Настройка параметров связей
1. Закройте все ранее открытые вкладки таблиц.
2. На ленте откройте вкладку Работа с базами данных и нажмите кнопку Схема данныхв группе Показать или скрыть. В появившемся окне вы должны увидеть таблицы базы данных и линии связи между ними. Если в окне Схема данных отсутствуют изображения таблиц, щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте окна, выполните командуДобавить таблицу, в появившемся окне выберите нужные таблицы и нажмите кнопкуДобавить.
3. Если в окне Схема данных связь между таблицами отсутствует или отображается неправильно, значит, при выполнении подстановки была допущена ошибка. Для ее исправления выполните следующие действия:
1) в окне Схема данных щелкните правой кнопкой мыши на ошибочной связи и выберите в контекстном меню команду Удалить;
2) откройте таблицу Заказы, удалите поле подстановки и попробуйте добавить его заново.
4. Дважды щелкните кнопкой мыши на линии связи, чтобы открыть окно ее параметров (рис. 1.18). Установите флажок Обеспечение целостности данных, чтобы программа Access контролировала правильность данных в связанных полях. Станут доступными следующие флажки:
• каскадное обновление связанных полей – при установленном флажке будет разрешено изменение первичного ключа, причем соответствующие значения внешнего ключа в связанной таблице будут также изменены, например, если для определенного клиента будет изменен номер карточки, то он также будет автоматически изменен в полеКлиент таблицы Заказы; при снятом флажке изменение первичного ключа будет запрещено при наличии связанных записей;
• каскадное удаление связанных записей – разрешает автоматическое удаление всех связанных записей из подчиненной таблицы при удалении записи в главной таблице, например, при удалении записи об определенном клиенте будут автоматически удалены все записи о его заказах; при снятом флажке вы не сможете удалить запись, пока не удалите все связанные с ней записи.
5. Для связей между таблицами можно разрешить каскадное обновление связанных полей, а флажок Каскадное удаление связанных записей устанавливать не стоит, поскольку при ошибочном удалении клиентов будут удалены данные об их заказах, и вы не сможете получить правильные значения сумм оказанных услуг за определенные периоды.
Рис. 1.18. Изменение параметров связей
6. После установки параметров связи и нажатия кнопки OK на линии связи должны появиться обозначения «один» и «бесконечность» (см. рис. 1.15); если это не так – значит, в выборе полей была допущена ошибка. Ошибочную связь нужно удалить, а затем создать снова.
1. После настройки обеих связей попробуйте ввести записи в таблицу Заказы. Если вы все сделали правильно, то при заполнении полей Клиент и Автомобиль вы сможете выбирать данные из раскрывающегося списка.
Создание подстановки из фиксированного набора значений
После ввода нескольких записей в таблицу Заказы становится ясно, что в поле СостояниеЗаказаприходится вводить одни и те же значения. Для упрощения ввода данных в это поле можно создать еще одну связанную таблицу, но это будет не самый рациональный способ. Для случаев, когда набор значений поля не будет изменяться в процессе использования базы данных, лучше использовать подстановку из фиксированного набора значений.
Для настройки подстановки фиксированных значений выполните следующие действия.
1. Откройте таблицу Заказы в режиме конструктора и выберите для поляСостояниеЗаказа тип данных Мастер подстановок.
2. В первом окне Мастера (рис. 1.19) установите переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.
3. В следующем окне введите в таблицу список нужных значений (рис. 1.20), после чего нажмите кнопки Далее и Готово.
Рис. 1.19. Первое окно Мастера подстановок
Рис. 1.20. Для создания фиксированного списка подстановки следует ввести нужные значения вручную
4. Сохраните изменения в структуре таблицы, переключитесь в режим таблицы и попробуйте ввести несколько записей с использованием подстановки.