«Управление проектами»

1. Характеристики проекта и его жизненный цикл.

2. Организационные структуры управления проектом: проектно-целевые и матричные (слабые, сбалансированные, сильные) структуры.

3. Факторы, определяющие выбор организационной структуры управления проектом.

4. Управление командой проекта, этапы формирования эффективной команды.

5. Управление портфелем проектов, финансовые и нефинансовые критерии их отбора, оценочная матрица проектов.

6. Этапы планирования проекта, структура декомпозиции работ, формирование матрицы ответственности.

7. Использование методов календарного и сетевого планирования в управлении проектами.

8. Методы количественного анализа рисков проекта.

9. Принятие решений по управлению проектами в условиях риска и неопределенности на основе использования критериев Вальда, Севиджа, Гурвица, Байеса-Лапласа.

10. Методы минимизации проектных рисков: резервирование средств, страхование и распределение рисков.

1. Характеристики проекта и его жизненный цикл.

Проект - основа инноваций

Классическое управление проектами выделяет два вида организации человеческой деятельности: операционная и проектная.

Операционная деятельность применяется, когда внешние условия хорошо известны и стабильны, когда производственные операции хорошо изучены и неоднократно испытаны, а функции исполнителей определены и постоянны. В этом случае основой эффективности служат узкая специализация и повышение компетенции. «Если водитель трамвая начнет искать новые пути, жди беды».

Там, где разрабатывается новый продукт, внешние условия и требования к которому постоянно меняются, где применяемые производственные технологии используются впервые, где постоянно требуются поиск новых возможностей, интеллектуальные усилия и творчество, там требуются проекты.

Проект - временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

У операционной и проектной деятельности есть ряд общих характеристик: выполняются людьми, ограничены доступностью ресурсов, планируются, исполняются и управляются. Операционная деятельность и проекты различаются, главным образом, тем, что операционная деятельность - это продолжающийся во времени и повторяющийся процесс, в то время как проекты являются временными и уникальными.

Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ.

Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные средства.

Жизненный цикл проекта используется:

Для определения начала и конца проекта;

Для исследования целесообразности проекта;

Для выявления связующих видов деятельности, которые необходимы после завершения проекта для использования полученных результатов;

Для определения того, что должно быть сделано на каждой фазе проекта (цели - продукты).

Деление проекта на фазы, их набор и последовательность определяются нуждами контроля исполняющей организации.

На практике количество фаз проекта, как правило, варьируется от 4 до 9 (но может быть и больше).

Каждая фаза может характеризоваться по таким параметрам, как:

Стоимость;

Продолжительность;

Степень вовлечения персонала;

Степень вероятности успеха проекта;

Влияние ключевых участников.

Общепринятого подхода к определению жизненного цикла проекта, его фаз, стадий и этапов не существует

Все эти характеристики зависят от конкретного проекта, условий его реализации и опыта участников.

Но логика и содержание процессов развития проектов имеют много общего и можно выделить основные фазы жизненного цикла проекта

Основные фазы жизненного цикла проекта

Типичный жизненный цикл проекта, как видно на рис.11, состоит из четырех фаз:

Начальная фаза (концепция).

Фаза разработки.

Фаза реализации.

Фаза завершения.

Каждая фаза, как правило, заканчивается созданием одного или нескольких промежуточного продуктов.

Например, фаза концепции может завершаться написанием и последующим утверждением отчета о проведенном обследовании, фаза проектирования может быть завершена сборкой и утверждением опытного экземпляра нового изделия (прототипа) и т.д.

Достаточно часто возможно параллельное выполнение работ разных фаз, что вызывает перекрытие фаз и сокращение продолжительности проекта в целом.

Какие работы входят в состав основных фаз проекта?

Фаза концепции посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:

Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).

Выявление потребности в изменениях (в проекте).

Определение проекта:

цели, задачи, результаты;

основные требования, ограничительные условия, критерии;

уровень риска;

окружение проекта, потенциальные участники;

требуемое время, ресурсы, средства и др.

Определение и сравнительная оценка альтернатив.

Представление предложений, их апробация и экспертиза.

Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации.

Основные работы этой фазы:

1. Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.

2. Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

конечный результат(ы) и продукт(ы), стандарты качества, структура проекта, основные работы, требуемые ресурсы.

3.Структурное планирование, в т.ч.:

декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,

календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,

смета и бюджет проекта,

потребность в ресурсах,

процедуры УП и техника контроля,

определение и распределение рисков.

4.Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

5.Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

6.Представление проектной разработки.

7. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта.

Данная фаза включает в себя:

1. Организацию и проведение торгов, заключение контрактов

2. Полный ввод в действие разработанной системы УП.

3. Организацию выполнения работ.

4. Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

5. Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.

6. Детальное проектирование и технические спецификации.

7. Оперативное планирование работ.

8. Установление системы информационного контроля за ходом работ.

9. Организацию и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, закупками.

10. Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно - монтажных и пуско-наладочных работ).

11. Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

a. ход работ, их темпы,

b. качество работ и проекта,

c. продолжительность и сроки,

d. стоимость и другие показатели.

12. Решение возникающих проблем и задач.

В завершающей фазе (или фазе окончания) проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

Планирование процесса завершения.

Эксплутационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.

Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

Оценка результатов проекта и подведение итогов.

Подготовка итоговых документов.

Закрытие работ и проекта.

Разрешение конфликтных ситуаций.

Реализация оставшихся ресурсов.

Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.

Расформирование команды проекта.

Цель завершающих операций при выполнении проекта заключается в том, чтобы повысить эффективность работы или отдачу от капиталовложений для следующего проекта, внося на основе как позитивного, так и негативного опыта выполненного проекта изменения в организационную и техническую системы управления проектом, изменив структуру организации, схему финансирования и поставок, или, разработав более эффективный стиль управления.