Способы экономии времени при вводе данных

В приложении Access можно ускорить ввод данных несколькими способами. Процедуры, представленные ниже, поясняют, как настроить значения по умолчанию для полей и списков в формах и как использовать сочетания клавиш для повторного использования значений при сортировке данных.

Задание значения по умолчанию для поля или элемента управления

Если во многих записях определенное поле (например, «Город» или «Страна») имеет одно и то же значение, то можно ускорить ввод данных, задав значение по умолчанию для элемента управления, связанного с этим полем. При открытии формы или создании новой записи это значение по умолчанию появляется в элементе управления.

Задание значения по умолчанию для элемента управления

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Щелкните правой кнопкой мыши нужный элемент управления и выберите команду Свойства.

3. На вкладке Данные укажите значение для свойства Значение по умолчанию (Default Value).

4. Для задания другого значения по умолчанию повторите шаги 1-3.

Задание другого значения

1. Для значения в поле введите новые данные. Значение по умолчанию всегда можно заменить другим значением.

–или–

Для значения в списке, выберите другое значение из списка.

Повторное использование значений при сортировке

При переходе от записи к записи может возникнуть необходимость сортировки каждой записи по одному и тому же значению. При этом можно экономить время, повторяя с помощью сочетаний клавиш значение, по которому производится сортировка. Допустим, выполняется сортировка списка заказов по типу товара. В первой записи введено безалкогольные напитки для сортировки по заказам, где заказчики покупают безалкогольные напитки. При переходе к следующей записи это значение сортировки можно скопировать и использовать снова.

 ПРИМЕЧАНИЕ.   В этих действиях предполагается, что форма открыта в режиме формы.

1. Перейдите к полю, в котором повторно используется значение из соответствующего поля предыдущей записи.

2. Нажмите клавиши CTRL+' (апостроф).

Удаление одной или нескольких записей из базы данных

Благодаря удалению неточных или устаревших записей из базы данных доступ к ней может стать более быстрым и простым. Например, с помощью перемещения данных за предыдущий календарный или финансовый квартал в набор архивных таблиц другой базы данных можно сократить размер рабочей базы данных и повысить скорость работы с этой базой. Это поможет сократить расходы.

В этой статье объясняется, как удалять данные из базы данных Microsoft Office Access 2007. Кроме того, в статье содержатся сведения об удалении данных из отдельных полей (что сделать достаточно просто), а также об удалении записей целиком (этот процесс может представлять определенную трудность). Приводятся также сведения об удалении данных вручную и об использовании запросов на удаление. 

Удаление данных

В Access существует несколько типов или уровней удаления данных. Можно удалять данные из отдельных результатов обработки данных записи, удалять записи целиком из таблицы или удалять таблицы целиком.

Удаление отдельных значений можно использовать, когда требуется удалить значения из нескольких или всех результатов обработки данных записи, но при этом следует оставить саму запись (строку) в таблице. Удалить значение данных достаточно просто — выделите нужные данные в поле и нажмите клавишу DELETE .

При удалении записи целиком удаляются данные из всех полей, а также значение ключа, которое делает запись уникальной. Этот процесс служит для удаления всей строки из таблицы. Отдельные записи можно удалять вручную, а для одновременного удаления большого количества записей можно создавать запросы на удаление.

Если удаляемые записи не связаны с другими данными в базе данных, выполнить процесс удаления достаточно просто. Можно выделить строку целиком и нажать клавишу DELETE либо можно создать и выполнить запрос на удаление. Если же удаляемые записи связаны с другими данными и располагаются на стороне «один» в отношении «один-ко-многим», требуется выполнить несколько дополнительных шагов, т. к. по умолчанию в Access запрещено удалять связанные данные. Кроме того, следует помнить, что удаление записи целиком невозможно отменить. По этой причине перед удалением данных следует всегда создавать резервную копию базы данных.

Удаление целых таблиц — не настолько сложный процесс, как удаление данных из отдельных полей или удаление целых записей. Однако следует помнить, что при неправильном удалении целой таблицы могут быть нарушены некоторые, а, возможно, и все возможности базы данных. По этой причине перед удалением таблицы следует всегда создавать резервную копию базы данных.

Процедуры, описанные в следующих разделах, служат для удаления данных из отдельных полей, а также удаления записей и таблиц целиком. В каждом разделе приводятся общие сведения, владение которыми необходимо для выполнения поставленной задачи.