34. Подготовка исходной информации и оформление результатов анализ

Процесс подготовки исходных данных к анализу должен обеспечить выполнение вышеперечисленных требований. Он включает систематизацию и проверку достоверности данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации, использование средних величин, агрегирование бухгалтерской отчетности и др. Подготовка источников информации для анализа – важный этап организационной работы.

Для проверки документов можно применить одну или несколько процедур в зависимости от того, проверяется одна или группа хозяйственных операций. Основные процедуры проверки документов:

– проверка арифметических расчетов путем их перерасчета, сплошного или выборочного;

– выборочная инвентаризация;

– проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций;

– прослеживание, в ходе которого проверяются некоторые первичные документы. Прослеживание позволяет изучить нетипичные статьи и события, отраженные в документах;

– аналитические процедуры, под которыми подразумеваются анализ и оценка полученной информации, исследование важнейших финансовых экономических показателей анализируемого экономического субъекта с целью выявления необычных и неверно отраженных в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, а также выяснение причин таких ошибок и искажений.

При проверке обращают внимание на логическую увязку отдельных показателей, выявляют, нет ли расхождений между сведениями текущей отчетности и данными за предшествующие периоды, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности. Обращается внимание на доброкачественность составления планово-учетных и отчетных данных. Это имеет значение не только для обеспечения правильных результатов анализа, но и в борьбе с приписками в учете и отчетности. Цель данной проверки состоит в том, чтобы установить соответствие показателей используемой информации фактическому положению дел на анализируемом предприятии.

Проверка материалов с точки зрения формы предусматривает установление правильности их составления: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических подсчетов и итогов, наличия подписей и т. д. Проверка материала по содержанию предусматривает рассмотрение возможных приписок и искажений. Проверяется сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами отчетности. Если при проверке материалов будут обнаружены какие-либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены до проведения анализа.

Важной подготовительной процедурой перед сравнительным анализом является обеспечение сопоставимости показателей, поскольку сравнивать можно только качественно однородные величины. Рассмотрим основные условия сопоставимости.

1. Единство природных, климатических, территориальных, технических и других условий формирования сравниваемых показателей. Например, для сравнения показателей урожайности растениеводческих хозяйств нужно отбирать только хозяйства, работающие при сходных природно-климатических условиях.

2. Единство методики исчисления сравниваемых показателей. При подготовке информации аналитик должен убедиться, что отобранные для сравнения показатели рассчитаны по одной и той же методике.

3. Единство промежутков или моментов времени, за которые исчислены показатели. При пространственно-временных сопоставлениях сведения должны браться на одну и ту же дату (когда сравнение делают по моментным показателям) или за один и тот же временной интервал (когда сравнивают по интервальным показателям). Так, для сравнения объемов продаж двух торговых организаций нужно отбирать данные за один и тот же месяц (или за один и тот же квартал, или год).

4. Единство состава сравниваемых показателей. Например, нельзя сравнивать две организации по сумме прибыли, если по одной организации предоставлены данные о прибыли от продаж продукции, а по другой – о чистой прибыли, поскольку эти показатели отличаются по составу формирующих их доходов и расходов.

5. Единство по количеству входящих объектов. Например, нельзя сравнивать суммы прибыли всей компании и одного из филиалов.

6. Единство сравниваемых показателей по ценовому, объемному, структурному или качественному фактору. Например, можно сравнивать уровень материалоемкости двух производств, только если эти показатели исчислены при сходных ценах.

7. Сравниваемые показатели должны быть измерены в одинаковых единицах измерения. Нельзя сравнивать объемы продаж продукции двух предприятий, если показатели одного из них выражены в штуках, а другого – в килограммах. В этом случае для обеспечения сопоставимости следует использовать показатели в денежных единицах.

8. В некоторых случаях условием сопоставимости является одинаковый уровень развития сравниваемых объектов. Например, для сравнения по производительности труда (скажем, для выбора лучшего рабочего в цехе) следует отбирать рабочих с одинаковым квалификационным разрядом. Хотя нужно заметить, что в других случаях, когда цель сравнения – выявление различия уровня исследуемых объектов, – данное условие сопоставимости не применяется.

9. Еще одно условие сопоставимости – тождественность формирования сравниваемых показателей, то есть применение одинаковых способов сбора исходной информации и ее обобщения.

В случае если предоставленная для анализа информация несопоставима, в ходе ее подготовки применяют специальные приемы приведения в сопоставимый вид. Эти приемы будут описаны в параграфе о методе сравнения.

Поскольку в экономике приходится иметь дело с большими массивами информации и с многозначными цифрами, иногда в процессе подготовки к проведению анализа имеет смысл провести их упрощение. Иногда можно округлить большие цифры, иногда – заменить большой массив данных рассчитанной по ним средней величиной. В ряде случаев состав статей отчетности, используемой для проведения анализа, излишне подробен. В этих случаях аналитик может агрегировать, то есть объединить отдельные статьи и сформировать так называемую укрупненную отчетность. Примером такого укрупнения является аналитический баланс – таблица, составленная на основе бухгалтерского баланса. В процессе агрегирования аналитик может включить в него только итоговые статьи по разделам баланса, или объединить несколько статей в одну, например, долгосрочную и краткосрочную дебиторскую задолженность.

Документальное оформление результатов анализа – не менее ответственная процедура, чем подготовка исходных данных. От грамотности составления, полноты, наглядности и доступности соответствующих документов во многом зависит успех внедрения на практике результатов анализа. Когда анализ проводится по заказу клиента, от оформления результатов зависит также продолжение деловых отношений с данным клиентом и в целом репутация аналитика.

Рассмотрим документы, составляемые по результатам анализа деятельности предприятия.

Пояснительная записка (отчет) составляется для вышестоящих пользователей анализа. Содержание пояснительной записки должно быть достаточно полным. Прежде всего, она должна заключать в себе характеристику предприятия: экономический уровень и предысторию развития, условия хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции и т. п. Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса. После этого необходимо отразить динамику показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты, имущественное и финансовое состояние предприятия, его деловую активность, эффективность работы. В отчете также дается характеристика как положительных, так и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые результаты его работы, а также излагается перечень мероприятий, направленных на устранение имевших место недостатков и повышение эффективности функционирования предприятия в будущем. Аналитическая часть пояснительной записки может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы исходные данные и результаты расчетов, графики, диаграммы и т. д. Завершается отчет выводами и практическими предложениями.

Что касается справки или заключения по результатам анализа, то их содержание, в отличие от пояснительной записки, более кратко и конкретно. Здесь обычно не дается общая характеристика предприятия и условий его деятельности. Внимание акцентируется на отражении недостатков или достижений и выявленных резервов. Заключение составляется вышестоящими исполнителями анализа для нижестоящих руководителей или специалистов и содержит обязательные к исполнению требования по устранению выявленных недостатков, как правило, без указания на способы их устранения. Справка составляется для передачи специалистам, находящимся на той же ступени служебной иерархии, что и исполнитель анализа (как правило, это документ внутреннего пользования). В ней не содержатся требования или распоряжения, а только рекомендации.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме отражения результатов анализа. На всех этапах анализа хозяйственной деятельности предприятия участникам этой работы приходится иметь дело с большими объемами числовых данных. В ходе подбора и обработки данных аналитик нередко должен оперировать множеством значений изучаемых факторов и величин. Конечный пользователь аналитических отчетов, читая их, тоже сталкивается с числовыми данными, обосновывающими выводы аналитиков или формирующими прогноз будущего развития предприятия. Во всех случаях включение в текст большого количества цифр затрудняет его восприятие, а представление несистематизированных предварительных данных осложняет их аналитическую обработку. Аналитический отчет, подготовленный лишь в виде многостраничного текста, быстро утомляет пользователя, поэтому нередко им игнорируется. Чтобы избежать подобных трудностей, используют представление данных в виде таблиц и графиков.

Результаты анализа должны заноситься в электронную базу данных предприятия. Наличие такой базы позволяет проводить оперативные сравнения, рассматривать результаты анализа в динамике, легко выявлять тенденции развития.