Свойства в контекстном меню. В диалоговом окне Свойствапроверьте, что флажок Только чтение снят.

• Проверьте наличие необходимых разрешений на удаление записей из базы данных. При необходимости обратитесь к системному администратору или разработчику базы данных.

• Убедитесь, что удаление записей не повлияет на работу других пользователей базы данных.

• Попросите всех пользователей базы данных закрыть все таблицы, формы, запросы и отчеты, в которых используются удаляемые данные. Это позволяет избежать конфликтов блокировки.

 СОВЕТ.   Если базу данных использует большое количество пользователей, может потребоваться закрыть ее и открыть повторно в режиме монопольного доступа. Для этого нажмите кнопку Microsoft Office  и выберите команду Открыть. Найдите и выберите базу данных, щелкните значок стрелки рядом с кнопкойОткрыть, а затем выберите команду Монопольный доступ.

• Создайте резервную копию базы данных, прежде чем изменять или удалять записи. Некоторые операции удаления можно отменить, однако создание резервной копии позволяет отменить все изменения.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office  , наведите указатель на пункт Управление, а затем в группеУправление базой данных выберите команду Резервная копия базы данных.

2. В диалоговом окне Сохранение резервной копии укажите имя и расположение резервной копии и нажмите кнопку Сохранить.

Исходный файл будет закрыт, после чего будет создана резервная копия и повторно открыт исходный файл.

Чтобы вернуться к резервной копии, закройте и переименуйте исходный файл, чтобы получить возможность использовать имя исходной версии. Назначьте резервной копии имя исходной версии и откройте переименованную резервную копию в программе Access.

• При необходимости определите и измените связи для таблицы, из которой удаляются записи. Выполните следующие шаги:

1. На вкладке Средства базы данных в группе Скрыть/Отобразить выберите командуОтношения.

На вкладке документа «Отношения» отображаются все таблицы базы данных, а также все связи между ними и другими таблицами. На этой вкладке связи отображаются в виде линий, соединяющих соответствующие таблицы.

На приведенном ниже рисунке изображен стандартный набор связей. На вкладке «Отношения» сторона «один» обозначается единицей (1), а сторона «многие» — знаком бесконечности (∞). На приведенном ниже рисунке изображено типичное отношение.

Как правило, при удалении записей, расположенных на стороне «один», следует удалить также все связанные записи на стороне «многие». Иначе будут созданы висячие записи, не имеющие значений. Однако при удалении записей на стороне «многие» записи на стороне «один» не удаляются.

Кроме того, в отношениях по умолчанию может использоваться набор правил целостности данных. Эти правила обеспечивают правильность значений во внешних ключах базы данных. Внешний ключ — это столбец, значения которого совпадают со значениями в столбце первичного ключа в другой таблице.