Удаление одной или нескольких записей из базы данных
Благодаря удалению неточных или устаревших записей из базы данных доступ к ней может стать более быстрым и простым. Например, с помощью перемещения данных за предыдущий календарный или финансовый квартал в набор архивных таблиц другой базы данных можно сократить размер рабочей базы данных и повысить скорость работы с этой базой. Это поможет сократить расходы.
В Access существует несколько типов или уровней удаления данных. Можно удалять данные из отдельных результатов обработки данных записи, удалять записи целиком из таблицы или удалять таблицы целиком. Если удаляемые записи не связаны с другими данными в базе данных, выполнить процесс удаления достаточно просто. Можно выделить строку целиком и нажать клавишу DELETE либо можно создать и выполнить запрос на удаление. Если же удаляемые записи связаны с другими данными и располагаются на стороне «один» в отношении «один-ко-многим», требуется выполнить несколько дополнительных шагов, т. к. по умолчанию в Access запрещено удалять связанные данные. Кроме того, следует помнить, что удаление записи целиком невозможно отменить. По этой причине перед удалением данных следует всегда создавать резервную копию базы данных.
Удаление целых таблиц — не настолько сложный процесс, как удаление данных из отдельных полей или удаление целых записей. Однако следует помнить, что при неправильном удалении целой таблицы могут быть нарушены некоторые, а, возможно, и все возможности базы данных. По этой причине перед удалением таблицы следует всегда создавать резервную копию базы данных.
Удаление отдельных значений
Выделите нужные данные в поле → ЛКМ DELETE .
При удалении записи целиком удаляются данные из всех полей, а также значение ключа, которое делает запись уникальной. Этот процесс служит для удаления всей строки из таблицы.
Отдельные записи можно удалять вручную.
Для одновременного удаления большого количества записей можно создавать запросы на удаление.
.
Удаление данных из поля
Можно
удалять данные из отдельных полей баз
данных и запросов, открытых в режиме
таблицы 
,
или из полей формы ввода данных, открытой
в режиме формы 
или
макета 
.
Удаление данных из таблицы
В области переходов дважды щелкните таблицу или запрос, с которым предполагается выполнить действие. Таблица или запрос будут открыты в режиме таблицы.
Выделите данные для удаления.
Можно выделить данные частично или целиком либо просто установить курсор в поле.
Если данные в поле выделены целиком, нажмите клавишу DELETE.
-или-
На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Удалить.
-или-
Если в поле помещен курсор, нажимайте клавишу DELETE или BACKSPACE нужное количество раз.
Удаление данных из формы
В области переходов дважды щелкните нужную форму, чтобы открыть ее в режиме формы.
-или-
В области переходов выделите форму, с которой предполагается выполнить действие, и на вкладке Главнаяв группе Режимы нажмите кнопку Режим, а затем выберите пункт Режим макета.
Выделите данные для удаления.
Можно выделить данные частично или целиком либо просто установить курсор в поле.
Если данные в поле выделены целиком, нажмите клавишу DELETE.
-или-
На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Удалить.
-или-
Если в поле помещен курсор, нажимайте клавишу DELETE или BACKSPACE нужное количество раз.
ПРИМЕЧАНИЯ
В Access может быть отображено сообщение об ошибке; при этом удаление становится невозможным. Препятствовать удалению могут несколько факторов.
Из запроса данного типа удаление данных не предусмотрено Например, нельзя изменять данные, возращенные из перекрестного запроса, а также нельзя изменять или удалять вычисляемые поля, т. е. значения, которые вычисляются по формуле при работе с базой данных, а хранятся в таблице. Пользователь не обладает необходимыми разрешениями для удаления данных Свяжитесь с системным администратором или разработчиком базы данных.
Пустые поля или с нулевыми значениями являются недопустимыми При наличии необходимых разрешений откройте таблицу в режиме конструктора и измените свойство таблицы Обязательный с Да на Нет.
Пользователь предпринимает попытку удалить данные из списка В таблице для формы список можно распознать по стрелке вниз, расположенной в одном конце списка. Например:
.
Удаление
данных из списка
Пользователь может удалять данные из списков двух типов: списков значений и списков подстановок. В списках значений содержится набор предварительно определенных значений, введенных вручную пользователем или разработчиком базы данных. Напротив, в списках подстановок для получения значений из другой таблицы или другого запроса используется запрос, а полученные значения заполняют список.
Элементы списка значений хранятся в той же таблице, что и остальные значения записи. Напротив, данные списка подстановок хранятся в другой таблице или нескольких других таблицах. Чтобы удалить данные из списка значений, откройте таблицу и измените элементы.
Чтобы удалить данные из списка подстановок, следует выполнить различные дополнительные действия в зависимости от того, откуда извлекает данные используемый в списке подстановок запрос — из таблицы или из другого запроса. Если запрос в списке подстановок обращается к таблице, определите таблицу и поле в этой таблице, в котором содержатся внесенные в список данные. Затем откройте исходную таблицу и измените данные в этом поле.
Если запрос в списке подстановок обращается к другому запросу, следует открыть второй запрос, найти таблицу и поле в ней, из которого второй запрос извлекает данные, а затем изменить значения в этой таблице.
В следующих процедурах показано, как удалять данные из списков значений и подстановок.